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Procore

Preparar usuarios y proveedores para la importación a la aplicación de Procore Imports

Objetivo

Dar formato correctamente a los usuarios y proveedores para importarlos a la aplicación Procore Imports.

Contexto

Puede utilizar la aplicación Procore Imports para importar automáticamente una lista de usuarios o proveedores a la herramienta Directorio de su empresa o proyecto. Esto añadirá tantos contactos de usuarios o proveedores a su empresa como necesite sin tener que añadir manualmente cada uno en Procore.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • Permisos de nivel "Administrador" en el Directorio de empresa.
      Nota: No se admiten permisos pormenorizados en la aplicación Procore Imports.

Vídeos

Pasos

Descargue la plantilla de importación de usuarios o proveedores

  1. Elija entre las siguientes opciones:
    • Descargue la plantilla de importación de usuarios: import-users.xlsx
      Nota: En Procore, un "usuario" es una persona individual que iniciará sesión en Procore, como su empleado o un empleado de otra empresa que accederá al proyecto.
    • Descargue la plantilla de importación de proveedores: import-vendors.xlsx
      Nota: En Procore, un "proveedor" es otra empresa o entidad con la que su empresa interactúa durante un proyecto.

Dar formato a la plantilla de importación de usuarios

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Datos de fila requeridos:
      • Cada fila de la tabla corresponde a un usuario individual.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un registro de contacto (también conocido como usuario). Como mínimo, cada registro requiere un valor para Nombre, ApellidosDirección de correo electrónico y Plantilla de permisos. Los encabezados de las columnas de los campos obligatorios tienen un fondo ROJO. Todas las demás columnas y celdas de una fila pueden dejarse en blanco.
      • ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que se pueden importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
    • Datos obligatorios de la columna.
      La primera fila de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de contactos de su empresa en Procore.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Notas:
    • Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
    • Si se extraen los datos de origen del usuario de una hoja de cálculo diferente, siempre se DEBEN separar el nombre y apellidos del usuario en celdas diferentes. Para saber cómo hacer esto antes de añadir los datos a la plantilla, consulte este artículo en el sitio de soporte de Microsoft Office para obtener ayuda: Dividir texto en diferentes celdas.
      • *Nombre. Introduzca el nombre del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., Juan).
        ¡Importante!  Los nombres de pila distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • *Apellidos. Introduzca los apellidos del usuario exactamente como desea que aparezcan en la herramienta Directorio (p. ej., García Zapata).
        ¡Importante! En los apellidos se deben respetar las mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • *Dirección de correo electrónico: introduzca la dirección de correo electrónico completa del usuario (p. ej., jsmith@example.com)
        ¡Importante! La dirección de correo electrónico debe ser única para cada individuo. También se utiliza como identificador único para el perfil del usuario.
      • *Plantilla de permisos. introduzca el nombre de la plantilla de permisos del proyecto que se aplicará a cada registro de usuario. Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.
      • Empresa. introduzca el nombre del proveedor o empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. En Procore, los nombres de las empresas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
        ¡Importante!  Si el proveedor/empresa ya existe en la herramienta Directorio, introduzca el nombre exactamente como aparece en el Directorio para evitar crear un duplicado. Consulte Añadir empresa al directorio de empresa.
      • Es empleado. Si el usuario es un empleado de su empresa, seleccione . Si el usuario es empleado de un subcontratista, proveedor o vendedor, seleccione No
      • ID de empleado. si seleccionó en el campo Es empleado, tiene la opción de introducir el ID de empleado. Si seleccionó No en el campo Es empleado, deje este campo en blanco.
        Nota: Si intenta introducir un ID de empleado sin seleccionar Sí en el campo Es empleado, la validación de datos en la hoja de cálculo resaltará el error en ROJO claro. 
      • Cargo. Introduzca el cargo del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Puede introducir hasta 255 caracteres alfanuméricos. 
      • Dirección. Introduzca la dirección del usuario (p. ej., la dirección de la empresa o de correo) exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio.  
      • Ciudad. Introduzca el nombre completo de la ciudad para la dirección del usuario (p. ej., Madrid)
      • Estado. Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (p. ej., CA). Consulte Abreviaturas de estados de los EE. UU.. Si introduce una abreviatura del estado, se le pedirá que introduzca un Nombre de país
      • Código postal. Introduzca el código postal.
        Sugerencia: Si Microsoft Excel elimina los ceros a la izquierda en el código, haga clic con el botón derecho en la celda (o rango de celdas) y elija "Formato de celdas" en el menú contextual. A continuación, en "Número", haga clic en "Especial". A continuación, aplique el formato "Código postal" o "Código postal + 4". Para obtener más detalles, visite el sitio web de Microsoft Office para obtener instrucciones: Visualización de números como códigos postales.   
      • País. Escriba el nombre completo del país.
        ¡Importante! NO utilice abreviaturas (como en el caso de Estados Unidos o Canadá). Siempre DEBE escribir el nombre completo del país.
      • Teléfono del trabajo: introduzca el número de teléfono del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Extensión del teléfono del trabajo. Introduzca la extensión del número de teléfono del trabajo del usuario.
      • Número de fax: introduzca el número de fax del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0106). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Teléfono móvil: introduzca el número de teléfono móvil del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0107). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Notas. Añada hasta 255 caracteres alfanuméricos.
        Nota: Las notas que introduzca aquí completan el campo "Etiquetas/Palabras clave" en el perfil de la persona. Posteriormente, los usuarios pueden buscar coincidencias en el campo de notas utilizando diferentes herramientas de Procore: Buscar y filtrar en el directorio de empresa, Buscar y filtrar en el directorio del proyecto y Buscar e invitar a licitantes.
      • Clasificación de trabajo. Introduzca la clasificación de trabajo del usuario. La entrada debe coincidir con la lista "Clasificaciones" en la herramienta Administrador de la empresa (consulte Añadir clasificación). Las clasificaciones también interactúan con la herramienta Hojas de horas de nivel de proyecto. Consulte Habilitar clasificaciones
      • Plantilla de permisos de la empresa: Introduzca el nombre de la plantilla de permisos de la empresa que se aplicará a cada registro de usuario. Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Crear una plantilla de permisos de la empresa.
  3. Responda a las alertas de validación de datos
    Si su introducción de datos NO cumple con los criterios de importación de Procore, la celda no válida se resaltará en rojo.

