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Instantáneas de presupuesto y previsión: Guía del usuario

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Tabla de contenido

Resumen

Consideraciones

Características clave

Gestionar acceso

Crear una instantánea

Crear una instantánea desde la pestaña Presupuesto

Los usuarios pueden crear una instantánea del estado del proyecto o una instantánea ad hoc desde la pestaña Presupuesto. Solo se guardan las instantáneas del estado del proyecto.

 ¿Sabías que?

Ahora puede editar el nombre, el tipo y la descripción de una instantánea directamente desde el banner del presupuesto sin necesidad de eliminarla y volver a crearla. Para más información , consulte Editar una instantánea de Presupuesto.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto.

  3. Haga clic en + Crear y seleccione instantánea.
    Esto abre la ventana Crear instantánea.
    Crear instantánea de estado del proyecto

  4. En el modal Crear instantánea , configure lo siguiente:

    • Tipo de instantánea. Seleccione una de las siguientes opciones:

      • Estado del proyecto. Elija esta opción para los informes oficiales, como un informe mensual que necesita revisión.

      • ad hoc Elija esta opción para una instantánea simple.

    • Nombre Introduzca un nombre para la instantánea.

    • Estado. Seleccione un estado en la lista desplegable.
      Nota: De forma predeterminado , se selecciona el estado predeterminado.

    • Ver. Seleccione una vista de presupuesto para la instantánea.

    • Función beta Punto. Busque o seleccione un período financiero abierto en la lista desplegable.
      Nota: El campo Período solo está disponible cuando los períodos financieros están habilitados.

    • Descripción. Introduzca una descripción de la instantánea.

  5. Haga clic en Crear.
    Cuando se completa, el banner instantánea creada aparece en la parte superior de la página.
    Ver datos de instantánea

  6. Función beta (Opcional para las instantáneas de estado del proyecto) Si el período seleccionado ya está asignado a otra instantánea, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación:

    1. Haga clic en Reasignar período para confirmar.
      Nota: Esto transfiere el período financiero a su nueva instantánea y convierte la instantánea asignada anteriormente en una instantánea ad hoc.

Crear una instantánea desde la pestaña Previsión

Los usuarios pueden crear una instantánea ad hoc desde la pestaña Previsión.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Previsión.

  3. Haga clic en Crear instantánea.
    Esto abre la ventana Crear instantánea.
    Crear instantánea ad hoc de previsión

  4. Introduzca la información de la instantánea:

    • Nombre Introduzca un nombre para la instantánea.

    • Ver. Seleccione una vista de presupuesto para la instantánea.

    • Descripción. Introduzca una descripción de la instantánea.

  5. Haga clic en Crear.
    Cuando se completa, el banner instantánea creada aparece en la parte superior de la página.

Ver una instantánea

Hay diferentes formas de ver instantáneas en la herramienta Presupuesto. 

Ver una instantánea del estado del proyecto desde la pestaña Instantáneas del estado del proyecto

Cualquier usuario puede ver una pestaña de instantánea del estado del proyecto desde esta pestaña. Las instantáneas ad-hoc no se guardan ni aparecen en esta pestaña. 

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto. 
  3. En la columna Nombre , haga clic en la instantánea para abrirla. 
  4. El sistema abre la instantánea en el navegador web. Aparece un banner Visualizando desde instantánea. 

    viewing-from-snapshot-callout.png
     
  5. Haga clic en el botón Ver datos actuales para volver a los datos del presupuesto actual del proyecto.

Ver una instantánea del estado del proyecto desde la pestaña Instantáneas del estado del proyecto

Cualquier usuario puede ver una pestaña de instantánea del estado del proyecto desde esta pestaña. Las instantáneas ad-hoc no se guardan ni aparecen en esta pestaña. 

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto. 
  3. En la columna Nombre , haga clic en la instantánea para abrirla. 
  4. El sistema abre la instantánea en el navegador web. Aparece un banner Visualizando desde instantánea. 

    viewing-from-snapshot-callout.png
     
  5. Haga clic en el botón Ver datos actuales para volver a los datos del presupuesto actual de su proyecto. 

Ver instantáneas de estado del proyecto como creador de instantánea

Los creadores de instantánea también pueden ver una instantánea inmediatamente después de crearla. 

