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Procore

Crear una posible orden de cambio de contrato principal (POC de contrato principal)

Objetivo

Crear una posible orden de cambio (POC) para un contrato principal y añadir partidas al desglose de partidas de las POC.

Contexto

Cuando se produce un cambio en el alcance del proyecto o el importe del contrato principal original durante un proyecto de construcción, comienza el proceso de gestión de cambios. La gestión de cambios de Procore permite a los usuarios del proyecto crear una posible orden de cambio (POC) cuando el Administrador de Procore de su empresa ha configurado la herramienta Contratos principales para que utilice la configuración de orden de cambio de 2 o 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de orden de cambio?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
  • Información adicional:
  • Para empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP: Mostrar/Ocultar  
    • Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®:
      • Para sincronizar datos:
        • El campo Fecha en una OCCP es obligatorio.
        • El código de elemento de facturación en una OCCP debe tener 10 caracteres o menos.
    • Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Se admiten las exportaciones de OCCP.
    • QuickBooks®
      • No se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 100 Contractor®
      • No se admiten las exportaciones de OCCP.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (N.º). El número de OCCP debe tener cinco (5) caracteres o menos. 
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que se añada al desglose de partidas de orden de cambio, se puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada a todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la función de exportación de órdenes de cambio de contrato principales ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Limitaciones:
      • Para crear una orden de cambio para un contrato principal, este debe tener el estado "Aprobado".

Requisitos

Pasos

Crear una posible orden de cambio

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato principal con el que desee trabajar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número.
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear posible orden de cambio.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Número
      Este campo se completa automáticamente según el número de posibles órdenes de cambio que ya haya creado. De forma predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede introducir manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: Si introduce manualmente un número, la próxima POC que se cree se incrementará automáticamente en uno, según este valor especificado).
    • Fecha de creación
      Este campo muestra la fecha y hora en que se creó la posible orden de cambio. (Nota: Este campo no se puede cambiar).
    • Revisión
      Este campo muestra el número de revisión de la POC. Cuando se crea una POC por primera vez, su revisión es cero. Una POC puede tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador.
    • Creado por
      Este campo muestra el usuario que creó la posible orden de cambio. (Nota: Este valor no se puede cambiar).
    • Empresa contratista
      Este campo muestra la empresa que figura en el contrato principal.
    • Contrato
      Vínculo al contrato principal asociado. 
    • Título
      Introduzca el título de la posible orden de cambio que proporcione una breve descripción del posible cambio.
    • Orden de cambio de contrato principal
      Esto generará una lista de todas las órdenes de cambio de contrato principal existentes a las que podría vincular la posible orden de cambio.
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la posible orden de cambio:
      • Aprobado. La POC ha sido aprobada. Los costes se reflejan como "Cambios aprobados" en el presupuesto.
      • Borrador. La POC aún debe modificarse antes de que pueda enviarse para su revisión. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. La POC está siendo revisada actualmente por un aprobador. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - Revisado. La POC se ha modificado desde su presentación inicial. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - Tarificación. La POC está pendiente y actualmente está pendiente de tarificación. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - No tarificación La POC está pendiente y no se está tarificando activamente. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - En curso. La POC aún está pendiente y el trabajo se está completando. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Pendiente - No en curso. La POC está pendiente y el trabajo no se está realizando actualmente. Los costes se reflejan en la columna "Cambios pendientes" del presupuesto.
      • Rechazado. Se ha rechazado la POC. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. La POC se realizará sin cargo. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
      • Anulado. El cliente/promotor decide no continuar. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
        Nota: Estos estados reflejan el presupuesto de las formas enumeradas anteriormente para la Vista de presupuesto estándar de Procore. Para crear o modificar vistas, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto.
    • Motivo del cambio
      Seleccione el motivo de la posible orden de cambio, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo compensatorio o cualquier opción personalizada por el Administrador de la empresa. Consulte Establecer configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Solicitud de orden de cambio
      Esta configuración solo es necesaria cuando la herramienta Contratos principales utiliza la configuración de orden de cambio de 3 niveles:
      • Ninguno. Una POC se puede vincular a una solicitud de orden de cambio más adelante.
      • Añadir a una existente. Vincular la posible orden de cambio a una solicitud de orden de cambio existente.
      • Crear nueva. Cree una nueva solicitud de orden de cambio. También tiene la opción de crear una nueva orden de cambio de contrato principal al mismo tiempo.
    • Privado
      . Marque esta casilla si desea que la posible orden de cambio esté visible solo para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Contratos principales. 
    • Método de contabilidad
      Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato principal. Consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada del motivo de la posible orden de cambio.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione un usuario del directorio del proyecto en nombre del cual está enviando la posible orden de cambio.
    • Impacto en la planificación
      Si lo sabe, puede proporcionar una estimación del número de días adicionales que se añadirían potencialmente al proyecto actual si se aprobara la POC.
    • Ubicación
      Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [elemento]. Puede seleccionar una de las ubicaciones predefinidas o Añadir una ubicación de varios niveles a un elemento. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación de la obra en el primer nivel o tan específica como el lugar de la obra donde el contratista trabajará en el segundo nivel.
    • Referencia
      Haga referencia a otras herramientas, materiales, planos, o documentos relacionados con la posible orden de cambio.
    • Cambio en obra
      Marque esta casilla si la posible orden de cambio requiere un cambio en obra.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Adjuntos
      Seleccione y añada cualquier documento pertinente.
  6. Haga clic en Crear.

Añadir desglose de partidas a una posible orden de cambio

Cuando hay costes asociados con una POC, debe añadir partidas al desglose de partidas.

  1. En la orden de cambio, haga clic en la pestaña Desglose de partidas
     Notas
  2. Seleccione el código de coste correcto del menú desplegable de códigos de coste.
  3. Introduzca una descripción para la partida.
  4. Seleccione el tipo de coste apropiado. Si está utilizando la herramienta Presupuesto, el Tipo se precumplimentará con el primer tipo asociado con ese código de coste en el presupuesto. Solo debe seleccionar un tipo de partida "no presupuestada" si desea añadir una nueva partida en el presupuesto.
  5. Haga clic en el botón +. Si la combinación de subproyecto, código de coste y tipo de coste no está presupuestada, aparecerá una ventana emergente para que confirme que desea añadir esa partida al presupuesto. Si se selecciona Aceptar, esta partida se añadirá directamente al presupuesto con un "?" junto a ella. Consulte Añadir partida presupuestaria parcial.
    Notas:
    • La lista desplegable Partida asociada solo aparece si la cuenta de Procore de su empresa está integrada con Sage 300 CRE® y la herramienta Contratos principales está habilitada en el proyecto. 
    • Al añadir partidas al desglose de partidas de la orden de cambio, se debe seleccionar una partida asociada para cada partida nueva. Se puede designar una partida asociada o usar la misma partida asociada para varias partidas.  
  6. Repita el proceso para cada partida que añada.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Si la partida afecta a uno de los pedidos, haga clic en Crear POCP (para proyectos con configuración de orden de cambio de pedido de 2 o 3 niveles) o Crear OCP (para proyectos con configuración de orden de cambio de pedido de 1 nivel) para crear un cambio asociado en el lado del pedido. Consulte Próximos pasos para obtener más información.

    Nota: Consulte Añadir margen a órdenes de cambio para saber cómo asociar margen a partidas.

 

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