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Procore

Añadir columnas de eventos de cambio a la vista de presupuesto (incluida la estimación de orden de magnitud de ingresos)

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Objetivo

Añadir columnas de eventos de cambio a la vista de presupuesto. 

Contexto

Si su empresa ha optado por utilizar la herramienta Eventos de cambio en un proyecto, puede seguir los pasos a continuación para añadir una o más de las columnas de datos asociadas con la herramienta Eventos de cambio a la vista de presupuesto de su proyecto. Las columnas de datos de eventos de cambio incluyen:

  • ROM de ingresos. Abreviatura de estimación de orden de magnitud de ingresos. Esta columna muestra la estimación de orden de magnitud de ingresos del evento de cambio. 
  • ROM de costes. Abreviatura de estimación de orden de magnitud de costes. Esta columna muestra la estimación de orden de magnitud de costes de un evento de cambio. 
  • RFQ. Abreviatura de solicitud de oferta. Esta columna muestra el importe de la Solicidud de oferta.
  • CNP. Abreviatura de costes sin pedido. Esta columna muestra el valor de un coste que NO está incluido en una partida de pedido. 

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

Paso 1: Elegir una vista de presupuesto

When adding the columns detailed in this article, you have these choices:

After choosing the preferred option for your budget view, add all of the recommended columns using the steps detailed below.  

Paso 2: Añadir las columnas recomendadas

A continuación, añada o actualice las siguientes columnas en el orden recomendado más abajo:

Añadir una columna de estimación de orden de magnitud de costes

This adds a source column named 'Cost ROM' which shows a ROM estimate for change events. The value that appears in this column on a budget line item is not yet associated with a CCO, an RFQ, or a Non-Commitment Cost. 

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: Cost ROM
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Mark the ROM (Rough Order of Magnitude) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under RFQ or Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only items that do not have associated costs, which excludes amounts from:
      • Request for Quotes (RFQs)
      • 2-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 1-tier Commitment Change Orders (CCOs)
    3. Under Non-Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only amounts with commitment costs and excludes Non-Commitment Costs (NCCs). 
    4. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    5. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
  4. Click Create.
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Añadir una columna "RFQ de costes"

This adds a source column named 'Cost RFQ' which shows costs associated with RFQs. The value that appears in this column on a budget line item is not yet associated with a CCO or a Non-Commitment Cost. 

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: Cost RFQ
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Mark the RFQ (Request for Quote) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under RFQ or Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column only includes values that do not have costs. This setting excludes amounts from:
      • 2-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 3-tier Commitment Potential Change Orders (Commitment PCOs)
      • 1-tier Commitment Change Orders (CCOs)
    3. Under Non-Commitment Cost, mark the Without Cost checkbox only.
       Note
      This ensures that the source column includes only amounts with commitment costs and excludes Non-Commitment Costs (NCCs). 
    4. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    5. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
    6. Under RFQ Status, remove all of the marks from these checkboxes. 
  4. Click Create.
 bv-column-cost-rfq.png

Añadir una columna "Coste no de pedido"

This adds a source column named 'Non-Commitment Cost' column. The value that appears in this column on a budget line item represents a Non-Commitment Cost. 

 Important

If you plan to use the 'Non-Commitment Cost' column in the calculation for the 'Projected Cost' column (or for a 'Forecast' column), it is important to choose one (1) of the following options to ensure the calculation is NOT double-counted when related direct costs impact your budget:

  • Optional: Update the 'Cost RFQ' column to exclude 'Closed' change event statuses. Then instruct users who create relevant direct costs to also change the appropriate change event's status to 'Closed.' This will exclude the Non-Commitment Cost from the column's value. 
    OR
  • Optional: When users create relevant direct costs, instruct your users to delete the 'Non-Commitment Cost' from the appropriate change event. 
    OR
  • Optional: Do NOT create direct costs for the 'Non-Commitment Costs' being tracked in your budget.
Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Click Create Source Column.
  2. Under New Source Column, do the following:
    • Column Name. Enter the name: NCC
    • Column Source. Select Change Events. 
  3. Select the RFQ (Request for Quote) checkbox to apply these filters: 
    1. Under Prime PCO, remove all of the marks from these checkboxes. 
    2. Under Scope, mark these checkboxes only:
      • In Scope
      • TBD
    3. Under Change Event Status, mark these boxes only:
      • Open
      • Closed
      • Pending
         Note
        • When filtering the columns data by change event status, any statuses not considered 'Void' are selected by default. 
        • If your company created custom statuses, those will NOT be shown by name. However,  any custom status considered 'Open', 'Closed', and 'Pending' are also selected by default. 
        • To learn more about custom statuses, see Set the Default Change Management Configurations.
    4. Under Non-Commitment Costs, mark the Without Costs checkbox.  
  4. Click Create.
 bv-column-ncc.png

 

Actualizar la columna de cambios de coste pendientes

The Procore Standard Budget View includes a 'Pending Cost Changes' source column. Use the steps below to update that column.  