  1. Complete los pasos descritos en Crear una instantánea de presupuesto. 
    Cuando se guarda, se muestra el banner instantánea creada.

    view-snapshot-data.png
     
  2. Haga clic en Ver datos de instantánea. 
  3. La etiqueta del banner cambia a Visualización desde instantánea. 
  4. Revise la instantánea según sea necesario. 
  5. Haga clic en el botón Ver datos actuales para volver a los datos del presupuesto actual de su proyecto. 

Ver una instantánea ad-hoc como creador de instantáneas

Las instantáneas ad hoc solo se pueden ver después de su creación. Solo se guardan las instantáneas del estado del proyecto. 

  1. Complete los pasos para una instantánea ad-hoc en Crear una instantánea de presupuesto. 
    Cuando se guarda, se muestra el banner instantánea creada. 

    ad-hoc-snapshot-created.png
     
  2. Haga clic en Ver datos de instantánea.
  3. (Opcional) Consulte Exportar una instantánea de presupuesto si desea guardarla. 
     Importante
    Las instantáneas ad-hoc no se guardan después de la sesión actual. Debe exportarlo si desea verlo más tarde. 
  4. Haga clic en el botón Ver datos actuales para volver a los datos del presupuesto actual de su proyecto. 

Configurar columnas

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto.
  3. Haga clic en Configurar columnas.
    Esto abre el panel Configuración de la tabla. 
    pss-configure-columns.png
  4. En Configurar columnas, tiene estas opciones para cada columna disponible:
    • Mostrar columnas. Mueva el interruptor hacia la derecha. La configuración predeterminada del sistema es mostrar todas las columnas disponibles. 
    • Ocultar columnas. Mueva el interruptor hacia la izquierda. 
  5.  Cuando termine, haga clic en el icono Cerrar (x) en el panel. 

Aplicar una vista de presupuesto

Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto. A continuación, haga clic en la pestaña Presupuesto, Detalles del presupuesto o Estado de la instantánea del proyecto y seleccione una opción en el menú desplegable Ver. Para añadir vistas a este menú, consulte Asignar una vista de presupuesto a un proyecto.

Menú Ver de la pestaña Presupuesto

 Nota

Ver una instantánea del presupuesto

Analizar varianza

Analizar desviación de partida en la pestaña Presupuesto

 En versión beta
Hay disponible una tabla de presupuesto mejorada para analizar la desviación de las partida entre instantáneas del presupuesto. Véase Analizar desviación de partida entre instantáneas de presupuesto (Beta).

Esta acción analiza la desviación comparando una instantánea con el presupuesto activo.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto y seleccione una vista de presupuesto estándar o personalizada en el menú Ver.

  3. Haga clic en Analizar desviación.
    Esto abre la ventana Seleccionar columnas de comparación para analizar la varianza.

  4. En el menú instantánea de comparación , seleccione la instantánea para compararla con los datos de su presupuesto.

  5. En Columnas para mostrar, elija una (1) opción:

    • Columna de comparación y columna de desviación. Muestra ambos valores.

    • Solo columna de comparación. Muestra el valor de la instantánea de comparación.

    • Solo columna de desviación. Muestra la desviación entre la instantánea de comparación y el presupuesto activo.

  6. En Columnas de comparación, marque una o más casillas de verificación para seleccionar las columnas para analizar la desviación.

    Seleccionar columnas de comparación para analizar la varianza

  7. Haga clic en Guardar.
    Procore analiza el presupuesto actual y la instantánea en busca de desviaciones.

    Ejemplo

    Este ejemplo muestra la opción Columna de comparación y Columna de desviación utilizando el coste estimado hasta finalización como columna de comparación. La etiqueta de la columna azul muestra los datos de la instantánea. La columna etiquetada como Desviación muestra la diferencia entre la instantánea y su presupuesto.

