Añadir elemento de reunión

Objetivo

Añadir elementos de reunión a una reunión.

Contexto

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
• Información adicional:
  • Los elementos de reunión se numeran automáticamente en el orden en que se crean.
  • Si desea organizar los elementos de reunión en una categoría específica, primero debe crear una categoría. Consulte Crear una categoría de reunión. Si no se crea o especifica una categoría para un elemento de reunión, de manera predeterminada se colocará en el área "Elementos sin categorizar".

Pasos

1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto.
2. Elija entre estas opciones:
   • Si aún no ha creado una nueva reunión, haga clic en Crear reunión. Consulte Crear reunión.
     O BIEN
   • Si desea añadir elementos de reunión a una reunión ya existente, busque la reunión deseada en la lista. A continuación, haga clic en Editar. 
     Esto pone la reunión en modo de edición. 
3. Si desea crear categorías para agrupar los elementos de agenda, complete Crear una categoría de reunión. A continuación, haga clic en Añadir elemento.
   
   
   
   Esto abre la ventana "Añadir elemento de reunión".
4. En la ventana "Añadir reunión", haga lo siguiente: 
   
   
    

   • Título: introduzca un título descriptivo para la reunión.

   • Asignación: Escriba el nombre de la persona responsable de completar el artículo.  Cuando empiezas a escribir, el sistema busca en el directorio del proyecto a la persona que coincide con tu entrada. Para asignarla a un elemento de reunión, la persona debe añadirse al directorio del proyecto. Consulte  Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.

     Nota: Las notificaciones por correo electrónico no se envían a la persona asignada de un elemento de reunión. Sin embargo, el elemento aparecerá en su lista Mis elementos abiertos en la portada del proyecto. Consulte Ver mis elementos abiertos en la herramienta Cartera.

   • Fecha límite: use el control de calendario para especificar una fecha límite para el elemento de reunión.

   • Estado: establezca el estado «Abierto», «En espera» o «Cerrado». Esto permite que las partes responsables designadas en el campo Asignación sepan si necesitan o no tomar medidas adicionales. La configuración predeterminada para un nuevo elemento de reunión es «Abierto».

   • Prioridad: establezca la prioridad como «Alta», «Media» o «Baja». Establecer la prioridad de un elemento de reunión ofrece a las partes responsables una mejor idea sobre qué elementos deben abordarse primero y qué elementos pueden abordarse en último lugar o posponerse a una reunión de seguimiento.

   • Categoría: seleccione la categoría para su elemento de reunión. Si crea un elemento de reunión en una categoría específica, el sistema mostrará esa categoría de forma predeterminada. Otras selecciones se muestran en orden alfabético. Si aún no ha nombrado una categoría, la selección «Sin categoría» se mostrará de forma predeterminada.

   • Descripción: escriba una descripción del elemento de reunión que describa el elemento más detalladamente que el título.

   • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

     • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
       O
     • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).
5. Elija entre estas opciones:
   • Si desea guardar el elemento, haga clic en Guardar.
     O BIEN
   • Si desea guardar el elemento y crear el siguiente elemento de reunión de inmediato, haga clic en Guardar y crear otro.
     Nota: La columna Origen de la reunión refleja el número de reunión en el que se creó el elemento.

Siguientes pasos

• Distribuir una agenda de reunión

Consulte también

• Añadir un comentario a un elemento de reunión