Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Introducción
Nota
En esta página se describen las prácticas recomendadas para utilizar los paquetes de presentación. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
Comprender cómo desea organizar sus envíos dentro de su proyecto antes de comenzar a crearlos y enviarlos conducirá a muchos menos problemas más adelante. Considere no solo lo que funciona mejor para sus equipos de diseño, sino también asegúrese de tener en cuenta a sus equipos de campo. A menudo, los equipos de campo no se consideran suficientes en esta etapa, lo que puede llevarlos a tener dificultades para encontrar documentos aprobados más adelante. Además, cambiar los planes de organización de envíos es mucho más difícil después de que algunos envíos ya se hayan enviado para su aprobación debido a una numeración de envíos potencialmente incorrecta entre usted y sus equipos de diseño.
Problemas relacionados con el embalaje y las aprobaciones de documentos
Una presentación se considera típicamente cualquier documento presentado por el contratista al equipo de diseño con el fin de recibir la aprobación para su uso en un proyecto (equipos, materiales, etc.). Históricamente, la mayoría de los profesionales de la construcción piensan en un paquete de presentación como un solo PDF que incluye una portada y todos sus elementos de presentación. Cuando se envía un paquete como este al equipo de diseño, pueden proporcionar comentarios sobre los elementos individuales, pero generalmente proporcionan una sola respuesta como " Aprobado"o " Revisar y volver a enviar" para todo el paquete. Cuando las aprobaciones se relacionan con un paquete completo, puede crear dificultades dependiendo del proceso de revisión de la presentación de su empresa.
Opción 1: solo volver a enviar los artículos rechazados en virtud de una revisión del paquete
En la imagen de arriba, puede ver que el paquete de presentación original fue aprobado parcialmente, y los artículos rechazados fueron aprobados en revisiones posteriores. Este es el método de revisión más común, ya que suele ser el más rápido. Sin embargo, como se muestra en este ejemplo, hay tres versiones de documentos aprobados relacionados con el mismo paquete de presentación. Esto obliga a los equipos de campo a perder el tiempo buscando a través de múltiples revisiones de presentación de una sola pieza de datos. Además, debido a que los artículos no se enumeran en un registro de presentación individualmente, es fácil que los artículos se pierdan u olviden.
Opción 2: vuelva a enviar el paquete completo en una revisión del paquete
Esto no es tan común como la Opción 1, pero este es el mejor método desde una perspectiva de control de documentos. Sin embargo, este método puede causar retrasos en los artículos ya aprobados y hacer que los equipos de diseño pierdan tiempo en revisiones casi duplicadas. También existe la posibilidad de que loselementos " Aprobados" cambien entre revisiones, ya que los revisores tienden a no prestar tanta atención a los elementos aprobados en las revisiones posteriores.
Al igual que la opción anterior, debido a que los elementos no se enumeran individualmente, los elementos pueden perderse fácilmente entre las revisiones del paquete, especialmente si los elementos aprobados anteriormente se cambian más tarde. Además, el personal de campo necesita leer documentos mucho más grandes cuando es probable que estén buscando datos específicos.
Ambas opciones de revisión de documentos de presentación se desarrollaron mucho antes de que los archivos digitales se convirtieran en algo común y la gestión de presentaciones aún era un proceso en papel. Ninguna de las opciones es la forma más eficiente de proporcionar acceso a datos a todo el equipo del proyecto. Como resultado, Procore desarrolló un nuevo concepto para los paquetes.
Presentación de paquetes en Procore
En Procore, los elementos individuales en un paquete de envío tienen sus propios flujos de trabajo y aprobaciones, en lugar del paquete en su conjunto. Dentro de Procore, los elementos individuales son más comparables a los paquetes familiares descritos anteriormente y los paquetes de presentación son más similares a una agrupación flexible de elementos relacionados.
La principal diferencia con el uso de paquetes de envío en Procore es cómo se gestionan los reenvíos. En Procore, al volver a enviar un paquete, solo se vuelven a enviar los elementos rechazados, pero todos los elementos permanecen en el mismo paquete, lo que elimina la necesidad de buscar en múltiples versiones de documentos. Procore muestra las versiones más actuales de los elementos de envío dentro de los paquetes.
Si esto se siente demasiado desconocido, las revisiones también se pueden mover a un paquete diferente (actuando como una revisión del paquete) si el equipo de diseño prefiere mantenerlas separadas de las presentaciones anteriores (ejemplo a continuación). Sin embargo, tenga en cuenta que no recomendamos esta opción, ya que puede ser ineficiente para el personal de campo que necesitaría revisar varios paquetes para encontrar aprobaciones de artículos.
El concepto único de presentación de Procore aborda muchas de las dificultades de gestión de documentos que experimentan los equipos de proyecto, especialmente el personal de campo.
- Debido a que se recomienda que los artículos se enumeren individualmente, la probabilidad de que se pase por alto una presentación crítica se reduce significativamente.
- La organización de elementos individuales permite agilizar envíos específicos en cualquier punto, pero permanecer conectados bajo su paquete asociado.
- Los elementos individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario, pero solo se muestra la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos de proyecto hagan referencia a una versión anterior.
- Cuando los elementos se enumeran individualmente, el personal de campo pasa menos tiempo buscando a través de paquetes separados y archivos PDF grandes que contienen múltiples elementos.
¿Cómo se deben organizar los paquetes de presentación en Procore?
La mayoría de los contratistas utilizan una de las tres opciones para organizar sus paquetes: Comercio/Contratista responsable, División de especificaciones o Sección de especificaciones. Recomendamos organizar sus paquetes por Sección de Especificaciones ya que los empaques por División de Especificaciones o Comercio/Contratista Responsable pueden ser demasiado amplios y dar lugar a paquetes grandes que son más difíciles de administrar. Además, el empaquetado por sección de especificaciones suele ser más complaciente y menos desafiante para múltiples oficios involucrados en ámbitos de trabajo similares.
Ejemplo 1: Paquete por división de especificaciones
| #23 Paquete mecánico | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
| 23 21 13 Tubería Hidrónica | 1 | 0 | Datos del producto de tuberías hidrónicas | Datos del producto | Abierto |
| 23 21 13 Tubería Hidrónica | 2 | 0 | Datos del producto de bombas hidrónicas | Datos del producto | Abierto |
| 23 23 00 Tuberías de refrigerante | 3 | 0 | Datos del producto de tuberías de refrigerante | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 4 | 0 | Datos del producto de tratamiento de agua HVAC | Datos del producto | Abierto |
| 23 31 13 Conductos metálicos | 5 | 0 | Datos del producto de conductos metálicos | Datos del producto | Abierto |
Ejemplo 2: Paquete por sección de especificaciones, combinado por tipo de presentación
| #23 Paquete de tratamiento de agua HVAC | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Sección de especificaciones | Hoja de datos # | N.º de revisión | Título | Tipo | Estado |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 1 | 0 | Datos del producto de los alimentadores de derivación | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 2 | 0 | datos del producto de los controladores de pH | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 3 | 0 | Datos del producto de las bombas de inyección | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 4 | 0 | Datos del producto de los separadores centrífugos | Datos del producto | Abierto |
| 23 25 00 Tratamiento de agua HVAC | 5 | 0 | Filtros multimedia Datos del producto | Datos del producto | Abierto |
Si elige organizar sus paquetes por sección de especificación (Ejemplo 2), aún puede haber casos en los que tenga varios contratistas responsables involucrados con un solo paquete. La ignifugación es un buen ejemplo y, en estos casos, hay dos opciones principales para garantizar que cada empresa reciba la información adecuada.
- Cree un paquete separado para cada contratista responsable utilizando la misma sección de especificaciones. Por ejemplo, cree los paquetes " Paqueteignífugo para " mecánico; y " Paqueteignífugo para " eléctrico;
- Cree un elemento de presentación separado en el mismo paquete para cada contratista responsable diferente y procese los elementos individuales por separado. Por ejemplo, cree un " Paquete deprotección contra incendios" con " Datos de producto de detención de incendios - Eléctrico" y " Datos de producto de detención de incendios - Mecánico" como los envíos dentro del paquete.
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Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Detallación de presentaciones