Objetivo
Cambiar el estado de un elemento de correspondencia.
Contexto
Cuando se edita un elemento de correspondencia, se puede cambiar su estado. Si se han completado los elementos asociados al elemento de correspondencia y desea cerrarlo, elija el estado Cerrado.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para editar cualquier elemento de la correspondencia:
- Permisos de nivel "Administrador" en el tipo de correspondencia del elemento.
- Para editar un elemento de correspondencia "Borrador" que hayas creado:
- Permisos de nivel "Estándar" en el tipo de correspondencia del elemento.
O
- Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" activado en su plantilla de permisos.
- Para editar un elemento de correspondencia "Abierto" que haya creado:
- Información adicional:
- Si se ha pedido a Procore que habilite la configuración "no editable" en el nivel de empresa, solo se podrán editar los elementos de correspondencia "Borrador", independientemente de los permisos de usuario. Considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento en su lugar.
- Si se le ha asignado o asociado a una partida de correspondencia y desea añadir una respuesta a la misma, consulte Responder a una partida de correspondencia.
- Si se aplica un flujo de trabajo de trabajo al elemento y este se emite, se aplican estos cambios:
- "Estado": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con información del flujo de trabajo de trabajo.
- "Fecha límite": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con las fechas determinadas por el flujo de trabajo de trabajo y que ahora se llama "Fecha límite del paso actual".
- "Asignados": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con el usuario asignado al paso actual según lo determinado por el flujo de trabajo de trabajo. El nombre del campo cambia a "Persona asignada del paso actual", pero el campo "Personas asignadas" sigue siendo un campo único notificable que enumera todas las personas asignadas en todo el flujo de trabajo de trabajo.
- "Miembro de la distribución": todos los miembros de la distribución de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo se rellenan automáticamente aquí y no se pueden eliminar una vez que se inicia el flujo de trabajo de trabajo. Se permite la selección manual de miembros de distribución adicionales en el elemento de correspondencia, y estos pueden eliminarse si se desea. Las notificaciones solo se envían a los miembros de la lista de distribución del flujo de trabajo de trabajo , no la lista de distribución de elemento de correspondencia.
- Botón"Publicar respuesta y cambiar estado": ya no está disponible a menos que se habilite "Respuestas" en el conjunto de conjunto de campos.
- Información de notificación por correo electrónico:
- Al editar un elemento de correspondencia "Abierto", se envía una notificación por correo electrónico al creador del elemento y a cualquier persona en los campos "Persona asignada", "Miembro de la distribución" o "Recibido de", si un administrador ha habilitado las notificaciones por correo electrónico "Elemento actualizado" para el tipo de correspondencia.
- Se envían notificaciones por correo electrónico sobre todos los elementos de correspondencia hasta que su estado cambie a "Cerrado".
- Consulte ¿Quién recibe correos electrónicos de elemento de correspondencia y notificaciones push? para obtener más detalles.
Nota
- Los usuarios que pertenecen a las mismas empresas que los usuarios que figuran en el elemento también pueden ver los elementos privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitados los permisos pormenorizados "Ver elementos privados accesibles a usuarios en la misma empresa".
- Póngase en contacto con su Punto de contacto de Procore si desea que los elementos de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el nivel de empresa o del proyecto, lo que garantiza que no puedan ver ni responder a elementos privados a menos que estén específicamente incluidos en el elemento de correspondencia. (Si su empresa tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado de forma predeterminada).
- Siempre puede ver quién tiene permisos para los elementos privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un elemento de correspondencia.
Pasos
- Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
- Localice el elemento de correspondencia cuyo estado desee cambiar.
- Haga clic en Editar.
Nota: Si no hay un botón "Editar", se ha solicitado a Procore que habilite la configuración "no editable" en el nivel de empresa para mantener la fiabilidad de los registros de comunicación para todos los elementos "Abiertos" y "Cerrados" en la herramienta Correspondencia. Considere la posibilidad de crear y vincular un nuevo elemento en su lugar.
- Seleccione un estado de la lista Estado:
- Borrador. Indica que el elemento de correspondencia está en modo borrador y no se ha publicado.
- Abierto: La correspondencia está abierta.
- Cerrado correctamente: la correspondencia está cerrada y se ha realizado correctamente.
- Cerrado sin éxito: La correspondencia está cerrada y no tuvo éxito o no fue aprobada.
- Estado personalizado: puede seleccionar un estado personalizado si se creó alguno. Consulte Gestionar estados personalizados para tipos de correspondencia.
- Haga clic en Guardar.