Dar formato a la plantilla de importación de proveedores

  1. Tenga en cuenta las consideraciones siguientes al rellenar la plantilla.
    • Datos requeridos de la fila.
      ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que se pueden importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
      • Cada fila requiere un valor en la columna Nombre para crear el registro de la empresa. Otros valores de la misma fila pueden estar en blanco.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un proveedor individual.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
    • Datos de columna obligatorios:
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su empresa en Procore.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
    • *Nombre. Introduzca el nombre del proveedor o la empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. En los nombres de empresa, se distingue entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa, tenga en cuenta que su entrada está sincronizada con un sistema ERP integrado que impone límites de caracteres a los nombres de proyectos importados. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de la empresa" en la herramienta Directorio?
      ¡Importante!  Para evitar crear una entrada duplicada al importar entradas a un directorio con registros existentes:
    • Tipo de entidad. Seleccione ABN (número comercial australiano) o EIN (ID de empresa) en la lista desplegable. A continuación, introduzca el número de identificación de la entidad en el campo ID de entidad 
    • ID de entidad. si selecciona una opción de la lista Tipo de entidad, debe introducir el número correspondiente aquí. Consulte Número comercial australiano (ABN) o ID de empresa.
    • Dirección. Introduzca la calle o la dirección postal del proveedor/empresa.
    • Ciudad. introduzca el nombre completo de la ciudad (p. ej., San Diego, Seattle, Westchester). 
    • Estado. Introduzca la abreviatura de dos letras del estado o territorio (p. ej., CA, WA, NY). Consulte Abreviaturas de estados de EE. UU.
    • Código postal. introduzca el código postal de la empresa.
      Sugerencia: Si un código postal contiene un cero a la izquierda (p. ej., 92129, 98122, 10503), hay un problema conocido en Microsoft Excel relacionado con la visualización de números. Consulte el sitio web de Microsoft Office para obtener más detalles. Visualización de números como códigos postales.   
    • País. Introduzca el nombre completo del país de la dirección de la empresa (p. ej., Estados Unidos o Canadá).
    • Teléfono del trabajo: introduzca el número de empresa del proveedor/empresa con el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100). No use ESPACIOS ni paréntesis como separadores. 
    • Número de fax: introduzca el número del fax de empresa del proveedor/empresa con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0101). No use ESPACIOS ni paréntesis como separadores. 
    • Dirección de correo electrónico de la empresa: Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa del proveedor/empresa. Normalmente, es una dirección de correo electrónico de empresa general (por ejemplo, info@example.com). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
    • Dirección de correo electrónico del contacto principal. Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa para el contacto principal del proveedor/empresa. Normalmente, esta es la dirección de correo electrónico de una persona (p. ej.,jsmith@example.com). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
      ¡Importante! El contacto principal debe ser una dirección de correo electrónico y el usuario asociado con la dirección de correo electrónico debe tener un registro en la herramienta Directorio.
    • Dirección de correo electrónico del licitante invitado predeterminado.  Introduzca la dirección de correo electrónico del licitante predeterminado para esa empresa. Si hay varios licitantes, use el símbolo de la barra vertical (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado de este símbolo (p. ej., jsmith@example.com  | mjones@example.com).
    • Nombre de DBA. Introduzca el nombre comercial.
    • Sitio web. Introduzca el sitio web del proveedor o empresa.
    • Especialidades. Introduzca la especialidad del proveedor/empresa (p. ej., hormigón o mampostería). Si hay varias especialidades, use el símbolo de barra vertical (|) como separador e incluya un solo espacio a cada lado de la barra (por ejemplo, Hormigón | Mampostería).
      Notas:
      • Para escribir el símbolo de barra vertical (|), mantenga pulsada la tecla MAYÚS del teclado y pulse la tecla de la barra invertida (\). En la mayoría de los teclados españoles, la tecla \ está encima de la tecla tabulador. Sin embargo, su teclado puede ser diferente. 
      • Las especialidades le permiten filtrar registros en el Directorio del proyecto. Consulte Añadir o eliminar especialidades. También permiten crear rápidamente listas de licitantes con la herramienta Licitación de Procore. Consulte Exportar una lista de licitantes de un paquete de licitación a un PDF o CSV
    • Consideraciones sobre el tipo de empresa:
