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Procore

Crear una reunión

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Contexto

Puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones de su proyecto. El primer paso del proceso es crear la reunión. Este proceso le permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes. Este proceso se describe en los pasos siguientes. Una vez creada la reunión, puede pasar a crear categorías, que se utilizan para agrupar los elementos de la agenda en temas. A continuación, puede añadir los elementos de agenda individuales a sus categorías.

Temas a considerar

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear reunión.
  3. Seleccione + Nuevo  o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
  4. En Información de la reunión, complete los campos pertinentes para la nueva reunión.

  • N.º reunión: indica el número de la reunión. Cuando se crea una reunión, Procore asigna automáticamente a la primera reunión de una serie el número uno (1). A continuación, cuando se crea una reunión de seguimiento, Procore asigna a la siguiente reunión de la serie el número dos (2) y así sucesivamente. Nota: En este campo no se pueden introducir letras, símbolos y ceros a la izquierda. 

  • ​​​​​Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptiva para la reunión.

  • Vínculo de la reunión: copie y pegue el vínculo de la videoconferencia para que accedan los asistentes.
    Nota: Debe incluirse la URL completa del vínculo de la reunión (que empieza por https://) para que se muestre como hipervínculo.

  • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes planificados y los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Reuniones. 

  • Borrador de reunión: marque esta casilla para guardar la nueva reunión como "Borrador".

  • Fecha de la reunión: use el control de calendario para establecer la fecha de una reunión.

  • Zona horaria: seleccione una zona horaria para la reunión.

  • Hora de inicio: introduzca una hora de inicio para la reunión.

  • Hora de finalización: seleccione una hora de finalización para la reunión. Incluya am o pm después de la hora de finalización.

Nota: Si no se selecciona una hora de inicio ni una hora de finalización, Procore las establecerá automáticamente a las 00:00.

  • Ubicación de la reunión: la ubicación donde se llevará a cabo la reunión (p. ej., Sala de conferencias A, Sala de conferencias B, etc.). 

  • Resumen: introduzca un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para dar formato al resumen. 

  • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

    • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).

  • Añadir asistentes: añada asistentes a la reunión seleccionando personas en esta lista desplegable. Para aparecer como una selección en esta lista, una persona debe tener un perfil de usuario de Procore en el directorio del proyecto. Además, si se aplica una plantilla de permiso a la persona, los permisos deben ser "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones. 

5. Añadir adjuntos: haga clic en Adjuntar archivos para abrir el modal de carga. Puede obtener archivos de las siguientes ubicaciones:

  • Mi PC: cargue archivos directamente o use el área de arrastrar y soltar.

  • Fotos: adjunte imágenes directamente desde la herramienta Fotos del proyecto.

  • Planos: vincule hojas específicas desde la herramienta Planos.

  • Formularios: adjunte formularios cumplimentados desde la herramienta Formularios.

  • Documentos: seleccione archivos ya almacenados en la herramienta Documentos del proyecto.

  • Control documental: adjunte archivos desde la herramienta Control documental.

    Adjuntos de reunión

6. Añadir asistentes:

  • Seleccione usuarios de la lista desplegable. (Los usuarios deben tener permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones para aparecer aquí).
    Nota: Al seleccionar "Sí" en el campo Aprobación de acta solicitada, se desencadena un flujo de trabajo de respuesta para el asistente.

7. Haga clic en Crear y pasar a la agenda.

 Nota

  • Aparece un banner para confirmar que se ha creado la reunión y el título de la página cambia a "Agenda de la reunión para"

  • Si desea añadir categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.

  • Si desea añadir elementos de reunión (también conocidos como elementos de agenda) a la reunión, consulte Añadir elemento de reunión.

  • Procore añade automáticamente una (1) categoría, llamada "Elementos sin categorizar", a la reunión. Puede cambiar el nombre de esta categoría escribiendo sobre el nombre.