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Procore

Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato de subcontratista o una orden de compra

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 Note
The content below describes functionality that is part of the new Bid Management Enhanced Experience. See About Bid Management Enhanced Experience.

 

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato de subcontratista u orden de compra.

Contexto

Con Procore, ahora tiene la flexibilidad de elegir si desea convertir la oferta original o la versión de oferta nivelada en un contrato de subcontratista o una orden de compra. Una vez que se adjudica y convierte una oferta (incluida una oferta nivelada), puede enviar inmediatamente por correo electrónico el contrato resultante al proveedor.

Si aún no desea crear un contrato, también puede " adjudicar " suavemente una oferta. Consulte Adjudicación blanda de una oferta.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
  • Para las empresas que utilizan el icon-erp-synced2.png Herramienta Integraciones ERP : Mostrar/Ocultar  
    • Los botones Convertir en contrato y Convertir en contrato solo se admiten al convertir una oferta original.
      • Las ofertas niveladas no se pueden convertir en un contrato cuando el proyecto está sincronizado con ERP.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de coste del código de coste (consulte  ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "tipo de coste"?) en los contratos de la siguiente manera:  
      • Integración de Procore. Utilice el tipo de coste de código de coste predeterminado configurado para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integración de Procore. Vaya a la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para Vista. 
      • Escritorio QuickBooks®. El tipo de coste para los contratos de subcontratista siempre debe establecerse en Otros "O". 
      • QuickBooks® en línea. Vaya a la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para el contrato.
      • Sage 100 Contractor®. Vaya a la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para el contrato
      • Sage 300 CRE®. Vaya a la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para el contrato.
      • Xero™. Vaya a la herramienta Integraciones ERP , haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para el contrato.

Requisitos

  • La herramienta Pedidos debe estar habilitada para convertir las ofertas ganadoras.
  • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado. 

Pasos

Convertir una oferta original en un pedido

  1. Vaya a la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver en el paquete de licitación para el que desee adjudicar una oferta.
  3. Haga clic en el nombre de la empresa que desea seleccionar como oferta ganadora.
    O
    Haga clic en los tres puntos verticales icon-ellipsis-vertical.pngjunto a la empresa seleccionada.
    Nota: La empresa seleccionada debe tener el estado "Adjudicado".
  4. Haga clic en el menú Adjudicador de ofertas y seleccione Convertir en orden de compra o Convertir en subcontrato.
  5. Haga clic en Adjudicar y convertir.
    Nota: Una vez que la oferta se ha convertido correctamente, la herramienta Pedidos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente al nuevo contrato.
  6. Continúe con Completar detalles de pedido a continuación.

Convertir una oferta nivelada en un pedido

  1. Vaya a la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver o en el nombre del paquete de licitación correspondiente.
    Nota: También puede hacer clic en el nombre del paquete de licitación.
  3. Haga clic en el nombre del formulario de oferta.
  4. Haga clic en la pestaña Nivelación de ofertas.
  5. Haga clic en la vista Ofertas niveladas.
  6. Haga clic en los tres puntos verticales icon-ellipsis-vertical.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 =" width="16" />junto al nombre de la empresa que desea seleccionar como oferta ganadora.
  7. Seleccione Convertir en contrato de subcontratista.
    O
    Seleccione Convertir en orden de compra.
  8. Cuando se abra la ventana Adjudicar licitación y convertir contrato , elija entre las siguientes opciones:
    • Oferta nivelada: solo incluye los ajustes de la oferta más recientes, las partidas privadas y las alternativas.
    • Oferta presentada: incluye la oferta original presentada por los licitantes o en su nombre.
  9. Haga clic en Adjudicar y convertir.
    Nota: Una vez que la oferta se ha convertido correctamente, la herramienta Pedidos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente al nuevo contrato.

Completar detalles del pedido

  1. En la pestaña "General" del contrato, haga clic en la pestaña  Desglose de  partidas. Para obtener más información, consulte el  Programa de valores.
  2. Para notificar a la empresa la oferta ganadora:
    1. Haga clic en  Enviar contrato por correo electrónico.
    2. En la pestaña Correos electrónicos , complete la siguiente información:
      • Para: Seleccione los nombres de los destinatarios.
      • CC: seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
      • Privado: marque la casilla si solo desea que los destinatarios y los usuarios con permisos de nivel "Administrador" vean el correo electrónico. Esta es la configuración predeterminada. 
      • Archivos adjuntos: añada uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si corresponde, se recomienda que añada el formulario de contrato oficial de su empresa como archivo adjunto.
      • Mensaje: Escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Se recomienda proporcionar instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, subcontratistas) con respecto a cómo se deben firmar los contratos y los documentos.
        Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede añadirse convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta de correo electrónico. Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato.
    3. Cuando esté listo para enviar el contrato por correo electrónico, haga clic enEnviar.
      El sistema enviará el contrato a los destinatarios designados. 

Consulte también