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Under Source, highlight the 'Pending Cost Changes' column.
  2. Click Edit.
  3. Ensure the Column Source is set to Commitments.
  4. Under Subcontracts, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes.
  5. Under Purchase Order Contracts, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes.
  6. Under Change Orders, mark the Draft checkbox and remove the marks from all other checkboxes. 
  7. Click Update.
 bv-column-pending-cost-changes.png

Actualizar una columna de costes previstos

The Procore Standard Budget View includes a 'Projected Cost ' calculated column. Use the steps below to update that column.  

Steps from the Configure Columns window in the Company Admin tool… Settings
  1. Under Calculated, highlight the 'Projected Costs' column.
  2. Click Edit.
  3. Configure the calculation's drop-down lists as follows:
    • Select the 'Cost ROM' column. 
    • Select the plus (+) sign.
    • Select the 'Cost RFQ' column. 
    • Select the plus (+) sign.
    • Select the 'NCC' column.  
  4. Click Update.
 bv-column-projected-costs.png

 

Añadir una columna de estimación de orden de magnitud de ingresos

Se añade una columna "Estimación de orden de magnitud de ingresos" para mostrar la estimación de orden de magnitud de ingresos que aún no están asociados con una posible orden de cambio de contrato principal (POC) de 2 o 3 niveles o una orden de cambio de contrato principal (OCCP) de 1 nivel.

Pasos de la ventana "Configurar columnas" en la herramienta Administrador de la empresa… Configuración
  1. Haga clic en Crear columna de fuente.
  2. En Nueva columna Fuente, haga lo siguiente:
    • Nombre de la columna. Introduzca el nombre: Estimación de orden de magnitud de ingresos
    • Fuente de columna. Seleccione Eventos de cambio. 
  3. Marque la casilla Estimación de orden de magnitud de ingresos.
  4. En Importe, seleccione una (1) de estas opciones:
    • Opcional: Importe base
      Esta opción muestra el importe de la estimación de orden de magnitud de ingresos sin el margen predeterminado aplicado desde el contrato principal.
    • Opcional: Margen
      Esta opción muestra el margen predeterminado aplicado desde el contrato principal calculado a partir del importe de estimación de orden de magnitud de ingresos.
    • Recomendado: Importe base + Margen
      Esta opción muestra tanto el importe de estimación de orden de magnitud de ingresos como el margen predeterminado aplicado desde el contrato principal calculado a partir del importe de estimación de orden de magnitud de ingresos. Esto coincidirá con lo que muestra la herramienta Evento de cambio.
  5. En POC de contrato principal, marque la casilla Sin precio.  
  6. En Alcance, marque estas casillas de verificación:
    • Dentro del alcance
    • Fuera del alcance
    • Por determinar
  7. En Estado de evento de cambio, marque solo estas casillas:
    • Abierto
    • Cerrado
    • Pendiente
       Nota
      • Cuando se filtran los datos de las columnas por estado de evento de cambio, cualquier estado que no se considere "Anulado" se selecciona de forma predeterminada.
      • Si su empresa creó estados personalizados, NO se mostrarán por nombre. Sin embargo, cualquier estado personalizado que se considere "Abierto", "Cerrado" y "Pendiente" también se selecciona de forma predeterminada.
      • Para obtener más información sobre los estados personalizados, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
  8. Haga clic en Crear.
 bv-column-revenue-rom.png

Actualizar la columna de cambios de presupuesto pendientes

La vista "Presupuesto estándar de Procore" incluye una columna Fuente "Cambios de presupuesto pendientes". Modifique esa columna para mostrar los importes de las órdenes de cambio con el estado "Borrador". 

Pasos de la ventana "Configurar columnas" en la herramienta Administrador de la empresa… Configuración
  1. En Origen, resalte la columna "Cambios de presupuesto pendientes".
  2. Haga clic en Editar.
  3. Establezca Fuente de columna en Principal.
  4. Marque la casilla de verificación Órdenes de cambio. 
  5. En Estado, marque solo la casilla de verificación Borrador.  
  6. Haga clic en Actualizar.
 bv-column-pending-budget-changes.png

Actualizar la columna "Presupuesto previsto"

La vista de presupuesto estándar de Procore incluye una columna de "Presupuesto previsto". Siga los pasos a continuación para modificar esa columna. 

Pasos de la ventana "Configurar columnas" en la herramienta Administrador de la empresa… Configuración
  1. En Calculado, resalte la columna "Presupuesto previsto".
  2. Haga clic en Editar.
  3. Configure las listas desplegables del cálculo de la siguiente manera:
    • Seleccione la columna "Estimación de orden de magnitud de ingresos". 
    • Seleccione el signo más (+).
    • Seleccione la columna "Cambios de presupuesto pendientes". 
  4. Haga clic en Actualizar.
 bv-column-projected-budget.png

 

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