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Procore

Preparar submittals para importarlos en la aplicación Procore Imports

Objetivo

Importar submittals a su herramienta Submittals con Procore Imports.

Contexto

Con la aplicación Procore Imports puede autoimportar los submittals de forma masiva a la herramienta Submittals del proyecto. Esto añadirá tantos submittals al proyecto como necesite sin tener que añadir manualmente cada submittal en Procore.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
      Nota: No se admiten permisos pormenorizados en la aplicación Procore Imports.
  • Información adicional:
    • Esta importación solo puede utilizarse para añadir submittals. Su importación no editará ni eliminará ningún submittal existente en el proyecto.

Vídeo

Requisitos

Antes de enviar sus datos de importación a Procore, complete estos requisitos:

Pasos

Descargar plantilla de importación de submittals

  1. Descargue la plantilla de importación de submittals: import-submittals.xlsx

Dar formato a la plantilla de importación de submittals

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Formatos de fecha
      • Todas las fechas se deben introducir usando el formato de fecha DD/MM/AAAA.
    • Direcciones de correo electrónico (gestor de submittals)
      • Las direcciones de correo electrónico de los usuarios deben figurar en el Directorio del proyecto para que se puedan importar. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico en la plantilla de importación sea exactamente como se introdujo en el Directorio del proyecto.
    • Campos obligatorios
      • Gestor de submittals y número de submittal
  2. Complete la plantilla de importación.
    Notas:
    • Si desea importar submittals SIN añadirlos a un paquete, deje las celdas A-D en blanco.
    • Si desea importar submittals con secciones de especificaciones, introduzca las secciones de especificaciones existentes en las columnas Número de sección de especificaciones de submittal y Descripción de la sección de especificaciones de submittal.
Información del paquete de submittals

Para los submittals que desee en un paquete, incluya la siguiente información:

  • Título del paquete
    Para crear un submittal en un paquete, introduzca aquí el título del paquete exactamente como aparece en la herramienta Submittals. Para incluir varios submittals en un paquete, repita la entrada del título del paquete en cada entrada de submittal.
  • Número de sección de especificaciones del paquete
    Introduzca el número de sección de especificaciones para el paquete de submittals exactamente como aparece en Especificaciones o en la herramienta Administrador. 
    Nota: Si la columna de Microsoft Excel NO le permite añadir un cero a la izquierda, seleccione la columna completa, elija Formato > Celdas y luego cree un formato de número "personalizado" que coincida con la convención de numeración de la sección de especificaciones en la pestaña Número. Consulte Crear o eliminar formato de número personalizado en Excel.
  • Descripción de la sección de especificaciones del paquete
    Introduzca la descripción de la sección de especificaciones exactamente como aparece en la herramienta Especificaciones.
  • Número de paquete
    Introduzca el número del paquete de submittals exactamente como aparece en la herramienta Submittals. Se permiten números de paquete duplicados. El valor introducido en este campo debe tener menos de 255 caracteres. 
Información de submittal

Para submittals concretos, incluya la siguiente información:

