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Procore

Crear una reunión

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Objetivo

Crear una reunión usando la herramienta Reuniones del proyecto. 

Contexto

Se puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones del proyecto. El primer paso del proceso es crear la reunión. Este proceso permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y también invitar a los asistentes. Este proceso se describe en los pasos siguientes. Una vez creada la reunión, se puede continuar con la creación de categorías (consulte Crear una categoría de reunión), que se utilizan para agrupar los elementos de agenda en temas. A continuación, se pueden añadir los elementos individuales de la agenda (consulte Añadir un elemento de reunión) a sus categorías.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una reunión:
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto,
        O bien
      • Permisos de nivel de "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones del proyecto con el permiso pormenorizado "Crear reunión" habilitado en la plantilla de permisos.
    • Para ser añadido a la lista "Asistentes planificados" en una reunión , la persona debe tener un perfil en el Directorio del proyecto.
      Nota: Si se están gestionando permisos de usuario con una plantilla de permisos, los usuarios deben tener permisos de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Reuniones. Consulte  Gestionar plantillas de permisos de proyecto.
    • Para ver una reunión a la que ha sido invitado, permisos de nivel de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Reuniones.  
  • Información adicional:
    • La reunión debe estar en modo Agenda. Esta es la configuración predeterminada cuando se crea una nueva reunión. Para saber cómo convertir una reunión al modo Acta, consulte Convertir reunión al modo Acta. 

Vídeo

 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en +Añadir reunión.
  3. Seleccione para crear una nueva reunión o crear a partir de una plantilla.
  4. En Información de la reunión, complete los campos pertinentes para la nueva reunión.

  • N.º reunión: indica el número de la reunión. Cuando se crea una reunión, Procore asigna automáticamente a la primera reunión de una serie el número uno (1). A continuación, cuando se crea una reunión de seguimiento, Procore asigna a la siguiente reunión de la serie el número dos (2) y así sucesivamente. Nota: En este campo no se pueden introducir letras, símbolos y ceros a la izquierda. 

  • ​​​​​Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptiva para la reunión.

  • Vínculo de videoconferencia: copie y pegue el vínculo de videoconferencia para que puedan acceder los asistentes.
    Nota: Debe incluirse la URL completa del vínculo de la reunión (que empieza por https://) para que se muestre como un hipervínculo.

  • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes planificados y los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Reuniones. 

  • Borrador de reunión: marque esta casilla para guardar la nueva reunión como "Borrador".

  • Fecha de la reunión: use el control de calendario para establecer la fecha de una reunión.

  • Zona horaria: seleccione una zona horaria para la reunión.

  • Hora de inicio: introduzca una hora de inicio para la reunión.

  • Hora de finalización: seleccione una hora de finalización para la reunión. Incluya am o pm después de la hora de finalización.

  • Ubicación de la reunión: la ubicación donde se llevará a cabo la reunión (p. ej., Sala de conferencias A, Sala de conferencias B, etc.). 

  • Resumen: introduzca un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para dar formato al resumen. 

  • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

    • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).

  • Asistentes planificados: añada asistentes a la reunión seleccionando personas en esta lista desplegable. Para aparecer como una selección en esta lista, una persona debe tener un perfil de usuario de Procore en el directorio del proyecto. Además, si se aplica una plantilla de permisos a la persona, los permisos deben ser de solo lectura o superiores en la herramienta Reuniones. 

  1. Haga clic en Crear.
    Notas:
    • Aparece un banner para confirmar que se ha creado la reunión y el título de la página cambia a "Agenda de la reunión para" '
    • Si desea añadir categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.
    • Si desea añadir elementos de reunión (también conocidos como elementos de agenda) a su reunión, consulte Añadir elemento de reunión.
    • Procore añade automáticamente una (1) categoría llamada "Elementos sin categorizar" a la reunión. Puede renombrar esta categoría sobrescribiendo el nombre. Ahora tiene estas opciones: