Crear un PDF configurable de una factura de CG/cliente en la herramienta de contratos de clientes
Lanzamiento limitado
La herramienta Contratos del cliente está disponible como una versión limitada para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de puntos de vista de Procore para contratistas especializados. Para obtener más información, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?Objetivo
Para crear un PDF personalizado para una factura de GC/Client utilizando las opciones configurables de PDF.
Contexto
Cuando se trabaja con una factura de CG/Cliente en Procore, la pestaña Detalle y la pestaña PDF configurable de la factura muestran sus partidas. La pestaña PDF configurable le permite personalizar la forma en que se muestran las partidas en una factura de CG/Cliente. Con las características de esta pestaña, puede agrupar y resumir los datos de su factura de la forma que desee antes de presentarla al GC al que está facturando.
En un PDF configurable, un grupo es un objeto que organiza las partidas de la factura juntas. En Procore, los grupos predeterminados que están disponibles en un PDF configurable son Subproyecto (si está habilitado), División, Código de coste y Tipo de coste. También puede crear grupos personalizados que contengan elementos personalizados para luego aplicar esos elementos personalizados al PDF.
Ejemplos
- Cómo organizar un PDF configurable utilizando un grupo predeterminado
Supongamos que su equipo ha creado diferentes subproyectos en un proyecto de Procore para representar diferentes fases del proyecto (consulte Añadir elementos del segmento «Subproyecto» a un proyecto de Procore). En este ejemplo, desea crear un PDF configurable que agrupe las partidas de la factura de CP/cliente en la fase del proyecto correspondiente. Suponiendo que haya creado nombres de subproyectos «Fase 1», «Fase 2» y «Fase 3», puede elegir «Subproyecto», en la lista desplegable «Añadir grupo». A continuación, puede colocar todas las partidas que se han clasificado como «Fase 1», «Fase 2» y «Fase 3» en grupos separados. - Cómo organizar un PDF usando un grupo personalizado
Supongamos que su equipo utiliza su propio sistema de códigos de facturación personalizados. Puede crear un nuevo grupo para el PDF configurable llamado "Grupo de facturación 1" para almacenar sus códigos. A continuación, puede crear nuevos elementos en el grupo para representar sus códigos de factura. Por ejemplo, "Código de factura A", "Código de factura B", "Código de factura C", etc. Una vez que se hayan creado el grupo y los códigos, puede aplicar el grupo al PDF configurable y asignar sus códigos de factura personalizados a las partidas individuales de la factura.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel 'Admin' en la herramienta de Contratos de Clientes del proyecto.
- Para ver un PDF configurable en un contrato de cliente, permiso de 'Sólo lectura' en la herramienta de Contratos de Cliente
- Información adicional:
- Puede exportar una copia en PDF de la ficha PDF configurable para compartirla con el CG. Consulte Exportar un PDF configurable de una factura de CG/cliente desde la herramienta de contratos de clientes.
- Puede enviar por correo electrónico la pestaña de detalles de una factura. Para obtener más información, consulte Enviar por correo electrónico una factura de CP/cliente desde la herramienta de facturación progresiva.
Requisitos
- Cree un contrato de cliente. Consulte Crear contratos de clientes.
- Añada las partidas SOV al contrato de cliente. Véase Actualizar la tabla de valores en un contrato de cliente.
- Confirme que todas las partes del contrato de cliente están de acuerdo antes de cambiar su estado a "Aprobado". Consulte Aprobar un contrato de cliente.
- Añada una factura de CG/Cliente al contrato de cliente. Consulte Crear una factura de CG/Cliente para un contrato de cliente.
Pasos
Gestionar grupos personalizados
En estos pasos se muestra cómo ir a la ventana Gestionar grupos personalizados.
- Acceda a la herramienta Client Contracts del proyecto.
- Localice el contrato de cliente asociado a la factura de GC/Cliente que contiene el PDF configurable. A continuación, haga clic en el enlace Número .
- Haga clic en la pestaña Facturas.
- Busque la factura que desea personalizar en la lista. A continuación, haga clic en Ver.
- Haga clic en la pestaña PDF Configurable.
- Abra la lista desplegable Añadir grupo.
- Seleccione alguno de los grupos predeterminados de la lista.
- Opcional: Haga clic en Gestionar grupos personalizados.
- En la ventana Gestionar grupos personalizados, continúe con:
- Añadir nuevo grupo al menú Añadir grupo
- Añadir elementos a un grupo
Añadir nuevo grupo al menú Añadir grupo
Estos pasos le muestran cómo crear un grupo personalizado para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Añadir grupo" en la pestaña PDF configurable.
- En la ventana Gestionar grupos personalizados, haga clic en Añadir grupo.
- Escriba una etiqueta para el grupo en la casilla Introduzca el nombre del grupo. A continuación, pulse ENTER. Añada tantos grupos como desee.
Nota
- Después de pulsar Intro, el sistema guarda automáticamente el nombre del grupo y lo añade en la lista desplegable Añadir grupo en la pestaña PDF configurable.
- Para eliminar un grupo, haga clic en la (x) junto al nombre del grupo para eliminar permanentemente el grupo y cualquier elemento asociado con el grupo seleccionado.
- Continúe con el siguiente paso.
Añadir elementos a un grupo
Estos pasos muestran cómo añadir códigos de factura a un grupo personalizado.
- En la ventana Añadir grupo personalizado, busque el grupo al que desee añadir códigos de facturación.
- Haga clic en Añadir elemento.
- En la casilla Introduzca el nombre del artículo, escriba una etiqueta para el código. A continuación, pulse ENTER.
Nota
- Añada tantos elementos como desee a cada grupo.
- Haga clic en el botón Guardar.
Aparecerá un banner VERDE "Grupos guardados" en la parte inferior de la página. - Continúe con el siguiente paso.
Asignar las partidas de la factura a un elemento de un grupo
Una vez que haya creado los grupos y elementos que desea utilizar para la factura, puede organizar las partidas para que aparezcan como desee.
- Haga clic en la pestaña PDF configurable.
- Marque las partidas de la factura que desea asignar a un elemento personalizado.
Nota: Esta acción cambia la etiqueta en la lista desplegable "Añadir grupo" a "Editar". - En la lista desplegable Editar , seleccione el grupo que contiene los artículos personalizados que desea asignar a las partidas de su factura.
- Haga clic en Guardar.
Sugerencias
- Cualquier partida de la factura que no esté asignada a un elemento personalizado en un grupo aparecerá en una sección titulada "[Nombre del grupo de facturación]" sin especificar. No hay ninguna opción para eliminar esa convención de nomenclatura.
- Si no desea que aparezca el "[Nombre del grupo de facturación] sin especificar" en la factura, se recomienda añadir un elemento denominado "Ninguno" u "Otro" (o un término de su elección) al grupo. A continuación, asigne las partidas de la factura a ese elemento en el grupo.