Crear un PDF configurable de una factura de promotor (heredada)
Objetivo
Crear un PDF personalizado para una factura de promotor utilizando las opciones de PDF configurables.
Contexto
Cuando se trabaja con una factura de promotor en Procore, la pestaña Detalles y la pestaña PDF configurable de la factura muestran sus partidas. La pestaña PDF configurable permite personalizar la forma en que se muestran las partidas en una factura de promotor. Con las funciones de esta pestaña, se pueden agrupar y resumir los datos de la factura de la manera que desee antes de presentársela al promotor al que está facturando.
En un PDF configurable, un grupo es un objeto que organiza las partidas de la factura juntas. En Procore, los grupos predeterminados que están disponibles en un PDF configurable son Subproyecto (si está habilitado), División, Código de coste y Tipo de coste. También puede crear grupos personalizados que contengan elementos personalizados para luego aplicar esos elementos personalizados al PDF.
Ejemplos
- Cómo organizar un PDF configurable usando un grupo predeterminado
Supongamos que su equipo creó diferentes trabajos secundarios en un proyecto de Procore para representar diferentes fases del proyecto. En este ejemplo, desea crear un PDF configurable que agrupe las partidas de la factura de promotor en la fase de proyecto adecuada. Suponiendo que haya creado los nombres de subtrabajos"Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3", puede elegir "Subtrabajo" en la lista desplegable "Añadir grupo" . A continuación, puede colocar todas las partidas que se han clasificado como "Fase 1", "Fase 2" y "Fase 3" en grupos separados. - Cómo organizar un PDF usando un grupo personalizado
Supongamos que su equipo utiliza su propio sistema de códigos de facturación personalizados. Puede crear un nuevo grupo para el PDF configurable llamado "Grupo de facturación 1" para almacenar sus códigos. A continuación, puede crear nuevos elementos en el grupo para representar sus códigos de factura. Por ejemplo, "Código de factura A", "Código de factura B", "Código de factura C", etc. Una vez que se hayan creado el grupo y los códigos, puede aplicar el grupo al PDF configurable y asignar sus códigos de factura personalizados a las partidas individuales de la factura.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
- Para ver un PDF configurable en un contrato principal, permisos de "Solo lectura" en la herramienta Contratos principales
- Información adicional:
- Puede exportar una copia en PDF de la pestaña PDF configurable para compartir con el promotor. Consulte Exportar un PDF configurable de una factura de promotor.
- Puede enviar por correo electrónico la pestaña Detalles de una factura. Para obtener más información, consulte Enviar factura de promotor por correo electrónico.
Requisitos
- Cree un contrato principal. Consulte Crear contratos principales.
- Añada las partidas del desglose de partidas al contrato principal. Consulte Actualizar desglose de partidas en un contrato principal.
- Confirme que todas las partes del contrato principal sean coherentes antes de cambiar su estado a «Aprobado». Consulte Aprobar un contrato principal.
- Añadir una factura de promotor al contrato principal. Consulte Crear facturas de propietario.
Pasos
Gestionar grupos personalizados
En estos pasos se muestra cómo ir a la ventana Gestionar grupos personalizados.
- Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
- Busque el contrato principal asociado con la factura del promotor que contiene el PDF configurable. A continuación, haga clic en el vínculo con el número.
- Haga clic en la pestaña Facturas.
- Busque la factura que desea personalizar en la lista. A continuación, haga clic en Ver.
- Haga clic en la pestaña PDF Configurable.
- Abra la lista desplegable Añadir grupo.
- Seleccione alguno de los grupos predeterminados de la lista.
- Opcional: Haga clic en Gestionar grupos personalizados.
- En la ventana Gestionar grupos personalizados, continúe con:
Añadir nuevo grupo al menú Añadir grupo
Estos pasos le muestran cómo crear un grupo personalizado para que aparezca como una opción en la lista desplegable "Añadir grupo" en la pestaña PDF configurable.
- En la ventana Gestionar grupos personalizados, haga clic en Añadir grupo.
- Escriba una etiqueta para el grupo en el cuadro de etiqueta Introduzca el nombre del grupo. A continuación, pulse INTRO. Añada tantos grupos como desee.
Nota
- Después de pulsar Intro, el sistema guarda automáticamente el nombre del grupo y lo añade en la lista desplegable Añadir grupo en la pestaña PDF configurable.
- Para eliminar un grupo, haga clic en la (x) junto al nombre del grupo para eliminar permanentemente el grupo y cualquier elemento asociado con el grupo seleccionado.
- Continúe con el procedimiento que se describe en Añadir elementos a un grupo.
Añadir elementos a un grupo
Estos pasos muestran cómo añadir códigos de factura a un grupo personalizado.
- En la ventana Añadir grupo personalizado, busque el grupo al que desee añadir códigos de facturación.
- Haga clic en Añadir elemento.
- En el cuadro Introduzca el nombre del elemento, escriba una etiqueta para el código. A continuación, pulse INTRO.
Nota
- Añada tantos elementos como desee a cada grupo.
- Haga clic en el botón Guardar.
Aparecerá un banner VERDE "Grupos guardados" en la parte inferior de la página. - Continúe con el procedimiento que se describe en Asignar las partidas de la factura a un elemento de un grupo.
Asignar las partidas de la factura a un elemento de un grupo
Una vez que haya creado los grupos y elementos que desea utilizar para la factura, puede organizar las partidas para que aparezcan como desee.
- Haga clic en la pestaña PDF configurable.
- Marque las partidas de la factura que desea asignar a un elemento personalizado.
Nota: Esta acción cambia la etiqueta en la lista desplegable "Añadir grupo" a "Editar". - En la lista desplegable Editar, seleccione el grupo que contiene los elementos personalizados que desee asignar a las partidas de la factura.
- Haga clic en Guardar.
Sugerencias
- Cualquier partida de la factura que no esté asignada a un elemento personalizado en un grupo aparecerá en una sección titulada "[Nombre del grupo de facturación]" sin especificar. No hay ninguna opción para eliminar esa convención de nomenclatura.
- Si no desea que aparezca el "[Nombre del grupo de facturación] sin especificar" en la factura, se recomienda añadir un elemento denominado "Ninguno" u "Otro" (o un término de su elección) al grupo. A continuación, asigne las partidas de la factura a ese elemento en el grupo.