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Procore

Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en una orden de compra

Objetivo

Seleccionar una oferta ganadora y convertirla en una nueva orden de compra.

Contexto

Cuando selecciona una oferta ganadora, tiene la opción de convertirla en una orden de compra como se muestra a continuación. Después de la conversión, también puede enviar la orden de compra por correo electrónico al proveedor al que se le otorgó el alcance del trabajo.

Alternativamente, también puede convertir una oferta ganadora en un contrato de subcontratista. Para obtener más información, consulte Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato de subcontratista.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
  • Para empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP: Mostrar/Ocultar  
    • Se admite el botón Convertir en orden de compra.
    • ¡Importante! Para sincronizar datos con su sistema ERP integrado, debe establecer el tipo de coste del código de coste (consulte ¿Qué sistemas ERP integrados admiten el concepto de "tipo de coste"?) en las órdenes de compra de la siguiente manera: 
      • Integration by Procore. Utilice el tipo de coste del código de coste predeterminado que se ha configurado para Viewpoint® Spectrum® durante el proceso de implementación.
      • Integration by Ryvit. Vaya a la herramienta Integraciones ERP; haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para Viewpoint® Vista™
      • QuickBooks® . El tipo de coste para las órdenes de compra siempre debe establecerse en Otro "O BIEN".
      • Sage 100 Contractor®. Vaya a la herramienta Integraciones ERP; haga clic en Ajustes de configuraciónicons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para la orden de compra.
      • Sage 300 CRE®. Vaya a la herramienta Integraciones ERP; haga clic en Ajustes de configuraciónicons-settings-gear.png y, a continuación, seleccione manualmente un tipo de coste de código de coste predeterminado para la orden de compra.

Requisitos

  • Añada la herramienta Pedidos al proyecto. Consulte Añadir y eliminar herramientas de proyecto.
  • Para otorgar una orden de compra al licitante ganador, se debe cumplir lo siguiente:
    • La portada de la oferta debe haber pasado su fecha/hora límite.
    • Se debe presentar al menos una (1) oferta de un licitante invitado. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Licitación del proyecto.
  2. Localice su paquete de licitación.
  3. Haga clic en Ver.
  4. En la pestaña Licitantes, ubique la empresa con la oferta ganadora. 
  5. Haga clic en Ver.
    view-bidder.png
  6. En la barra lateral derecha, haga clic en Convertir en Orden de compra.

    convert-bid-to-purchase-order.png

    Notas:
    • La empresa con la oferta ganadora se añade automáticamente al directorio del proyecto en la cuenta de Procore de su empresa. Los usuarios individuales asociados con la empresa NO se añaden automáticamente al directorio del proyecto.
    • Si la conversión se ha realizado correctamente, aparece un banner amarillo para confirmarla.
      convert-bid-successful.png
      Procore inicia la herramienta Pedidos del proyecto y abre la pestaña "General" del nuevo contrato. La información apropiada de la oferta ganadora se completa automáticamente en el nuevo contrato.
  7. En la pestaña General del contrato, haga clic en la pestaña Desglose de partidas. Para obtener más información, consulte Desglose de partidas.
  8. Si desea enviar una notificación a la empresa sobre la oferta ganadora, haga clic en Enviar contrato por correo electrónico.
    Se abre la pestaña "Correos electrónicos" en el contrato.

    email-bid-contract.png
     
  9. En la pestaña Correos electrónicos, haga lo siguiente:
    • Para. Seleccione los nombres de los destinatarios deseados.
    • CC. Seleccione los nombres de las personas a las que se debe poner en copia en el correo electrónico.
    • Privado. Marque la casilla de verificación si desea que solo los destinatarios y usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos puedan ver el correo electrónico. Esta es la configuración predeterminada. 
    • Archivos adjuntos. Añada uno o más archivos al mensaje de correo electrónico. Si es apropiado para su situación, se recomienda que siempre añada el formulario de contrato oficial de su empresa como archivo adjunto.
    • Mensaje. Escriba el cuerpo de su mensaje de correo electrónico. Se recomienda que siempre proporcione instrucciones claras a sus destinatarios (por ejemplo, subcontratistas/proveedores) con respecto a cómo se deben firmar los contratos y documentos. Su mensaje también debe incluir un recordatorio para devolver el contrato firmado, que puede añadirse convenientemente como un archivo adjunto en su respuesta por correo electrónico.
      Nota: El mensaje de correo electrónico incluirá automáticamente los detalles del contrato de subcontratista.
  10. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el contrato a los destinatarios designados.