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Procore

Editar financiación (beta)

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 En versión beta
Este contenido es para los participantes del programa Finanzas del proyecto: Modernized Experience for Contratos principales beta. 
 Lanzamiento limitado
flag-us.png   flag-canada.png  La herramienta de financiación está disponible como una versión limitada para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de punto de vista de Procore for Owners. Para obtener más información, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?

Objetivo

Para editar una financiación.

Contexto

Puede editar una financiación en cualquier momento. Para proteger su financiación de adiciones, actualizaciones o eliminaciones inadvertidas, sólo los usuarios con los «Permisos de usuario requeridos» pueden editar una financiación. Además, la configuración predeterminada de Procore es restringir a los usuarios la edición del desglose de partidas cuando la financiación está en el estado «Aprobado».

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel de «Administrador» en la herramienta Financiación del proyecto.
  • Información adicional:
    • La configuración predeterminada de Procore es restringir a todos los usuarios la edición del desglose de partidas de una financiación cuando ésta se encuentra en el estado «Aprobado». Por ejemplo, no se puede editar un desglose de partidas en una financiación en estado «Aprobado». Esto también es cierto cuando el desglose de partidas en la orden de cambio de financiación o la factura del promotor está en el estado «Aprobado».
    • Aunque es un ajuste poco común de activar, puede configurar una financiación para que los usuarios con «Permisos de usuario requeridos» puedan editar la financiación en cualquier estado. Para obtener más información, consulte ¿Qué es el ajuste «Habilitar el desglose de partidas siempre editable»?

Pasos

Editar una financiación

  1. Acceda a la herramienta Financiación del proyecto.
  2. Localice en la lista la financiación que desea actualizar.
  3. Haga clic en el enlace Número para abrirlo.
  4. Haga clic en el botón Editar contrato.
  5. Elija entre estas opciones:

Editar la información básica

Actualice la información básica del contrato con los siguientes pasos:

clipboard_eb5ac63876d803e00842701feb7151fcb.png

 Notas
  • No hay campos obligatorios al añadir la información básica del contrato. 
  • Si hace clic en el botón Crear sin completar ninguna entrada de datos, Procore guarda la financiación, le incluye a usted como creador y la coloca automáticamente en el estado Borrador.
  • Número
    Para numerar sus financiaciones, elija entre estas opciones:
    • Si numera sus contratos utilizando un sistema de numeración secuencial, puede introducir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos en esta casilla. Para los contratos posteriores, Procore aplica automáticamente la numeración consecutiva en orden ascendente.
      Ejemplo

      Los siguientes ejemplos muestran cómo funciona la numeración consecutiva ascendente de Procore:

      • Si el contrato anterior era 1, los siguientes contratos son 2, 3, y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era PC-0001, los siguientes contratos son PC-0002, PC-0003, y así sucesivamente.
      • Si el contrato anterior era DCA00010-12-G-0001, los siguientes contratos son DCA00010-12-G-0002, DCA00010-12-G-0003, y así sucesivamente.
    • Si NO numera sus contratos utilizando la numeración secuencial, puede introducir manualmente un número único para cada financiación. Para ello, escriba sobre la entrada existente en la casilla Número. NO está permitido duplicar los números de los contratos.
  • Empresa de financiación
    Seleccione el nombre de la empresa promotora del proyecto o del cliente del proyecto en la lista desplegable. Se trata de la empresa promotora del proyecto de construcción o del cliente que ha contratado a su empresa para supervisar los trabajos del proyecto. Para que aparezca como una opción de la lista, Añadir una empresa al Directorio del proyecto. 
  • Título
    Escriba un nombre descriptivo para el contrato.

