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Procore

Completar una orden de cambio de pedido con DocuSign

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Objetivo

Para completar el proceso de firma electrónica de una orden de cambio de pedido glossary-of-terms#Commitment_Change_Order utilizando la integración de Procore + DocuSign ® . 

Contexto

Después de crear la orden de modificación de un pedido, los usuarios de Procore con una cuenta DocuSign® pueden preparar un sobre DocuSign® y enviar el documento de Procore a los destinatarios correspondientes para solicitar una firma.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
      Y
    • Si se añade la herramienta de Eventos de cambio al proyecto, los permisos de nivel 'Estándar' o 'Administrador' en la herramienta de Eventos de cambio del proyecto.
  • Información adicional:
    • Una vez que inicie sesión en su cuenta de DocuSign® desde Procore, NO tendrá que volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión caduque. Una vez que haya caducado, aparecerá en Procore el banner de «Se requiere una nueva autenticación». Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore? 

Requisitos

Pasos

Abrir la orden de modificación de un pedido en Procore

Los siguientes pasos muestran cómo abrir una orden de modificación de pedido en Procore. 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
  2. En la pestaña Contracts , localice el pedido con el que desea trabajar y haga clic en la flecha para expandir las órdenes de cambio del pedido. 
  3. Haga clic en el vínculo Orden de cambio para abrirlo. 

    expand-commitment-change-orders.png
  4. En la orden de cambio, haga clic en Editar. 
  5. Marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign. 

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Desplácese hasta el final de la página y haga clic en Completar con DocuSign. 

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore lanza la aplicación web DocuSign®. Si NO ha iniciadosesión en su cuenta de DocuSign® , debe seguir los pasos que se describen en Iniciar sesión en DocuSign®. Si ya ha iniciado sesión, continúe con Preparar el sobrede DocuSign®.  

Iniciar sesión en DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Preparar el sobre de DocuSign®

Una vez que haya iniciado sesión en DocuSign®, aparecerá la página «Cargar un documento y añadir un destinatario del sobre». Siga estos pasos:

Añadir documentos al sobre

La siguiente información de Procore rellena automáticamente el sobre de DocuSign®:

  • Una copia de la orden de cambio en PDF se añade automáticamente a la sección «Añadir documentos al sobre». 
  • Las casillas de firma necesarias para cada "Rol" en el contrato. Por ejemplo, el contratista principal o subcontratista cuyo contrato se ve afectado por la orden de cambio. Esto incluye el "Nombre" y la "Dirección de correo electrónico" de cada usuario. Para obtener más información, consulte Añadir destinatarios al sobre a continuación.
  1. Opcional: Si desea añadir documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Añadir documentos al sobre":

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Nota
    Las opciones disponibles en la sección "Añadir documentos al sobre" las desarrolla y mantiene DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®,Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
    1. Cargar
    2. Utilizar una plantilla
    3. Obtener de la nube

Añadir destinatarios al sobre

Para añadir destinatarios al sobre, haga lo siguiente:

  1. En «Añadir destinatarios al sobre», mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Estos datos se añaden al sobre automáticamente por la integración de Procore+DocuSign®. Si los datos se especificaron en Procore, los valores de los campos «Nombre» y «Dirección de correo electrónico» de los bloques de destinatarios se corresponden con estos campos en Procore:
    • subcontratista Esta es la persona designada en el campo "Arquitecto/Ingeniero" del pedido asociado con la orden de cambio. 
    • Contratista principal. Es la persona designada en el campo "Contacto principal" del directorio del proyecto para la empresa designada en el campo "Contratista" del pedido asociado a la orden de cambio. 
       Tip
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Añadir un mensaje para todos los destinatarios

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Comprobar la vista previa de los campos de firma y enviar el sobre

El siguiente paso es previsualizar los campos de firma en el documento DocuSign ® . Los campos de firma corresponden a roles específicos en Procore. Por ejemplo, el Contratista principal y Subcontratista que son partes en el contrato asociado a esta orden de cambio. La integración de Procore + DocuSign ® añade automáticamente estos campos al sobre DocuSign ®. 

  1. Desplácese hasta la parte inferior del documento de DocuSign® para ver los campos de la firma. A continuación se muestra un ejemplo. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. En el documento DocuSign ® , deje los campos de firma en su posición o posiciones predeterminadas. Esto garantiza que el proceso de recogida de Procore + DocuSign ® funcione como está diseñado.
  3. Opcional: Añada cualquier «Campo estándar» al formulario que desee.
     Nota
    Las opciones del área "Campos estándar" las desarrolla y mantiene DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®,Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. 
  4. Cuando esté listo para recoger las firmas especificadas, haga clic en Enviar.
    DocuSign ® envía el sobre a los destinatarios especificados. Los destinatarios pueden continuar con el Paso siguiente. Después de aplicar las firmas requeridas al documento, el comportamiento predeterminado de Procore es cambiar el estado del elemento en Procore a "Aprobado". 
     Important

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.