  • Título de submittal
    Introduzca un título de submittal. Puede introducir el mismo título para múltiples submittals. Para crear el submittal en un paquete, la fila debe incluir un título del paquete, un número de sección de especificaciones y una descripción de la sección de especificaciones del paquete.
  • Número de sección de especificaciones de submittal
    Introduzca el número de sección de especificaciones para el submittal exactamente como aparece en Especificaciones o en la herramienta Administrador.
    ¡Importante! El número de la sección de especificaciones se debe introducir exactamente como aparece en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
  • Descripción de la sección de especificaciones de submittal
    Introduzca la descripción de la sección de especificaciones para el submittal. Este es un campo de texto abierto.
    Nota: Si el número de sección de especificaciones especificado en la columna anterior coincide exactamente con una sección de especificaciones existente en la herramienta Especificaciones del proyecto, la Descripción de la sección de especificaciones que está presente en la herramienta Especificaciones tendrá prioridad sobre su entrada en esta hoja de cálculo.
  • Número de submittal*
    Introduzca el número de submittal. Se permiten números duplicados (es decir, más de un submittal puede tener el mismo número). Este es un campo obligatorio.
    Nota: No incluya números de revisión.
  • Descripción
    Introduzca una descripción para el submittal. Este es un campo de texto abierto. Se permiten descripciones de submittal duplicadas (es decir, más de un submittal puede tener la misma descripción).
  • Gestor de submittals*
    Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario de Procore que desea designar como gestor de submittals. En Procore, un gestor de submittals es la persona responsable de supervisar un submittal a lo largo de su ciclo de vida.
    Nota: Los usuarios añadidos a esta fila ya deben haberse añadido al directorio del proyecto con permisos de nivel estándar o superiores en la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Añadir una cuenta de usuario al directorio del proyecto.
    Importante La dirección de correo electrónico debe introducirse tal como figura en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
  • Estado de submittal
    Introduzca un estado para el submittal. Los estados predeterminados de Procore que están disponibles para asignar a un submittal incluyen: Abierto, Borrador y Cerrado. Para crear un estado personalizado, consulte Crear un estado de registro de submittals personalizado.
    ¡Importante! El estado se debe introducir exactamente como aparece en Procore o, de lo contrario, la importación fallará.
  • Tipo de submittal
    Introduzca el tipo de información asociada con el submittal. Las selecciones predeterminadas en Procore incluyen: DocumentoPlanosImpresionesInformación de productoManual de productoMuestraPlano de taller y Otros. Para crear un tipo personalizado, consulte Crear tipos de submittal personalizados.
    ¡Importante! El tipo se debe introducir exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Ubicación
    Introduzca la ubicación en la obra para el submittal. Puede ser una ubicación existente de la lista de ubicaciones o una ubicación por niveles. Consulte Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.
    ¡Importante! La ubicación se debe introducir exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.
  • Fecha de recepción
    Introduzca la fecha en que se recibió el submittal con el formato de fecha DD/MM/AAAA.
    Importante: Si introduce fechas con otro formato, como D/M/AAAA, la importación fallará.
    Nota: El "Formato de número" para las celdas de esta columna debe ser "Texto". Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de submittals.
  • Fecha de emisión
    IntrDD/MM/AAAAMM/DD/AAAA. 
    Importante: Si introduce fechas en otro formato, como D/M/AAAA, la importación fallará.
    Nota: El "Formato de número" para las celdas de esta columna debe ser "Texto". Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de submittals.
  • Enviar antes de
    Introduzca la fecha en que debe enviarse el submittal al equipo de diseño en el flujo de trabajo de submittal para su revisión utilizando el formato de fecha DD/MM/AAAA.
    ¡Importante! Si introduce fechas en otro formato como D/M/AAAA, la importación fallará.
    Nota: El "Formato de número" para las celdas de esta columna debe ser "Texto". Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de submittals.
  • Nombre del contratista responsable
    Introduzca el nombre de la empresa del contratista/subcontratista que es responsable de completar el trabajo especificado en el submittal.
    ¡Importante! El nombre de la empresa debe introducirse exactamente como aparece en Procore o la importación fallará.

Para los Cálculos de planificación para submittals, haga lo siguiente:

  • Si la función Cálculos de planificación para submittals está desactivada (esta es la configuración predeterminada), deje las columnas R, S, T y U en blanco.
    Nota: Si incluye información en cualquiera de estas columnas, la importación ignorará los datos porque la función está desactivada. Si habilita la función más adelante, deberá introducir manualmente esta información.
    O BIEN
  • Si ha habilitado la función de Cálculos de planificación para submittals en la herramienta Submittals (consulte Habilitar los cálculos de planificación para submittals), tiene la opción de incluir esta información:
    • Fecha en que se requiere en la obra
      Introduzca la fecha en la obra para el submittal con el formato de fecha DD/MM/AAAA.
      Importante: Si introduce fechas en otro formato como D/M/AAAA, la importación fallará.
      Nota: El "Formato de número" para las celdas de esta columna debe ser "Texto". Esta es la configuración predeterminada para esta columna en el archivo de plantilla de importación de submittals.
    • Plazo de entrega
      Introduzca un número de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el plazo de entrega del submittal. 
    • Tiempo de revisión de equipo de diseño
      Introduzca un número de días (p. ej., 15 o 30) para especificar el total de días asignados al equipo de diseño para revisar y aprobar el submittal. 
    • Tiempo de revisión interna
      Introduzca un número de días (por ejemplo, 15 o 30) para especificar el número total de días asignados al submittal para revisión interna.

Siguientes pasos

  1. Envíe una solicitud por correo electrónico a: imports@procore.com y añada el archivo XLSX completo como archivo adjunto.
    Nota: En la línea "Asunto" del correo electrónico, incluya el nombre y el ID del proyecto. Consulte ¿Cómo puedo encontrar el ID de proyecto?
    ¡Importante! No podrá deshacer la importación, por lo que es fundamental que los datos que envíe a Procore para la importación sean precisos.
  2. Después de que su punto de contacto de Procore le notifique que la importación ha finalizado, vaya a la herramienta Submittals para validar que los registros de submittal importados se muestren como se esperaba.