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Procore

Enviar factura de promotor por correo electrónico

Objetivo

Enviar una factura de promotor al promotor del proyecto para solicitar el pago.

Contexto

Después de crear una factura, puede enviársela al promotor por correo electrónico. Si el promotor envía una respuesta a ese mensaje, la respuesta aparecerá en la pestaña Correos electrónicos de la factura. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
      • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
        • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
        • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
  • Información adicional:
    • Al hacer clic en el botón Enviar factura por correo electrónico, se envía una copia en PDF de la pestaña Detalles a los destinatarios. La pestaña PDF configurable NO está incluida en el mensaje de correo electrónico saliente. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Promotor. A continuación, haga clic en el contrato principal con el que desea trabajar.
  3. Haga clic en la pestaña Facturas
  4. Haga clic en Ver junto a la factura que desee enviar por correo electrónico.
  5. Haga clic en Correo electrónico Factura.
    email-invoice.png
     Nota
    El botón Enviar factura por correo electrónico para enviar una copia en PDF de la pestaña Detalles a los destinatarios. La pestaña PDF configurable NO está incluida en el mensaje de correo electrónico saliente. 
  6. Complete los siguientes campos:
    • Para. Introduzca los nombres de los destinatarios. Por lo general, será un promotor al que solicita el pago.
    • CC. Introduzca los nombres de los destinatarios para enviar una copia del mensaje de correo electrónico. 
    • Privado. Marque esta casilla para limitar el acceso al correo electrónico de la factura a los destinatarios. Los usuarios con permisos de "Administrador" siempre tienen permisos para acceder al correo electrónico de la factura.
    • Asunto. Este campo se completa automáticamente con el número de la factura.
    • Adjuntos. Adjunte todos los documentos o archivos relacionados.
    • Mensaje. Incluya cualquier mensaje sobre la factura que desee enviar a los destinatarios. 
  7. Haga clic en Enviar.
    Aparecerá un banner AMARILLO con el mensaje "Comunicación creada". Procore envía una copia de la pestaña Detalles como archivo PDF adjunto a los destinatarios designados en un mensaje de correo electrónico. Se guardará un registro del mensaje saliente en la pestaña "Correos electrónicos" de la factura. Todas las respuestas al mensaje de correo electrónico deben enviarse a la dirección "Para" y también se guardan en la pestaña "Correos electrónicos".

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.