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Procore

Adjudicar una oferta y convertirla en un contrato de subcontratista o una orden de compra

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 Nota
El siguiente contenido describe la funcionalidad que forma parte de la nueva experiencia mejorada de gestión de ofertas. Consulte Acerca de la experiencia mejorada de gestión de ofertas.

Objetivo

Seleccionar la oferta ganadora y convertirla en un nuevo contrato de subcontratista u orden de compra.

Contexto

Cuando selecciona una oferta para adjudicar, tiene la opción de convertirla en un subcontrato u orden de compra. Después de la conversión, también puede enviar el contrato por correo electrónico al proveedor al que se le otorgó el alcance del trabajo.

Si aún no desea crear un contrato, también puede " adjudicar " suavemente una oferta. Consulte Adjudicación blanda de una oferta.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
  • Para empresas que utilizan la herramienta icon-erp-synced2.pngIntegraciones ERP: Mostrar/Ocultar  
    • Se admiten los botones Convertir a contrato y Convertir a contrato .
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de coste del código de coste (consulte  ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "tipo de coste"?) en los contratos de la siguiente manera:  
      • Integración de Procore. Utilice el tipo de coste del código de coste configurado de forma predeterminada para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación. 
      • Integración de Ryvit. Vaya a la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de coste del código de coste predeterminado para Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks® Desktop. El tipo de coste para los contratos de subcontratista debe configurarse siempre como Otro "O". 
      • QuickBooks® en línea.  Vaya a la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png, y luego seleccione manualmente un código de coste y un tipo de coste predeterminado para el contrato.
      • Sage 100 Contractor®. Vaya a la herramienta Integraciones ERP, haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png, y luego seleccione manualmente un código de coste y un tipo de coste predeterminado para el contrato.
      • Sage 300 CRE®. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de coste del código de coste predeterminado para el contrato.
      • Xero™. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP, haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y luego seleccione manualmente un tipo de coste del código de coste predeterminado para el contrato.

Requisitos

  • La herramienta Pedidos debe estar habilitada para convertir las ofertas ganadoras.
  • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Ver en el paquete de licitación para el que desee adjudicar una oferta.
  3. Haga clic en el icono de caret junto al formulario de oferta correspondiente para mostrar la información.
  4. En la columna Licitantes, haga clic en el nombre de la empresa que desea seleccionar como oferta ganadora.
    Nota: Alternativamente, puede pasar el cursor sobre el nombre de la empresa en la vista de tabla y hacer clic en el icono de los puntos suspensivos verticalesicon-ellipsis-vertical.png .
    bidding-award-bidder-menu.png
  5. Haga clic en el menú Adjudicador de ofertas y seleccione Convertir en orden de compra o Convertir en subcontrato.
  6. Haga clic en Adjudicar y Convertir para confirmar la acción.
    Nota: Después de que la oferta se haya convertido correctamente, la herramienta Compromisos del proyecto se abre en la pestaña General del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se copia automáticamente al nuevo contrato.
  7. En la pestaña "General" del contrato, haga clic en la pestaña  Desglose de  partidas. Para obtener más información, consulte el  Programa de valores.
  8. Para notificar a la empresa la oferta ganadora:
    1. Haga clic en  Enviar contrato por correo electrónico.
    2. En la pestaña Correos electrónicos , complete la siguiente información:
      • Para: Seleccione los nombres de los destinatarios.
      • CC: seleccione los nombres de las personas que deben copiarse en el correo electrónico.
      • Privado: marque la casilla si solo desea que los destinatarios y los usuarios con permisos de nivel "Administrador" vean el correo electrónico. Esta es la configuración predeterminada. 
      • Archivos adjuntos: añada uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si corresponde, se recomienda que añada el formulario de contrato oficial de su empresa como archivo adjunto.
      • Mensaje: Escriba el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Se recomienda proporcionar instrucciones claras a sus destinatarios (es decir, subcontratistas) con respecto a cómo se deben firmar los contratos y los documentos.
        Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede añadirse convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta de correo electrónico. Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato.
    3. Cuando esté listo para enviar el contrato por correo electrónico, haga clic enEnviar.
      El sistema enviará el contrato a los destinatarios designados. 

Consulte también