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Procore

Crear una reunión

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Objetivo

Crear una reunión usando la herramienta Reuniones del proyecto. 

Contexto

Puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones de su proyecto. El primer paso en el proceso es crear la reunión. Este proceso te permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes. Este proceso se describe en los pasos a continuación. Una vez creada la reunión, puede pasar a crear categorías (consulte Create a Meeting Category), que se utilizan para agrupar los elementos de la agenda en temas.  A continuación, puede añadir los elementos de agenda individuales (consulte Add a Meeting Item) a sus categorías.  

Temas a considerar

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear reunión.
  3. Seleccione + Nuevo  o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
  4. En Información de la reunión, complete los campos pertinentes para la nueva reunión.

  • Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

  • ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

  • Vínculo de la reunión: copie y pegue el vínculo de la videoconferencia para que accedan los asistentes.
    Nota: Debe incluirse la URL completa del vínculo de la reunión (que empieza por https://) para que se muestre como hipervínculo.

  • Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

  • Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

  • Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

  • Timezone: Select a timezone for the meeting.

  • Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

  • End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

    SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

     Nota: Si no se selecciona una hora de inicio ni una hora de finalización, Procore las establecerá automáticamente en las 00:00.

  • Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

  • Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

  • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

    • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
      OR
    • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

  • Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Nota: Al seleccionar "Sí" en el campo Aprobación de acta solicitada, se desencadena un flujo de trabajo de respuesta para el asistente.

  1. Haga clic en Crear y pasar a la agenda
    notas:
    • Aparece un banner para confirmar que se ha creado la reunión y el título de la página cambia a "Agenda de la reunión para" '
    • Si desea añadir categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.
    • Si desea añadir elementos de reunión (también conocidos como elementos de agenda) a su reunión, consulte Añadir elemento de reunión.
    • Procore añade automáticamente una (1) categoría llamada "Elementos sin categorizar" a la reunión. Puede renombrar esta categoría sobrescribiendo el nombre. Ahora tiene estas opciones: