Acerca de los cambios de presupuesto en las facturas de propietario
Tabla de contenido
Resumen
Al gestionar un contrato principal en un proyecto de Procore, las órdenes de cambio de contrato principal (OCCP) generalmente se utilizan para ajustar el alcance del trabajo, gestionar cambios en los costos y para otras modificaciones a las condiciones del contrato. Sin embargo, no todos los ajustes financieros requieren el uso de una OCCP.
En muchos tipos de contratos destacados, en particular los contratos de Precio Máximo Garantizado (GMP), un contratista general a menudo controla los fondos de contingencia o asignación del proyecto y solo necesita informar al propietario del proyecto cómo se utilizan esos fondos. Para este escenario, el uso de esos fondos se puede reflejar en una factura de promotor utilizando las funciones de 'Cambios presupuestarios en las facturas del propietario'.
Estas características permiten al usuario seleccionar qué cambios de presupuesto añadir a la factura de propietario más reciente de factura de promotor. La factura se actualiza a las partidas del grupo cambio en el presupuesto, para que los usuarios puedan encontrar y actualizar rápidamente las líneas con importes facturables.
Requisitos
- Un administrador debe habilitar la herramienta de . Consulte Añadir y eliminar herramientas de proyecto.
- El usuario debe estar viendo la experiencia de factura de promotor modernizada. Consulte Finanzas del proyecto: Experiencia de factura de propietario modernizada.
- Un usuario debe crear un contrato principal. Consulte Crear Contratos principales.
- Un usuario debe crear una factura de promotor para el contrato principal. Consulte Crear facturas de propietario.
Limitaciones
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones:
- Los cambios de presupuesto aprobados solo se pueden añadir a la factura de promotor más reciente en un contrato principal.
Detalles
Las características clave incluyen la capacidad de:
- Configurar los ajustes de "Cambios presupuestarios" en la página "Ajustes presupuestarios" de la herramienta Presupuesto del proyecto
- Añadir una nueva columna "Valor de los cambios presupuestarios" y un grupo "Cambios presupuestarios" en la factura de promotor Lista de valores
- Cree un nuevo cambio en el presupuesto y seleccione el contrato principal para que se pueda añadir a la factura de promotor una vez que se apruebe el cambio
- Responda al banner de notificación en la lista de valores más reciente de la factura de promotor haciendo clic en Revisar & Añadir
- Revise los cambios aprobados y seleccione los cambios que desee añadir a la factura de propietario más reciente de
- Ver y editar los cambios añadidos en la factura de propietario más reciente
Configure los ajustes de "Cambios en el presupuesto" en la página "Configuración del presupuesto" de la herramienta Presupuesto del proyecto
Para agregar cambios de presupuesto aprobados a la factura de propietario más reciente de , un administrador debe configurar los ajustes de "Cambios de presupuesto" en la página "Configuración de presupuesto" de la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto. Consulte Ajustes de configuración: Presupuesto:
- Permitir que los cambios de presupuesto se facturen en las facturas de propietario. Añade la columna "Valor de los cambios de presupuesto" a la desglose de partidas en las facturas de propietario, añade la casilla de verificación "Añadir a la factura de propietario" y la lista desplegable "Contrato principal" lista desplegable después de que se apruebe un cambio. Consulte Aprobar cambios de presupuesto.
Nota
Una vez aprobado, solo los cambios netos en el presupuesto cero son elegibles para añadirse a las facturas de propietario.
Ejemplo
A continuación se muestran las nuevas opciones de configuración de "Cambio de presupuesto" en la página "Configuración de presupuesto" de la herramienta Presupuesto.
Añadir una nueva columna "Valor de los cambios presupuestarios" y un grupo "Cambios presupuestarios" en la factura de promotor Lista de valores
Después de que un administrador configura los ajustes de "Cambios de presupuesto", la columna "Valor de cambio de presupuesto" aparece en las facturas de propietario del proyecto cuando expande el grupo de columnas "Valor". Esta columna se puede activar/DESACTIVAR en el área "Configurar columnas" en "Valor" en el panel Configuración de tabla de la Tabla de valores de una factura. De forma predeterminada, la columna está activada, pero la columna "Valor" está contraída. Para verlo, expanda la columna "Valor". También está disponible un grupo "Cambios de presupuesto" en la lista desplegable Seleccionar grupos para mostrar.
Ejemplo
A continuación, se muestra un ejemplo de la columna "Valor de los cambios presupuestarios" y el grupo "Cambios presupuestarios" en una factura de promotor.
Cree un nuevo cambio en el presupuesto y seleccione el contrato principal para que se pueda añadir a la factura de promotor una vez que se apruebe el cambio
Después de que un administrador configura los ajustes de "Cambios de presupuesto", una nueva casilla de verificación "Añadir a la factura del propietario" y la lista desplegable "Contrato principal" en la tarjeta "Información general" en el formulario Crear nuevo cambio de presupuesto. Marcar la casilla de verificación "Añadir a la factura del propietario" le permite a Procore saber que debe añadir el cambio en el presupuesto a una factura de promotor después de la aprobación. Los usuarios también deben seleccionar un contrato principal para que Procore pueda mostrar el banner de notificación para alertar a los usuarios de que revisen y agreguen los cambios aprobados a una factura de propietario de .
