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Procore

Crear órdenes de cambio de contrato principal (beta)

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de contrato principal a partir de un evento de cambio.

Contexto

Si la herramienta Eventos de cambio está habilitada en su proyecto, la configuración del nivel de la orden de cambio de su proyecto. La configuración a nivel determina el número de pasos que se llevan a cabo antes de crear una orden de cambio de contrato principal. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en las finanzas del proyecto?)

Configuración de niveles de orden de cambio Para tres (3) niveles, comience aquí... Para dos (2) niveles, comience aquí... Para un (1) nivel, comience aquí...
Un (1) nivel N/D N/D Ver a continuación
Dos (2) niveles N/D Crear una posible orden de cambio para un contrato principal a partir de un evento de cambio Ver a continuación
Tres (3) niveles Crear una posible orden de cambio para un contrato principal a partir de un evento de cambio Crear una solicitud de orden de cambio Ver a continuación
 Sugerencias

¿Está invitando a los contratistas para que envíen ofertas para los eventos de cambio de su proyecto utilizando la función solicitud de oferta? Obtenga más información sobre la función solicitud de oferta visitando uno de estos vínculos:

¿Está utilizando la función «Estimación de orden de magnitud de ingresos» de Procore?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de Rom de ingresos, el SOV en sus órdenes de cambio de contrato principal también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de Rom de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos de cambio son «Dentro del alcance» o «Por determinar», el desglose de partidas en la orden de cambio de contrato principal se actualiza automáticamente con un valor de 0 USD. 
  • Cuando los eventos de cambio están «Fuera de alcance», el desglose de partidas de la orden de cambio de contrato principal se actualiza automáticamente utilizando los datos de la solicitud de oferta cuando el estado de la solicitud de oferta se establece como «Pendiente de aprobación final». 
  • Cuando los eventos de cambio no tienen uno de los estados anteriores, el desglose de partidas se actualiza automáticamente con la estimación de orden de magnitud de costes. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel «Estándar» o «Administrador» en la herramienta de eventos de cambio del proyecto.
    • Permisos de nivel «Estándar» o «Administrador» en la herramienta de contratos principales del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Contratos Principales del proyecto puedan realizar esta tarea, también debe cumplirse lo siguiente:
  • Ajuste de configuración necesario:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una solicitud de oferta para enviarla a los subcontratistas afectados. Consulte Crear solicitudes de oferta.
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta estos elementos:
    • QuickBooks® Desktop: 
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 100 Contractor®:
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (n.º) . El número de orden de cambio de contrato principal debe tener cinco (5) caracteres o menos. 
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato principal ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
    • Integración de Procore:
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Viewpoint® Vista™:
      • Se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • CMiC:
      • Fecha.  Campo obligatorio.
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo está visible y disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con CMiC y la capacidad de exportación de órdenes de cambio de contrato principal ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integración.
      • Recargos. Se permiten marcas horizontales. No se permiten marcas verticales en este momento. 

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato principal con el que desea modificar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número. 
  3. Haga clic en el botón Crear y elija una de estas opciones:
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de un (1) nivel, seleccione la opción Crear OC de contrato principal.
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, seleccione la opción Crear POC principal. Debe crear una posible orden de cambio antes de poder crear una orden de cambio de contrato principal (es decir, para órdenes de cambio de dos niveles) o una solicitud de orden de cambio (es decir, para órdenes de cambio de tres niveles). 
      Ejemplo
      La siguiente ilustración muestra la ubicación del botón «Crear». Las opciones de la lista desplegable variarán en función de la configuración de niveles de orden de cambio de su proyecto.
      create-prime-contract-co.png
  4. En la sección «Información general», complete lo siguiente:

    • N.º
      Acepte el número predeterminado, introduzca un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado para esta orden de cambio y las futuras. 

