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Procore

Crear órdenes de cambio de contrato principal (beta)

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de contrato principal a partir de un evento de cambio.

Contexto

Si la herramienta Eventos de cambio está habilitada en su proyecto, la configuración del nivel de la orden de cambio de su proyecto. La configuración a nivel determina el número de pasos que se llevan a cabo antes de crear una orden de cambio de contrato principal. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en las finanzas del proyecto?)

Configuración de niveles de orden de cambio Para tres (3) niveles, comience aquí... Para dos (2) niveles, comience aquí... Para un (1) nivel, comience aquí...
Un (1) nivel N/D N/D Ver a continuación
Dos (2) niveles N/D Crear una posible orden de cambio para un contrato principal a partir de un evento de cambio Ver a continuación
Tres (3) niveles Crear una posible orden de cambio para un contrato principal a partir de un evento de cambio Crear una solicitud de orden de cambio Ver a continuación
 Sugerencias

¿Está invitando a los contratistas para que envíen ofertas para los eventos de cambio de su proyecto utilizando la función solicitud de oferta? Obtenga más información sobre la función solicitud de oferta visitando uno de estos vínculos:

¿Está utilizando la función «Estimación de orden de magnitud de ingresos» de Procore?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de Rom de ingresos, el SOV en sus órdenes de cambio de contrato principal también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de Rom de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos de cambio son «Dentro del alcance» o «Por determinar», el desglose de partidas en la orden de cambio de contrato principal se actualiza automáticamente con un valor de 0 USD. 
  • Cuando los eventos de cambio están «Fuera de alcance», el desglose de partidas de la orden de cambio de contrato principal se actualiza automáticamente utilizando los datos de la solicitud de oferta cuando el estado de la solicitud de oferta se establece como «Pendiente de aprobación final». 
  • Cuando los eventos de cambio no tienen uno de los estados anteriores, el desglose de partidas se actualiza automáticamente con la estimación de orden de magnitud de costes. 

Temas a considerar

SOLO SUPERUSUARIO

Es importante tener en cuenta la casilla "Permitir a usuarios de nivel estándar crear OCCP" en la página "Ajustes de configuración" de la herramienta Contratos principales. Esta casilla se habilita mediante una configuración de superuser en la página "Configuración general" de la herramienta Administrador de la empresa denominada "Habilitar configuración para permitir que las normas creen SOC, OCCP y OCP". 

Dado que este ajuste proporciona a los usuarios con permisos de nivel «Estándar» la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en Contratos principales como en la herramienta Pedidos , es un ajuste poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de superuser está desactivada en todas las nuevas cuentas de empresa de Procore. 

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel «Estándar» o «Administrador» en la herramienta de eventos de cambio del proyecto.
    • Permisos de nivel «Estándar» o «Administrador» en la herramienta de contratos principales del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Contratos Principales del proyecto puedan realizar esta tarea, también debe cumplirse lo siguiente:
  • Ajuste de configuración necesario:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una solicitud de oferta para enviarla a los subcontratistas afectados. Consulte Crear solicitudes de oferta.
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta estos elementos:
    • QuickBooks® para escritorio: 
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 100 Contractor®:
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (n.º) . El número de orden de cambio de contrato principal debe tener cinco (5) caracteres o menos. 
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y el especialista en implementación de integraciones ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato principal en Procore.
    • Integración de Procore:
      • NO se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • vista:
      • Se admite la exportación de órdenes de cambio de contrato principal.
    • CMIC:
      • Fecha.  Campo obligatorio.
      • Estado. El contrato principal debe tener el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio.  Nota: La lista de partidas asociadas solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con CMiC y la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato principal ha sido activada en Procore por su especialista en implementación de integraciones.
      • Recargos. Se permiten marcas horizontales. No se permiten marcas verticales en este momento. 

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato principal con el que desea modificar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número. 
  3. Haga clic en el botón Crear y elija una de estas opciones:
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de un (1) nivel, seleccione la opción Crear OC de contrato principal.
    • Si su proyecto utiliza la configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, seleccione la opción Crear POC principal. Debe crear una posible orden de cambio antes de poder crear una orden de cambio de contrato principal (es decir, para órdenes de cambio de dos niveles) o una solicitud de orden de cambio (es decir, para órdenes de cambio de tres niveles). 
      Ejemplo
      La siguiente ilustración muestra la ubicación del botón "Crear". Las opciones de la lista desplegable variarán según la configuración de niveles de orden de cambio de su proyecto.
      create-prime-contract-co.png
  4. En la sección «Información general», complete lo siguiente:

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

       Tip

      Are you the 'Designated Reviewer' on a change order? To learn how to submit an approve or reject response, see Approve or Reject a Change Order.

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Dependiendo de la configuración de niveles de orden de cambio de la herramienta Contratos principales, aparecerá uno (1) de estos cuadros de lista:  
      O BIEN

      Change Order Requests
      If the tool is configured for three (3)-tier change orders, select any change order requests related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Revised Substantial Completion Date
      If the change order modifies the substantial completion date for the contract, select that date from the calendar control. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Elija una (1) de estas opciones:
    • Para crear la orden de cambio, haga clic en Crear.
    • Para crear la orden de cambio y enviar notificaciones por correo electrónico, haga clic en Crear y enviar por correo electrónico. 
    • Si utiliza la integración de Procore + DocuSign® para recoger firmas, haga clic en Completar con DocuSign. Para obtener más información, consulte DocuSign®.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.