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Procore

Cargar y enviar un submittal

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Objetivo

Cargar un submittal como remitente en el flujo de trabajo de un submittal.

Contexto

Si el contratista principal de un proyecto de construcción le asigna el rol de "Remitente" en un flujo de trabajo de submittal, significa que se le pedirá que realice una acción en un submittal. Por ejemplo, es posible que deba cargar planos, planes u otros documentos como archivos adjuntos al submittal para cumplir con los requisitos del submittal y luego proceder con la revisión del diseño.

Normalmente, un Gestor de submittals crea los submittals en Procore, (sin embargo, se puede reasignar el rol de gestor de submittals). Esa persona asigna un nombre al elemento de submittal y luego completa la introducción de datos básicos en el submittal. El gestor de submittals también designa a los miembros del equipo de proyecto como "Remitentes" o "Aprobadores" en el flujo de trabajo de submittals.

Si está designado como "Remitente" (generalmente un subcontratista), Procore le enviará un mensaje de correo electrónico automatizado con el asunto que indica que se requiere una acción en un submittal para avisarle de que el contratista principal requiere su respuesta en el submittal.

Dependiendo de los requisitos específicos de su acuerdo, es posible que deba cargar archivos adjuntos (documentos, planos, etc.) en el submittal, que luego se enviarán al equipo de diseño para su revisión y aprobación. Para ayudarlo con este proceso, la notificación por correo electrónico (vea la ilustración a continuación) contiene un vínculo Ver en línea. También puede contener archivos adjuntos que es posible que deba descargar y revisar antes de responder a su solicitud de acción.

 

submitter-email.png

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para responder a una solicitud de acción sobre un submittal: permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto.
  • Requisitos:
    • Para que el sistema le envíe una notificación automática por correo electrónico, debe tener (1) una cuenta de usuario de Procore a la que se le haya concedido permisos como mínimo de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals del proyecto y (2) ser designado como el "Remitente" en el flujo de trabajo de submittals. Además, el usuario que creó el submittal (o el gestor de submittals) debe haber hecho clic en el botón Crear y enviar correos electrónicos en el submittal.
  • Información adicional:
    • El estado del submittal debe ser "Abierto".
    • Es posible que reciba notificaciones por correo electrónico adicionales en varias etapas de la revisión del submittal, según la configuración del proyecto.

Pasos

Responder a la solicitud de acción

  1. Elija una de estas opciones:
    • Abra el mensaje de correo electrónico y haga clic en el vínculo Ver en línea. Si no ha iniciado sesión en Procore, se le pedirá que inicie sesión. Consulte Iniciar sesión en la aplicación web de Procore.

      click-view-online.png

      O BIEN
    • Inicie sesión en Procore y vaya a la herramienta Submittals del proyecto. A continuación, localice el submittal en la vista "Elementos" y haga clic en Ver junto al submittal. Su nombre aparecerá en el campo "Responsable".

      submittals-bic.png

       
  2. Revise la información del submittal y los adjuntos incluidos.
  3. Haga clic en  Responder  junto a su nombre en la tabla "Flujo de trabajo de submittal ".  

    submittal-table-respond3.png
     
  4. Opcional:  Adjunte cualquier archivo para incluirlo con su respuesta.  

    submittal-response-attach-files.png
     
    • Haga clic en Adjuntar archivos para añadir archivos desde Procore o su ordenador.
      • Localice y seleccione (o cargue) los archivos que desea incluir utilizando las opciones Mi PC, Fotos, Documentos o Formularios. Las opciones que vea pueden variar en función de sus permisos de usuario en las otras herramientas del proyecto.
      • Haga clic en Adjuntar.
    • O BIEN
    • Arrastrar y soltar archivos desde el ordenador.  

      submittal-response-attach-file-and-send.png
       
  5. Haga clic en Siguiente.
  6. Añada la siguiente información:
    • Respuesta. El sistema selecciona automáticamente "Enviado" como su respuesta, o selecciona la respuesta personalizada configurada para un elemento "Enviado".
      Nota: La respuesta seleccionada automáticamente puede ser diferente si se configuró una respuesta personalizada en la configuración avanzada de la herramienta.
    • Comentarios.  Opcional.  Introduzca cualquier comentario para incluirlo con la respuesta.  

      submittal-respond-2.png
       
  7. Haga clic en Vista previa.
  8. Obtenga una vista previa de la información. 
     Sugerencia
    Si hay otro paso en el flujo de trabajo de submittal, el nombre de usuario o los nombres del grupo de usuarios del siguiente paso se mostrarán en el campo "Siguiente en el flujo de trabajo".
  9. Haga clic en una de las siguientes opciones:
    • Haga clic en Responder para guardar su información y enviar el submittal.
    • Haga clic en Atrás si necesita cambiar la información que ha añadido.
    • Haga clic en Cancelar  para cerrar la ventana y regresar a la página del submittal.  Nota: La información añadida antes de cerrar la ventana no se guardará.  

      submittal-response-preview-and-respond.png
       

El sistema envía una notificación por correo electrónico a cualquier tipo de usuario seleccionado en la configuración de correo electrónico "El rol remitente envía (mediante el flujo de trabajo)" después de guardar su respuesta. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore? 

El sistema espera hasta que todos los usuarios requeridos en cada paso del flujo de trabajo de un submittal respondan antes de pasar el siguiente responsable en el siguiente paso.