       Notas
      • Procore asigna automáticamente al elemento un nuevo número en orden secuencial. Por ejemplo, 001, 002, 003, etc.
      • Para utilizar un esquema de numeración personalizado, introduzca cualquier conjunto de caracteres alfanuméricos. Procore asigna automáticamente nuevos números en orden secuencial utilizando su esquema personalizado. 

    • Creado por
      Procore rellena automáticamente este campo con el nombre del usuario que creó la orden de cambio. 

    • Revisión
      Si revisa una orden de cambio más tarde, puede introducir el número de revisión aquí.

    • Creado por
      Procore rellena automáticamente este campo con el nombre del usuario que creó la orden de cambio. 

    • Título
      Introduzca aquí un nombre descriptivo. 

    • Estado
      Seleccione el estado actual de la orden de cambio. Procore pone automáticamente la orden de cambio en el estado «Borrador». Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las órdenes de cambio en Procore?

    • Privado
      Marque esta casilla si desea que el elemento sea privado. Esto significa que solo es visible para los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en el contrato (o la financiación). 

    • Fecha límite
      Seleccione una fecha límite para indicar la fecha en la que el revisor designado debe aprobar o rechazar la orden de cambio. 

    • Fecha de facturación
      Seleccione la fecha en la que se facturó la orden de cambio. 

    • Revisor designado

      Seleccione el usuario de Procore en su organización que es responsable de aprobar o rechazar la orden de cambio. Para aparecer como una selección en esta lista, la cuenta de usuario de Procore del revisor designado debe añadirse al directorio del proyecto y tener permisos de nivel «Estándar» o superior para el contrato o la herramienta de financiación. Consulte Añadir una cuenta de usuario al directorio del proyecto. 

       Sugerencia

      ¿Es usted el «revisor designado» de una orden de cambio? Para saber cómo enviar una respuesta de aprobación o rechazo, consulte Aprobar o rechazar una orden de cambio.

    • Fecha de pago
      Seleccione la fecha en que se recibió el pago de la orden de cambio.

    • Revisor
      Este campo está en blanco en las nuevas órdenes de cambio. Una vez que el revisor designado apruebe o rechace la orden de cambio, aquí aparecerá el nombre de esa persona. 

    • Fecha de revisión
      Este campo está en blanco en las nuevas órdenes de cambio. Una vez que el revisor designado apruebe o rechace la orden de cambio, aquí aparecerá la fecha en que la persona envía su respuesta. 

    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada de la orden de cambio. 

    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada de la orden de cambio. 

    • Ejecutado
      Marque esta casilla una vez que la orden de cambio se haya ejecutado por completo.

    • Fecha de recepción de orden de cambio firmada
      Este campo está en blanco en las nuevas órdenes de cambio. Después de recibir la orden de cambio firmada, seleccione la fecha en el control de calendario. 

    • Dependiendo de la configuración de niveles de orden de cambio de la herramienta Contratos principales, aparecerá uno (1) de estos cuadros de lista:  
      O BIEN

    • Impacto en la planificación
      Si se espera que esta orden de cambio afecte a la planificación del proyecto de construcción, introduzca el número estimado de días adicionales que esto añadiría a la planificación. 

    • Fecha de finalización sustancial revisada
      Si la orden de cambio modifica la fecha de finalización sustancial del contrato, seleccione esa fecha en el control de calendario. 

    • Adjuntos
      Añada cualquier documento o imagen relevante como archivo adjunto. Puede adjuntar varios archivos utilizando estos métodos:

      • Haga clic en Adjuntar archivos y seleccione los archivos que desea añadir desde su ordenador o desde otra herramienta de Procore.
        O BIEN
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar en su ordenador para añadir los archivos adjuntos a Procore. 
  5. Elija una (1) de estas opciones:
    • Para crear la orden de cambio, haga clic en Crear.
    • Para crear la orden de cambio y enviar notificaciones por correo electrónico, haga clic en Crear y enviar por correo electrónico. 
    • Si utiliza la integración de Procore + DocuSign® para recoger firmas, haga clic en Completar con DocuSign. Para obtener más información, consulte DocuSign®.