      Nota: Si las regulaciones locales, federales o estatales restringen la recopilación de estos datos para su organización, debe dejar esta celda en blanco.
      • Licitante autorizado. Seleccione "Sí" para indicar si el proveedor está autorizado a ofertar en todos los proyectos de su empresa (si está importando en el nivel de empresa) o un proyecto específico (si está importando en el nivel de proyecto). Seleccione "No" para indicar que el proveedor no es un licitante autorizado. 
      • Miembro sindical. seleccione "Sí" o "No" para indicar si el proveedor es miembro de un sindicato. 
      • Salario prevalente. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a determinaciones generales de salario prevalente. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está sujeta a ellas.
      • Pequeña empresa:  Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como Pequeña empresa. Seleccione "No" para indicar que no lo está. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de afroamericanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., una empresa afroamericana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de asiáticos americanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa asiático-americana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No".
      • Empresa propiedad de hispanos.  Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como una empresa de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa hispana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de nativos americanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa de nativos americanos). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de mujeres. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa propiedad de mujeres). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de colectivos discriminados. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa de colectivos discriminados). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa históricamente infrautilizada. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa históricamente infrautilizada). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de minorías. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como empresa propiedad de minorías. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (por ejemplo, una pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • 8a Empresa comercial. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (por ejemplo, un negocio en desventaja social o económica según el programa 8a). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Acción afirmativa. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a una acción afirmativa al realizar una oferta. Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está sujeto a una acción afirmativa. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa certificada. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está registrada en el Programa de empresas comerciales certificadas (CBE) del Departamento de desarrollo de pequeños negocios locales (DSLBD). Seleccione "No" para indicar que la empresa no es una empresa de distrito (p. ej., Washington D. C.).
      • Precalificado. Seleccione "Sí" si el contratista está en la lista de contratistas precalificados correspondiente al estado en el que realizará sus actividades comerciales. Seleccione "No" si el contratista no está en la lista. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Número de licencia. Introduzca la licencia de contratistas estatales de la empresa. 
      • Etiquetas/Palabras clave. Introduzca aquí las etiquetas de palabras clave del proveedor. Separe las entradas con una coma (,). Puede introducir hasta 255 caracteres. 
    • Códigos de coste.
      ¡Importante!  Si su empresa está utilizando la herramienta Integraciones ERP, los códigos de coste de su empresa y el proyecto siempre se deben añadir, importar o sincronizar antes de intentar importar proveedores. Consulte Añadir y editar códigos de coste de proyectoSolicitar importación de códigos de coste o Configurar preferencias de códigos de coste para Integraciones ERP.
      • Si su empresa está utilizando la herramienta Integraciones ERP, los códigos de coste introducidos en la plantilla de importación deben coincidir exactamente con los códigos de coste existentes en el proyecto.
      • Si desea asociar varios códigos con la empresa, separe cada código con el símbolo de barra vertical (|) y asegúrese de incluir un solo espacio a cada lado de la barra vertical (p. ej., 03-050 | 03-100). Consulte Editar y añadir códigos de coste y descripciones.
      • Si su empresa está utilizando una lista de códigos de coste estándar, introduzca los códigos de división y de coste correspondientes. Por ejemplo, si tiene una estructura de código de coste de dos niveles, deberá introducir el código de división y el código de coste (p. ej., 03-050). Para una estructura de código de coste de tres niveles, es posible que deba introducir la División, División 1 y el Código de coste (p. ej., 03-10-050). 
    • ID. Este campo es para el ID único de Procore previamente designado de un proveedor que solo se completará cuando exporte la lista de proveedores de su directorio.

Siguientes pasos