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Procore

Actualizar la plantilla de importación de submittals

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¡IMPORTANTE! Para proteger la integridad de los datos de su empresa, los empleados de Procore no pueden modificar los datos que los clientes envían en todas las plantillas de importación de Procore. Esta restricción se aplica a todas las modificaciones de datos, incluida la corrección de errores tipográficos. Si Procore determina que hay errores en alguna plantilla de importación de Procore que usted envíe a Procore, se le devolverá para que la corrija. Tenga en cuenta que el proceso de importación puede tardar hasta 72 horas en procesarse.

 

Objetivo

Actualizar la plantilla de importación de submittals.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • Para actualizar la plantilla de importación: Ninguno. Esta tarea se realiza en Microsoft Excel.
  • Requisitos de la plantilla de importación:
    Para conocer las consideraciones generales de formato, consulte ¿Cómo preparo mis datos para importarlos en Procore?
    • La plantilla debe tener formato de tabla. 
    • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado que define los campos de la base de datos.
      • Para los submittals, se admiten los encabezados siguientes: Título del paquete, número de Sección de especificaciones del paquete, descripción de la Sección de especificaciones del paquete, Número de paquete, Título del submittal, número de Sección de especificaciones del submittal, descripción de la Sección de especificaciones del submittal, Número del submittal, Descripción, Gestor de submittals, Estado de submittal, Tipo de submittal, Ubicación, Fecha de recepción, Fecha de emisión, Enviar antes de y nombre del Contratista responsable. 
        Nota: La plantilla de importación completada debe incluir datos, como mínimo en los campos Número de submittal y Gestor de submittals para que la importación se realice correctamente. 
      • Si la función Cálculos de planificación para submittals está habilitada (consulte Configurar los cálculos de planificación para submittals), también se admiten estos encabezados: Fecha en que se requiere en la obra, Plazo de entrega, Tiempo de revisión de equipo de diseño y Tiempo de revisión interna.
    • Si deja el valor de "Estado de submittal" en blanco en la plantilla de importación, el sistema establece el estado en "Borrador" de forma predeterminada.
  • Información adicional:
    • Se le permite crear submittals con el mismo número de submittal. El proceso de importación solo se puede utilizar para añadir submittals nuevos al proyecto. El proceso de importación no sobrescribe ni elimina los submittals existentes de un proyecto.
    • Si el proyecto utiliza ubicaciones de varios niveles, solo puede asociar submittals con los niveles existentes o crear nuevas ubicaciones de varios niveles a través del proceso de importación. 