Editar la información general

Actualizar el contrato con información más general:clipboard_e4ff8c1cb4f2238d8af6ed474621b0449.png

  • Estado
    Procore asigna automáticamente a los contratos el estado «Predeterminado». Para seleccionar un estado diferente, elija una de las etiquetas de estado de la lista desplegable. Las opciones son: Borrador, Pendiente de licitación, Pendiente de firma, Aprobado, Completado o Terminado. 
     Nota
    Para crear Órdenes de cambio de financiación y facturas de financiación, el estado de su financiación debe ser Aprobado o Completado.
  • Formalizado
    Marque esta casilla si el contrato está completamente formalizado. Un contrato completamente formalizado es un acuerdo legalmente efectivo que ha sido firmado por los representantes autorizados de cada parte.
  • Retención predeterminada
    Introduzca un número que represente el porcentaje que se retendrá como retención en las partidas del desglose de partidas del contrato. Por ejemplo, si tiene previsto retener el diez (10) por ciento del valor de la partida, introduzca 10 %.
  • Fuente de financiación
    Seleccione la «Fuente de financiación» de esta lista desplegable. Esta es la empresa que su equipo contrató para realizar el trabajo. Para que aparezca como una opción de la lista, debe Añadir una empresa al Directorio del proyecto. 
  • Arquitecto/Ingeniero
    Seleccione el arquitecto o ingeniero principal del proyecto en esta lista desplegable. Para aparecer como opción en esta lista, la empresa debe tener un registro en el Directorio del proyecto. 
  • Descripción
    Introduzca una descripción más detallada de la financiación. Puede aplicar las opciones de la barra de herramientas de formato al texto. 

Editar los privilegios de acceso

Por defecto, los fondos son visibles para todos los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o superior en la herramienta Financiación del proyecto. Para cambiar sus permisos de acceso, haga lo siguiente en la ficha «Acceso a la financiación»:

  1. Opcional: Mueva el botón Restringir la visibilidad de esta financiación sólo a los administradores del proyecto y seleccione los usuarios que no son administradores a la izquierda o a la derecha para desactivar o activar la restricción. Procore activa esta opción por defecto. 
     Notas
    • El conmutador es AZUL cuando las restricciones están activadas.
    • El conmutador es GRIS cuando las restricciones están desactivadas.
  2. Opcional: Para proporcionar a los usuarios con permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» acceso al contrato en la herramienta Financiación del proyecto, seleccione el nombre de la persona en la lista desplegable Acceso para usuarios no administradores. Para que aparezca como opción en esta lista, un usuario debe tener un perfil en el Directorio del proyecto.

    clipboard_eed9ba4947696f827dce7428e9d125788.png
     
  3. Opcional: Para proporcionar acceso para ver el desglose de partidas a los usuarios de la lista «Acceso para usuarios no administradores», marque la casilla Permitir a estos usuarios no administradores ver los elementos desglose de partidas. 

Editar las fechas

Para actualizar la financiación con fechas importantes, haga lo siguiente:

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 Nota
El administrador de Procore de su empresa gestiona las fechas que aparecen en la sección «Fechas de financiación» utilizando la función de conjuntos de campos configurables. Para más detalles, consulte ¿Qué campos de la herramienta Financiación pueden configurarse como obligatorios, opcionales u ocultos?
  • Fecha de inicio
    Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
  • Fecha estimada de finalización
    Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
  • Fecha de finalización sustancial
    Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción desde el control de calendario. 
     Sugerencia
    Si el campo «Fecha de finalización sustancial» está disponible en su proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la «Fecha de finalización sustancial» para que coincida con la «Fecha de finalización sustancial revisada» de cada orden de cambio de financiación cuando cada orden de cambio es «Aprobada».
  • Fecha de finalización real
    Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
  • Fecha de financiación
    Seleccione la fecha del contrato en el control del calendario. 
  • Fecha de recepción de la financiación firmada
    Seleccione la fecha en el control de calendario. El contrato firmado recibido representa la fecha en que se recibió el contrato formalizado.
  • Fecha de formalización
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de formalización representa la fecha en que el acuerdo fue firmado por los representantes autorizados de todas las partes del contrato. 
  • Fecha de emisión
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de emisión representa la fecha en la que se emitió el acuerdo contractual para ambas partes.
  • Fecha de devolución
    Seleccione la fecha en el control de calendario. La fecha de devolución es la fecha de devolución del contrato.
  • Fecha de carta de intención
    Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
  • Fecha de la carta de aprobación
    Seleccione la fecha de la carta de aprobación en el control del calendario.
  • Fecha de finalización de la financiación
    Seleccione la fecha en el control del calendario. Una fecha de finalización del contrato es una fecha señalada en el principal cuando todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  • Fecha de entrega
    Seleccione la fecha en el control del calendario. 

Editar las inclusiones y exclusiones

Por defecto, se pueden introducir partidas en el desglose de partidas del contrato en cualquier momento, siempre que el contrato NO esté en estado «Aprobado».

 Nota
Su equipo de proyecto puede optar por habilitar un ajuste de contrato, que permite a los usuarios con permisos de edición del desglose de partidas hacer cambios en el desglose en cualquier momento. Para saber más sobre esta configuración, consulte ¿Qué es el ajuste «Habilitar el desglose de partidas editable»?
Añadir partidas al desglose de partidas de financiación

Para añadir manualmente partidas al desglose de partidas de la financiación:

  1. Elija entre estas opciones:
    • Si el desglose de partidas está en blanco, haga clic en Añadir línea en «Todavía no tiene partidas».
      O
    • Si tiene partidas existentes, haga clic en Añadir línea.
      Procore crea nuevas partidas que comienzan con el número «1». Las líneas subsiguientes se crean en orden numérico. 
  2. Designe un código de presupuesto para la nueva partida. Tiene estas opciones:
    • Para asignar un código de presupuesto existente a la partida, comience a escribir un código en la casilla Buscar y seleccione el código correspondiente de la lista.
      O
    • Para crear un nuevo código de presupuesto para la partida, haga clic en el botón Crear código de presupuesto. A continuación, seleccione los elementos de segmento apropiados de la lista desplegable para cumplir los requisitos del patrón de código de presupuesto de su proyecto. A continuación, haga clic en Crear.
  3. Dependiendo del método de contabilidad que esté utilizando, seleccione los pasos adecuados para añadir una partida:
    • Para un contrato basado en la cantidad:
      Un desglose de partidas basado en la cantidad requiere esta introducción de datos:
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Importe
        Introduzca el importe total de la partida.
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
    • Para un contrato basado en unidades/cantidades:
      Un desglose de partidas basado en unidades/cantidades requiere esta entrada de datos: 
      • Código de presupuesto
        Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba Cuota mensual de servicio
      • Cantidad
        Introduzca el número de unidades.
      • UM
        Seleccione la Unidad de medida (UM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
      • Coste unitario
        Introduzca en esta casilla el coste unitario. Se dará cuenta de que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0.0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular el precio exacto. 
        Ejemplo
        Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
      • Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      • Facturado hasta la fecha
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que ya se ha facturado hasta la fecha. 
      • Importe restante
        Más adelante, al crear facturas, esta columna mostrará automáticamente el importe que aún NO se ha facturado hasta la fecha.
  4. Opcional: Repita los pasos anteriores para añadir tantas partidas como necesite. 
  5. Haga clic en Guardar.
    Procore guarda las partidas en el desglose de partidas del contrato. 
Importar partidas al desglose de partidas de financiación desde un archivo CSV
  1. En la ficha «Desglose de partidas», haga clic en el botón Importar desglose de partidas desde CSV .
    import-sov-from-csv.png
  2. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV y elija una de estas opciones:
    • Plantilla en blanco. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla en blanco.
      O
    • Plantilla con partidas existentes. Haga clic en esta opción para descargar una plantilla que incluya los datos de las partidas existentes del presupuesto de su proyecto. 
       Nota
      • Procore descarga un archivo de plantilla CSV en la ubicación de descarga de archivos de su navegador web.
      • El nombre del archivo es: Funding SOV Template.csv
  3. Abra la plantilla que ha descargado en su ordenador. 
  4. Introduzca los datos que desea cargar directamente en la plantilla. 
     Importante
    NO cambie ni reorganice los encabezados de las columnas en el archivo de la plantilla. 
  5. Después de introducir los datos de la partida, asegúrese de guardar las actualizaciones del archivo en el formato de archivo «Valores separados por comas». 
  6. Acceda de nuevo a Procore. A continuación, en la sección «Archivo CSV», elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Subir archivo.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la plantilla que acaba de actualizar a la sección «Archivo CSV». 
  7. Elija una de estas opciones:
    • Añadir partidas adicionales. Elija esta opción si desea crear nuevas partidas utilizando los datos de su plantilla.
      O
    • Reemplazar partidas existentes. Elija esta opción si desea borrar cualquier partida existente de la financiación y sustituirla por los datos de su plantilla. 
  8. Haga clic en Importar. 

Editar el método de contabilidad

El primer paso a la hora de actualizar un desglose de partidas es definir el método de contabilidad del contrato. El método que elija también se aplica a todas las órdenes de cambio y/o facturas de ese contrato. El método de contabilidad sólo puede cambiarse ANTES de añadir partidas a un desglose de partidas. Procore NO permite cambiar el método de contabilidad de un contrato después de añadir partidas. 

 Sugerencia
¿Cuál es la diferencia entre el contrato basado en la cantidad y el contrato basado en la unidad/cantidad? Para más detalles, consulte ¿Cómo puedo establecer el método de contabilidad para un contrato o financiación?
  • Para cambiar el método de contabilidad a Unidad/Cantidad, haga clic en el botón Cambiar a Unidad/Cantidad. 
  • Para volver a cambiar el método de contabilidad a Basado en el importe, haga clic en el botón Cambiar a Basado en el importe. 

Editar el desglose de partidas

Tiene estas opciones cuando edita un desglose de partidas:

Editar una partida

Puede editar una partida existente utilizando la función de edición en línea. Basta con hacer clic en una de las celdas de datos y sustituir el contenido existente.

Añadir y eliminar Partidas
  1. Acceda a la financiación.
  2. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  3. Haga clic en el puntos suspensivos verticales (⋮). A continuación, elija una de estas opciones:
    • Añadir por encima de. Seleccione esta opción para añadir una partida por encima de la partida actual. Las partidas añadidas se registran en la pestaña «Historial de cambios» de la financiación.
    • Añadir debajo de. Seleccione esta opción para añadir una partida debajo de la partida actual. Las partidas añadidas se registran en la pestaña «Historial de cambios» de la financiación.
    • Eliminar. Seleccione esta opción para eliminar la partida actual. Las partidas eliminadas se registran en la pestaña «Historial de cambios» de la financiación.
  4. Haga clic en Guardar.
Reorganizar partidas

Para mover una partida al principio de la lista, haga clic en la celda que quiera mover. A continuación, escriba «1» en la lista. Esto mueve la línea seleccionada al principio de la lista y ajusta todas las partidas existentes en orden consecutivo ascendente.

Editar los adjuntos

Puede añadir o eliminar archivos adjuntos de una financiación. Puede añadir y eliminar adjuntos cuando la financiación está en cualquier estado.

Añadir adjuntos

Para añadir archivos adjuntos a una financiación:

  1. En la ficha «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos. 
  3. En el cuadro de diálogo «Adjuntar archivos», seleccione la ubicación donde se almacenan los archivos que se van a cargar. Las opciones son:
    • Mi ordenador. Haga clic en Cargar archivos para abrir el buscador de su ordenador. Seleccione los archivos que desea cargar y haga clic en Abrir. 
    • Fotos. Si la herramienta Fotos está activa en el proyecto, elija la ubicación en la lista Seleccionar álbum y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Dibujos. Si la herramienta Dibujos está activa en el proyecto, elija el área de la lista Seleccionar área y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Formularios. Si la herramienta Formularios está activa en el proyecto, elija la plantilla de la lista Seleccionar plantilla y luego busque los archivos que desea cargar. 
    • Documentos. Si la herramienta Documentos está activa en el proyecto, acceda a la carpeta que almacena los archivos que desea cargar y luego selecciónelos. 
  4. Haga clic en Adjuntar.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicador de progreso le muestra el estado de la carga. 
  5. Haga clic en el icono Cerrar (X) en el cuadro de diálogo Adjuntar archivos.
Eliminar adjuntos

Para eliminar un adjunto:

  1. En la ficha «Adjuntos», haga clic en Editar.
  2. Haga clic en la (x) sobre el archivo que desea eliminar.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Haga clic en Guardar en la ficha «Adjuntos».