Ejemplo
A continuación se muestra la página "Crear nuevo cambio de presupuesto" en la herramienta Presupuesto del proyecto, con la casilla "Añadir a la factura del propietario" y la lista desplegable "Contrato principal" .
Responda al banner de notificación en la lista de valores más reciente de la factura de promotor haciendo clic en Revisar & Añadir
Cuando un usuario edita la factura de promotor más reciente para un contrato principal, aparece un banner de notificación en la parte superior de la Lista de valores en las facturas de propietario del contrato principal cuando hay cambios presupuestarios recientemente aprobados disponibles para agregar a una factura de propietario existente. Los usuarios solo pueden hacer clic en el botón Revisar y agregar en la factura más reciente. Para todas las facturas antiguas, el banner de notificación parece alertar al usuario de los cambios recientemente aprobados, pero el botón Revisar y agregar está deshabilitado de forma predeterminada. Solo puede revisar & añadir cambios en la factura más reciente.
Ejemplo
A continuación, se muestra un ejemplo del banner de notificación y el botón Revisar & Agregar que se muestra en las facturas del propietario del contrato principal seleccionado. El botón Revisar & Agregar solo está activo en la factura más reciente.
A continuación, se muestra un ejemplo del botón Revisar & Añadir cuando está desactivado. Pase el cursor del ratón por encima del botón para ver una información de herramienta.
Revise los cambios aprobados y seleccione los cambios para añadir a la factura de promotor más reciente
Después de hacer clic en el botón Revisar y añadir en la factura más reciente, aparece la ventana "Revisar y añadir cambios aprobados". Los usuarios pueden marcar las casillas de verificación que correspondan al cambio en el presupuesto para añadir. Si hay varios cambios en el presupuesto u órdenes de cambio, se enumeran todos los cambios aprobados. Después de seleccionar los cambios a añadir, haga clic en Añadir. Aparece un banner verde para confirmar las adiciones.
Nota
Si crea una nueva factura de factura de promotor después de aprobar los cambios presupuestarios, todos los cambios aprobados se reflejarán automáticamente en la factura. Solo necesita añadir cambios aprobados a la factura de propietario más reciente y existente.Ejemplo
A continuación se muestra la ventana "Revisar & Añadir cambios aprobados". Enumera todos los cambios de presupuesto y órdenes de cambio recientemente aprobados. Puede utilizar las funciones de facturación masiva de la factura del propietario al editar la factura del propietario más reciente.
Ver y editar los cambios añadidos en la factura de propietario más reciente
Una vez que hayas añadido los cambios presupuestarios de , aparecerán en el grupo «Cambios presupuestarios» de la Tabla de valores. Los usuarios pueden facturar contra los códigos de presupuesto que fueron ajustados por el cambio en el presupuesto editando el partida directamente o utilizando las funciones de facturación masiva. Para más información, consulte Editar facturas de propietario.
Ejemplo
A continuación se muestra un ejemplo de un cambio en el presupuesto después de que se haya añadido a una factura de promotor.
Vea una información sobre herramientas para obtener detalles sobre el cálculo del 'Valor programado' para la lista de valores de la factura de promotor
Después de que un administrador configure la configuración de "Cambios en el presupuesto", coloque el cursor del ratón sobre el icono de información en la columna "Valor programado" en la Lista de valores de la factura. Información sobre herramientas que explica cómo se actualiza el cálculo del «Valor programado» cuando tu equipo añade cambios presupuestarios a las facturas de propietario.
Ejemplo
A continuación se muestra un ejemplo de la información sobre herramientas de "Valor programado" en la lista de valores de una factura de propietario de .
Preguntas habituales
Preguntas habituales
¿Es necesario optar por la experiencia modernizada de factura de promotor?
Sí. Para añadir cambios de presupuesto aprobados a una factura de promotor, los usuarios deben optar por la experiencia modernizada de factura de promotor. La posibilidad de añadir cambios aprobados a las facturas del propietario solo es compatible con la experiencia modernizada. Si opta por no participar en la experiencia modernizada, no podrá añadir cambios presupuestarios a las facturas de los propietarios. Además, las columnas de cambio en el presupuesto no están disponibles con la experiencia heredada.
Para más información sobre la experiencia modernizada, consulte Finanzas del proyecto: Modernized Owner Invoice Experience.
Más
Para más información sobre cómo añadir cambios presupuestarios a las facturas del propietario, consulte los vínculos a continuación:
- Las API de facturas de propietario actualizadas estarán disponibles en developers.procore.com.
- Los datos de cambio de presupuesto están disponibles en los informes de partida de factura de propietario y de factura de propietario. Para saber cómo crear informes, consulte Project Reports.
- Puede utilizar las funciones de facturación de fila de grupo en Cambios de presupuesto con facturas de propietario. Consulte About Group Row Billing on Owner Invoices .