Editar un elemento de correspondencia
Objetivo
Para editar una partida de correspondencia.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para editar cualquier elemento de la correspondencia:
- Permisos de nivel "Administrador" en el tipo de correspondencia del elemento.
- Para editar un elemento de correspondencia "Borrador" que hayas creado:
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del elemento.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" activado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del elemento.
- Para editar un elemento de correspondencia "Abierto" que haya creado:
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del elemento.
O - Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el el permiso pormenorizado "Editar los elementos abiertos que han creado" activado en su plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del elemento.
- Para editar cualquier elemento de la correspondencia:
- Información adicional:
- Si se ha pedido a Procore que habilite la configuración "no editable" en el nivel de empresa, solo se podrán editar los elementos de correspondencia "Borrador", independientemente de los permisos de usuario. Considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento en su lugar.
- Si se le ha asignado o asociado a una partida de correspondencia y desea añadir una respuesta a la misma, consulte Responder a una partida de correspondencia.
- Si se aplica un flujo de trabajo al elemento y este se emite, los siguientes campos se rellenan automáticamente con la información del flujo de trabajo : Estado, Fecha límite, Personas asignadas y Miembro de distribución. Además, el botón "Publicar respuesta y cambiar estado" ya no está disponible a menos que se habiliten "Respuestas" en el conjunto de campos.
- Información de notificación por correo electrónico:
- Al editar un elemento de correspondencia "Abierto", se envía una notificación por correo electrónico al creador del elemento y a cualquier persona en los campos "Persona asignada", "Miembro de la distribución" o "Recibido de", si un administrador ha habilitado las notificaciones por correo electrónico "Elemento actualizado" para el tipo de correspondencia.
- Se envían notificaciones por correo electrónico sobre todos los elementos de correspondencia hasta que su estado cambie a "Cerrado".
- Consulte ¿Quién recibe correos electrónicos de elemento de correspondencia y notificaciones push? para obtener más detalles.
Pasos
- Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
- Haga clic en Editar junto al elemento de correspondencia que desea modificar. Si está buscando varios documentos, consulte las sugerencias para la edición masiva.
Nota: Si no hay un botón "Editar", se ha solicitado a Procore que habilite la configuración "no editable" en el nivel de empresa para mantener la fiabilidad de los registros de comunicación para todos los elementos "Abiertos"y"Cerrados" en la herramienta Correspondencia. Considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento en su lugar. - Modifique la información general de la tarea haciendo clic en los siguientes campos:
Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.- Número: Es el número único para identificar esta partida de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca el elemento de correspondencia.
- *Estado: seleccione el estado apropiado para su elemento de correspondencia:
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo , el estado lo determina el flujo de trabajo y no se puede editar.- Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.
- Abierto: la correspondencia está abierta.
- Estado personalizado: los estados personalizados creados previamente para el tipo de correspondencia se pueden seleccionar al editar los elementos de correspondencia. Vea Ajustes de configuración avanzados: Correspondencia.
- Asunto: El asunto es un título del elemento de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca la partida de correspondencia.
- Privado: seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. La correspondencia privada solo es visible para el creador de la correspondencia, el usuario que figura en "Recibido de", los usuarios que figuran en "Personas asignadas", los usuarios que figuran en "Distribución" y los usuarios con permisos de " Administrador " de nivel de proyecto .
Nota
- Los usuarios que pertenecen a las mismas empresas que los usuarios que figuran en el elemento también pueden ver los elementos privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitados los permisos pormenorizados "Ver elementos privados accesibles a usuarios en la misma empresa".
- Comuníquese con su punto de contacto de Procore si desea que los elementos de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el nivel de empresa o del proyecto, lo que garantiza que no puedan ver ni responder a elementos privados a menos que estén específicamente incluidos en el elemento de correspondencia. (Si su empresa tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado de forma predeterminada).
- Siempre puede ver quién tiene permisos para los elementos privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un elemento de correspondencia.
- Personas asignadas: asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo de proyecto de los usuarios del directorio. Añada usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Según el nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo de trabajo, este campo se reemplaza por "Persona asignada al paso actual" y es de solo lectura. - Fecha límite: introduzca o seleccione una fecha del calendario para la fecha límite de respuesta.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo de trabajo al elemento, este campo cambia a "Fecha límite del paso actual" y es de solo lectura. - Recibido de: De forma similar a la "CC" en los correos electrónicos, añada a las personas que no son directamente responsables, pero que deben estar al tanto de esta correspondencia general. Añade a la lista de distribución usuarios con permisos de nivel "solo lectura" o superior. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, éste puede responder a la correspondencia.
- Miembro de distribución. Añada usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Según el nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia.
Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al elemento, una vez que se emite el elemento, cualquier miembro de distribución en la plantilla de flujo de trabajo se completa automáticamente aquí y no se puede eliminar. Añada (o elimine) manualmente miembros de distribución adicionales en el elemento de correspondencia para darles acceso al elemento. Sin embargo, las notificaciones solo se envían a los miembros de la lista de distribución del flujo de trabajo, no a la lista de distribución de elemento de correspondencia. - * Impacto en la planificación: seleccione si el asunto de este elemento de correspondencia afecta o afectará a la planificación.
- 'Sí': La programación se ve afectada de una manera conocida.
- 'Sí (desconocido)': Sí, el cronograma se ve afectado, pero aún no se conocen los detalles o el alcance del impacto.
- 'No': la programación no se ve afectada.
- 'Por determinar': Por determinar. No está seguro de si la planificación se verá afectada o no.
- 'N/A': La programación no es relevante para este elemento de correspondencia.
- Subproyecto: seleccione un subproyecto para conectarse al elemento de correspondencia.
- Código de coste. Seleccione un código de coste para asignar al elemento de correspondencia.
- Especialidades: seleccione una o más especialidades para asociar con el elemento de correspondencia.
- Ubicación: seleccione la ubicación respectiva para la correspondencia de la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. - Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
- Adjuntos. Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia general. El adjunto máximo para cada elemento de correspondencia es de 2500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en las respuestas al elemento de correspondencia no cuentan para este máximo.
- Tareas planificadas: Busque y seleccione una o más tareas planificadas de la planificación del proyecto para asociarlas al elemento de correspondencia.
- Haga clic en Guardar.