Crear y vincular una RFI, un evento de cambio o un elemento de correspondencia diferente a un elemento de correspondencia existente
Objetivo
Para crear y vincular un RFI, evento de cambio, o un nuevo elemento de correspondencia a un elemento de correspondencia existente.
Contexto
Los elementos de correspondencia a menudo se utilizan como procesos de empresa precursores de una RFI, un evento de cambio u otro tipo de correspondencia. Un ejemplo habitual es cuando se aprueba una NOD (notificación de retraso) y se convierte en una EOT (extensión de tiempo) para extender la duración del proyecto. La acción Crear y vincular en elementos de correspondencia permite a los usuarios crear rápidamente nuevos elementos, transferir la información imprescindible y archivos adjuntos del elemento de correspondencia de origen y vincular los elementos para que los usuarios puedan hacer referencia fácilmente al evento de origen, así como también a cualquier otro proceso de empresa vinculado con un elemento de correspondencia individual.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para crear y vincular una solicitud de información "abierta" o "borrador":
- Permisos de nivel "Sólo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Admin" en la herramienta de solicitudes de información del proyecto.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento y "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto con el permiso pormenorizado "Actuar como gestor de RFI" habilitado en la plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Sólo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Admin" en la herramienta de solicitudes de información del proyecto.
- Para crear y vincular un "Borrador" de solicitud de información:
- Permisos de nivel "Sólo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta RFI del proyecto.
- Para crear y vincular un evento de cambio:
- Permisos de nivel "Sólo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento fuente y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta de Eventos de Cambio del proyecto.
- Para crear y vincular una partida de correspondencia:
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del nuevo elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
O BIEN - Permisos de nivel "solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "estándar" o superior en el tipo de correspondencia del nuevo elemento.
- Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del nuevo elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
- Para crear y vincular una solicitud de información "abierta" o "borrador":
Pasos
- Crear y vincular una solicitud de información
- Crear y vincular un evento de cambio
- Crear y vincular una partida de correspondencia
Crear y vincular una solicitud de información
- Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el enlace Número o Asunto para el elemento de correspondencia que desea crear y vincular un RFI.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione Solicitud de información.
Se le redirige a la página Nueva solicitud de información.
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Pregunta coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
- El Attachments incluye los archivos adjuntos que se cargaron en el elemento de correspondencia de origen (sin incluir los archivos adjuntos añadidos a cualquier respuesta en la sección Activity del elemento de correspondencia).
- Opcional: Actualice la información en los campos Ubicación, Pregunta, y Anexos según sea necesario.
- Termine de crear la solicitud de información. Consulte Crear una solicitud de información para obtener más información.
Una vez creada, la sección Vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo a la solicitud de información.
Crear y vincular un evento de cambio
- Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el vínculo Número o Asunto para el elemento de correspondencia que desea crear y vincular un evento de cambio.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione Evento de cambio.
Se le redirige a la página Nuevo evento de cambio.
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Origen incluye el elemento de correspondencia de origen Número y Asunto.
- El campo Título coincide con el campo Asunto del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Descripción coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
- El Attachments incluye los archivos adjuntos que se cargaron en el elemento de correspondencia de origen (sin incluir los archivos adjuntos añadidos a cualquier respuesta en la sección Activity del elemento de correspondencia).
- Opcional: Actualice la información en los campos Origen, Título, Descripción, y Adjuntos según sea necesario.
- Termine de crear el evento de cambio. Consulte Crear un evento de cambio para obtener más información.
Una vez creado el evento de cambio, la sección Vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo al evento de cambio.
Crear y vincular una partida de correspondencia
- Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Lista.
- Haga clic en el vínculo Número o Asunto del elemento de correspondencia que desea crear y vincular a otro elemento de correspondencia.
- Haga clic en Crear y vincular y seleccione el tipo de correspondencia que desea utilizar.
Se le redirige a la página Nuevo [tipo de correspondencia].
Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:- El campo Asunto coincide con el campo Asunto del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Asignados coincide con el campo Asignados del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Recibido de coincide con el campo Recibido de del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Distribución coincide con el campo Distribución del elemento de correspondencia de origen.
- El campo Descripción coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
Nota
Si el tipo de correspondencia utilizado para el nuevo elemento de correspondencia tiene una Descripción predeterminada configurada (ver Configurar ajustes avanzados: Correspondencia), el nuevo elemento de correspondencia Descripción coincidirá con el tipo de correspondencia Descripción predeterminada en lugar de la Descripción del elemento de correspondencia de origen. - El Attachments incluye los archivos adjuntos que se cargaron en el elemento de correspondencia de origen (sin incluir los archivos adjuntos añadidos a cualquier respuesta en la sección Activity del elemento de correspondencia).
Nota
Si se han añadido los mismos campos personalizados a los conjuntos de campos configurables para los tipos de correspondencia utilizados para el elemento de correspondencia de origen y el nuevo elemento de correspondencia (o si los elementos de correspondencia utilizan el mismo conjunto de campos configurables con campos personalizados), los campos personalizados y sus datos del elemento de correspondencia de origen se añadirán al nuevo elemento de correspondencia.
- Opcional: Actualice la información en los campos Asunto, Personas asignadas, Ubicación, Recibido de, Distribución, Descripción, y Adjuntos según sea necesario.
- Termine de crear el elemento de correspondencia. Consulte Crear un elemento de correspondencia para más obtener más información.
Una vez creado el nuevo elemento de correspondencia, la sección vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo al nuevo elemento de correspondencia. La sección Vínculos también se añade al nuevo elemento de correspondencia con un vínculo a la correspondencia de origen.