Requisitos

Pasos

  1. Cumplimente la información del paquete de submittals de la siguiente manera:
    Si va a importar información del paquete de submittals, incluya la siguiente información para cada partida de submittal. Si desea importar submittals sin añadirlos a un paquete, deje las celdas A-D en blanco y continúe con el paso 3.
    1. Título del paquete
      Para crear un submittal en un paquete, introduzca el título del paquete aquí. Para incluir varios submittals en un paquete, vuelta a introducir el título del paquete en cada registro de submittal (es decir, en cada fila).
    2. Sección de especificaciones del paquete
      Introduzca el número de sección de especificaciones del paquete de submittals exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones o Administrador.
      Nota: Si la columna de Microsoft Excel NO le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y cree un formato de número personalizado que coincida con la convención de numeración de secciones de especificaciones en la pestaña Número. Consulte Crear o eliminar un formato de número personalizado en Excel.
    3. Sección de especificaciones del paquete
      Introduzca aquí la descripción de la sección de especificaciones (por ejemplo, 03 o 04). Este campo es un campo de texto abierto.
    4. Número del paquete
      Introduzca un número de paquete de submittal (por ejemplo, 0001, PKG001, etc.). Si desea crear un paquete de submittals a través del proceso de importación, este campo es obligatorio. Se permiten números de paquete duplicados y el valor introducido en este campo debe tener menos de 255 caracteres. 
  2. Información de submittal
    En caso de submittals individuales, incluya la información siguiente:
    1. Título de submittal
      Introduzca un título de submittal. Puede introducir el mismo título para varios submittals. Para crear el submittal en un paquete, la fila debe contener datos en las columnas Título del paquete y Número de paquete.
    2. Número de sección de especificaciones de submittal
      Introduzca el número de sección de especificaciones para el submittal exactamente como aparece en la herramienta Administración o Especificaciones.
      Nota: Si va a crear el submittal en un paquete de submittal nuevo o existente y ha introducido datos en la columna Número de sección de especificaciones del paquete, el número de sección de especificaciones del submittal es una columna obligatoria.
      ¡Importante! El número de la sección de especificaciones se debe introducir exactamente como aparece en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
    3. Sección de especificaciones de submittal
      Introduzca la descripción de la sección de especificaciones de submittal. Este campo es un campo de texto abierto.
      Nota: Si el número de la sección de especificaciones que ha introducido en la columna anterior coincide exactamente con una sección de especificaciones existente en la herramienta Especificaciones del proyecto, la descripción de la sección de especificaciones que está presente en la herramienta Especificaciones tendrá prioridad sobre los datos que introduzca en esta hoja de trabajo.
    4. Número de submittal*
      Introduzca el número de submittal. Se permiten números duplicados (es decir, más de un submittal puede tener el mismo número). Este campo es obligatorio.
      Nota: No incluya números de revisión. 
    5. Descripción
      Introduzca una descripción para el submittal. Este campo es un campo de texto abierto. Se permiten descripciones de submittal duplicadas (es decir, más de un submittal puede tener la misma descripción). 
    6. Gestor de submittals*
      Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario de Procore que desea designar como gestor de submittals. En Procore, un gestor de submittals es la persona responsable de supervisar un submittal a lo largo de su ciclo de vida.
      Nota: Los usuarios añadidos a esta fila ya deben haberse añadido al directorio del proyecto con permisos de nivel estándar o superiores en la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Añadir una cuenta de usuario al directorio del proyecto.
      Importante La dirección de correo electrónico debe introducirse tal como figura en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
    7. Estado de submittal
      Introduzca un estado para el submittal. Los estados predeterminados de Procore que están disponibles para asignar a un submittal incluyen: Abierto, Borrador y Cerrado. Para crear un estado personalizado, consulte Crear un estado de registro de submittals personalizado.
      ¡Importante! El estado se debe introducir exactamente como aparece en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
    8. Tipo de submittal
      Introduzca el tipo de información asociado con el submittal.  Las selecciones de tipo predeterminadas en Procore incluyen:  Documento,  Planos,  Impresiones,  Información de producto,  Manual de producto, Muestra, Plano de taller y Otros.      Para crear un tipo personalizado, consulte Crear tipos de submittal personalizados.
      ¡Importante!  El tipo debe introducirse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
    9. Ubicación
      Introduzca la ubicación en el sitio de trabajo para el submittal. Puede ser una ubicación existente de la lista de ubicaciones o una ubicación de varios niveles. Consulte  Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.
      ¡Importante!  La ubicación debe introducirse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará. Las ubicaciones en niveles deben introducirse con un símbolo de soporte de ángulo (>) entre cada nivel (por ejemplo,  Estacionamiento A > Planta baja > Este).
    10. Fecha de recepción
      Introduzca la fecha en que se ha recibido el submittal con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
      Importante Si introduce fechas en otro formato como M/D/AAAA, la importación fallará. 
      Nota: Si la columna de Excel no le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y cree un formato de número personalizado denominado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte cómo crear un formato de número personalizado en la página de soporte técnico de Microsoft. 
    11. Fecha de emisión
      Introduzca la fecha en que se ha emitido el submittal con el formato de fecha MM/DD/AAAA.
      Importante Si introduce fechas en otro formato como M/D/AAAA, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y, a continuación, un formato de número personalizado denominado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte cómo crear un formato de número personalizado en la página de soporte técnico de Microsoft. 
    12. Enviar antes de
      Introduzca la fecha en la que debe enviarse el submittal al equipo de diseño en el flujo de trabajo de submittal para su revisión utilizando el formato de fecha MM/DD/AAAA. 
      Importante Si introduce fechas en otro formato como M/D/AAAA, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y, a continuación, cree un formato de número personalizado con el nombre "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte cómo crear un formato de número personalizado en la página de soporte técnico de Microsoft. 
    13. Nombre del contratista responsable
      Introduzca el nombre de la empresa del contratista/subcontratista que es responsable de completar el trabajo especificado en el submittal.
      ¡Importante! El nombre de la empresa debe introducirse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  3. Para Cálculos de planificación para submittals, haga lo siguiente:
    • Si la función Cálculos de planificación para submittals está deshabilitada (ese es el ajuste predeterminado), deje las columnas R, S, T y U en blanco. Nota: Si incluye información en cualquiera de estas columnas, la importación no tendrá en cuenta los datos porque la función está deshabilitada. Si habilita la función más adelante, deberá introducir manualmente esa información.
      O BIEN
    • Si ha habilitado la función de Cálculos de planificación para submittals en la herramienta Submittals (consulte Habilitar los cálculos de planificación para submittals), tiene la opción de incluir esta información:
    1. Fecha en que se requiere en la obra
      Introduzca la fecha en la obra del submittal con el formato de fecha MM/DD/AAAA. 
      Importante Si introduce fechas en otro formato como M/D/AAAA, la importación fallará.
      Nota: Si la columna de Excel no le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y un formato de número personalizado denominado "mm/dd/aaaa" en la pestaña Número. Consulte cómo crear un formato de número personalizado en la página de soporte técnico de Microsoft. 
    2. Plazo de entrega
      Introduzca la cantidad de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el plazo de entrega del submittal. 
    3. Tiempo de revisión de equipo de diseño
      Introduzca un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el total de días asignados al equipo de diseño para revisar y aprobar el submittal. 
    4. Tiempo de revisión interna
      Introduzca un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el número total de días asignados para la revisión interna del submittal. 
  4. Guarde las actualizaciones en el archivo.
  5. Cuando haya acabado de introducir los datos, continúe con Enviar una plantilla de importación de submittals cumplimentada a Procore.