    Analizar instantánea de estado del proyecto de desviación

Analizar la desviación agregada entre instantáneas en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto

Esta acción analiza la desviación agregada entre dos instantáneas.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas del estado del proyecto y seleccione una vista de presupuesto estándar o personalizada en el menú Ver.

  3. Haga clic en el nombre de la instantánea para abrirla.

  4. En una columna donde esté disponible, haga clic en el icono Desviación.
    Esto expande la columna para mostrar Actual, Anterior y Desviación entre las dos instantáneas.

    Ejemplo

    Este ejemplo muestra las columnas Actual, Anterior y Desviación que aparecen al hacer clic en el icono Desviación de una columna.

    Icono de desviación de Pss

Exportar una instantánea

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto. 
  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto o Previsión.
  3. Crear o ver una instantánea.
     Nota
    Las instantáneas ad hoc y del estado del proyecto están disponibles para la pestaña Presupuesto.  Solo las instantáneas ad hoc están disponibles para la pestaña Previsión.  
  4. (Opcional) Elija la vista de presupuesto y aplique las opciones de filtrado o agrupación a la instantánea.
  5. Haga clic en Exportar. 
     export-budget-forecast-snapshot.png
     Nota
    Dado que CSV es un formato de archivo plano, las opciones de agrupación aplicadas no se incluyen en las exportaciones a CSV. 
  6. Elija una de estas opciones del menú:
    • CSV. Esto descarga un archivo CSV en la ubicación configurada en su navegador web. 
    • PDF  Esto abre una versión PDF del archivo en una nueva ventana del navegador. Para descargarlo, use las opciones disponibles en el lector de PDF de su navegador web. 

Exportar una lista de instantáneas

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto.

    export-project-status-snapshots.png
     
  3. Modifique la tabla de datos según sea necesario. Sus opciones son:
  4. Haga clic en Exportar y elija CSV en el menú. 
    Esto descarga un archivo CSV en la ubicación configurada en su navegador web. 

Ver instantáneas

  1. Vaya a la herramienta Instantáneas del estado del proyecto de nivel de empresa.

  2. Busque una instantánea en la lista.
    Nota: Si desea ver la instantánea, haga clic en el botón Abrir Ícono Abrir en una nueva pestaña en la columna Proyecto.

     Importante
    Para ver instantáneas del estado de los proyectos en proyectos específicos de Procore y sus propias instantáneas ad hoc, otorgue a los usuarios acceso a las herramientas de Presupuesto dentro de esos proyectos.

    Instantáneas del estado del proyecto

  3. Para filtrar la vista de lista, haga clic en Filtros.
    Esto abre el panel Filtros.
    Filtros Pss

  4. Establezca los filtros disponibles para centrarse en las instantáneas que desea ver. Las opciones de filtro son:

    • Creado por. Elija uno o más creadores de instantáneas.

    • Creado el. Establezca un período de tiempo utilizando el calendario.

    • proyecto. Seleccione proyectos específicos para ver sus instantáneas.

    • Región. Elija una región del proyecto.

    • etapa. Elija una etapa del proyecto.

Configurar columnas

  1. Vaya a la herramienta Instantáneas del estado del proyecto de nivel de empresa. 
  2. Haga clic en Configurar columnas.
    Esto abre el panel Configuración de la tabla. 

    pss-tool-configure-columns.png
     
  3. En Configurar columnas, tiene estas opciones para cada columna disponible:
    • Mostrar columnas. Mueva el interruptor hacia la derecha. La configuración predeterminada del sistema es mostrar todas las columnas disponibles. 
    • Ocultar columnas. Mueva el interruptor hacia la izquierda. 
  4.  Cuando termine, haga clic en el icono Cerrar (x) en el panel. 

Aplicar filtros

  1. Vaya a la herramienta Instantáneas del estado del proyecto de nivel de empresa. 
  2. Seleccione una vista de presupuesto de la lista Vista.
  3. Haga clic en Filtros.
    Esto abre el panel Filtros. 

    pss-filters.png
     
  4. Establezca los filtros disponibles para centrarse en las instantáneas que desea ver. Las opciones son:  
    • Creado por. Elija uno o más creadores de instantáneas. 
    • Creado el. Establezca un período de tiempo utilizando el calendario. 
    • proyecto Seleccione proyectos específicos para ver sus instantáneas. 
    • Región. Elija una región del proyecto.
    • etapa Elija una etapa del proyecto. 
    • oficina. Seleccione una oficina.
    • Departamento. Elija un departamento.
    • programa Seleccione un programa. 

Cambiar estado de instantánea

Cambiar estado desde la pestaña Presupuesto en la herramienta Presupuesto

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto.

  2. En la pestaña Presupuesto , seleccione la instantánea deseada de la lista desplegable .

  3. Haga clic en Editar en la barra de herramientas superior derecha de la vista de presupuesto.

  4. En el modal Editar instantánea , haga clic en la lista desplegable Estado y seleccione un estado personalizado.

  5. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

Cambiar estado desde la pestaña Instantáneas de estado del proyecto en la herramienta Presupuesto

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto de nivel de proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto.

  3. Busque la instantánea deseada en la tabla.

  4. Haga clic en la celda Estado de la instantánea y seleccione un estado personalizado.

Cambiar estado desde la herramienta Instantáneas de estado del proyecto

  1. Vaya a la herramienta Instantáneas del estado del proyecto de nivel de empresa.

  2. Busque la instantánea deseada en la tabla.

  3. Haga clic en la celda Estado de la instantánea y seleccione un estado personalizado.
    Instantáneas del estado del proyecto

Analizar varianza

Analizar desviación de partida en la pestaña Presupuesto

 En versión beta
Hay disponible una tabla de presupuesto mejorada para analizar la desviación de las partida entre instantáneas del presupuesto. Véase Analizar desviación de partida entre instantáneas de presupuesto (Beta).

Esta acción analiza la desviación comparando una instantánea con el presupuesto activo.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto y seleccione una vista de presupuesto estándar o personalizada en el menú Ver.

  3. Haga clic en Analizar desviación.
    Esto abre la ventana Seleccionar columnas de comparación para analizar la varianza.

  4. En el menú instantánea de comparación , seleccione la instantánea para compararla con los datos de su presupuesto.

  5. En Columnas para mostrar, elija una (1) opción:

    • Columna de comparación y columna de desviación. Muestra ambos valores.

    • Solo columna de comparación. Muestra el valor de la instantánea de comparación.

    • Solo columna de desviación. Muestra la desviación entre la instantánea de comparación y el presupuesto activo.

  6. En Columnas de comparación, marque una o más casillas de verificación para seleccionar las columnas para analizar la desviación.

    Seleccionar columnas de comparación para analizar la varianza

  7. Haga clic en Guardar.
    Procore analiza el presupuesto actual y la instantánea en busca de desviaciones.

    Ejemplo

    Este ejemplo muestra la opción Columna de comparación y Columna de desviación utilizando el coste estimado hasta finalización como columna de comparación. La etiqueta de la columna azul muestra los datos de la instantánea. La columna etiquetada como Desviación muestra la diferencia entre la instantánea y su presupuesto.

    Analizar instantánea de estado del proyecto de desviación

Analizar la desviación agregada entre instantáneas en la pestaña Instantáneas de estado del proyecto

Esta acción analiza la desviación agregada entre dos instantáneas.

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

  2. Haga clic en la pestaña Instantáneas del estado del proyecto y seleccione una vista de presupuesto estándar o personalizada en el menú Ver.

  3. Haga clic en el nombre de la instantánea para abrirla.

  4. En una columna donde esté disponible, haga clic en el icono Desviación.
    Esto expande la columna para mostrar Actual, Anterior y Desviación entre las dos instantáneas.

    Ejemplo

    Este ejemplo muestra las columnas Actual, Anterior y Desviación que aparecen al hacer clic en el icono Desviación de una columna.

    Icono de desviación de Pss

Exportar una lista de instantáneas

  1. Vaya a la herramienta Instantáneas del estado del proyecto de nivel de empresa. 
    project-status-snapshots.png
  2. Haga clic en el menú Exportar y elija CSV. 
    Esto descarga un archivo CSV en la ubicación configurada para su navegador web.

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