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Procore

Crear una reunión

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Contexto

You can use the Meetings tool to create detailed agendas for your project meetings. The first step in the process is to create the meeting. This process lets you set the date, time, location, and attendees. This process is described in the Steps below. Once the meeting is created, you can move on to create categories, which are used to group agenda items into subjects. Then, you can add the individual agenda items to your categories.

Temas a considerar

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear reunión.
  3. Seleccione + Nuevo  o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
  4. En Información de la reunión, complete los campos pertinentes para la nueva reunión.

  • N.º reunión: indica el número de la reunión. Cuando se crea una reunión, Procore asigna automáticamente a la primera reunión de una serie el número uno (1). A continuación, cuando se crea una reunión de seguimiento, Procore asigna a la siguiente reunión de la serie el número dos (2) y así sucesivamente. Nota: En este campo no se pueden introducir letras, símbolos y ceros a la izquierda. 

  • ​​​​​Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptiva para la reunión.

  • Meeting Link: Copy and paste the video conferencing link for your attendees to access.
    Note: The full URL of the meeting link (starting with https://) must be included in order for it to display as a hyperlink.

  • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes planificados y los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Reuniones. 

  • Borrador de reunión: marque esta casilla para guardar la nueva reunión como "Borrador".

  • Fecha de la reunión: use el control de calendario para establecer la fecha de una reunión.

  • Zona horaria: seleccione una zona horaria para la reunión.

  • Hora de inicio: introduzca una hora de inicio para la reunión.

  • Hora de finalización: seleccione una hora de finalización para la reunión. Incluya am o pm después de la hora de finalización.

Note: If no Start Time or End Time is selected, Procore will automatically set these to 12:00 AM.

  • Ubicación de la reunión: la ubicación donde se llevará a cabo la reunión (p. ej., Sala de conferencias A, Sala de conferencias B, etc.). 

  • Resumen: introduzca un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para dar formato al resumen. 

  • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

    • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).

  • Añadir asistentes: añada asistentes a la reunión seleccionando personas en esta lista desplegable. Para aparecer como una selección en esta lista, una persona debe tener un perfil de usuario de Procore en el directorio del proyecto. Además, si se aplica una plantilla de permiso a la persona, los permisos deben ser "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones. 

5. Add Attachments: Click Attach File(s) to open the upload modal. You can source files from the following locations:

  • My Computer: Upload files directly or use the Drag & Drop area.

  • Photos: Attach images directly from the project’s Photos tool.

  • Drawings: Link specific sheets from the Drawings tool.

  • Forms: Attach filled-out forms from the Forms tool.

  • Documents: Select files already stored in the project's Documents tool.

  • Document Management: Attach files from the Document Management tool.

    meeting-attachments

6. Add Attendees:

  • Select users from the drop-down list. (Users must have 'Read Only' or higher permissions on the Meetings tool to appear here).
    Note: Selecting 'Yes' in the Minutes Approval Requested field triggers a response workflow for the attendee.

7. Click Create and Proceed to Agenda.

 Nota

  • A banner appears to confirm that the meeting was created and the page title changes to 'Meeting Agenda for '

  • If you want to add additional categories to your meeting, see Create a Meeting Category.

  • If you want to add meeting items (a.k.a., agenda items) to your meeting, see Add a Meeting Item.

  • Procore automatically adds one (1) category, name 'Uncategorized Items,' to the meeting. You can rename this category by typing over the name.