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Procore

Crear una reunión de seguimiento

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Objetivo

Crear una reunión de seguimiento basada en una reunión existente que ya tuvo lugar. 

Contexto

En Procore, se pueden crear reuniones de seguimiento cuando hay que tratar temas recurrentes o temas de reuniones anteriores que no se cerraron en una reunión anterior. Cuando se crea una reunión de seguimiento, el sistema copia la reunión de origen en la nueva reunión de seguimiento.

Crear una reunión de seguimiento es útil para las siguientes situaciones:

  • Cuando necesite crear reuniones periódicas. Por ejemplo, reuniones que ocurren de manera regular con elementos de agenda establecidos para cada ocasión (p. ej., reunión de proyecto básico, reunión diaria del proyecto, reunión semanal de progreso de la construcción, etc.).
  • Cuando necesite crear reuniones de seguimiento. Por ejemplo, suponga que en una reunión anterior no hubo tiempo para tratar todos los temas. Ahora, debe crear una reunión de seguimiento para que los asistentes puedan continuar la discusión y resolver los temas abiertos (p. ej., una reunión de PAC, una reunión de seguridad, etc.). 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
  • Información adicional:
    • Las secciones de título, hora, ubicación y resumen de la nueva reunión tendrán de manera predeterminada la información de la reunión en la que se basa la reunión de seguimiento.
    • Todos los campos se pueden editar en una reunión de seguimiento, excepto el título de la reunión.
    • El número máximo de reuniones de seguimiento que se pueden crear en una reunión individual es de 475. Cuando se haya alcanzado el número máximo de reuniones de seguimiento, los usuarios recibirán un aviso para que creen una nueva reunión para celebrar reuniones de seguimiento posteriores.
    • Cualquier elemento de empresa "Abierto" o "En espera" de la reunión de origen se copiará a la nueva reunión de seguimiento. Para evitar que un elemento de empresa se transfiera a una reunión de seguimiento, asegúrese de que el estado del elemento sea "Cerrado". 
    • El número de reunión de las reuniones de seguimiento no se puede editar. 

Requisitos

  • Para crear una reunión de seguimiento a partir de una reunión existente, la reunión existente debe estar en modo acta. Consulte Convertir reunión al modo Acta.

Pasos

Crear una reunión de seguimiento desde la página Ver de una reunión

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto.
    Esto muestra la página Agendas/actas de reuniones. 
  2. Busque la reunión deseada. A continuación, haga clic en Editar. 
  3. En el panel derecho, haga clic en Reunión de seguimiento.
    create-follow-up-meeting-from-meeting-view-page.png
    Notas: 
    • Consulte Editar una reunión para conocer los pasos siguientes.
    • Si desea renombrar la secuencia de la reunión, guarde los cambios en la reunión de seguimiento, vuelva al registro de la reunión y haga clic en Editar junto a una de las reuniones.
    • La reunión tendrá que ser en modo Acta para crear una reunión de seguimiento.

Crear una reunión de seguimiento desde la página Agendas/Actas de reunión

  1. Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto.
    Esto muestra la página Agendas/actas de reuniones. 
  2. Localice la reunión deseada en la lista.
  3. Haga clic en el botón Seguimiento.
    Notas:
    • El botón Seguimiento solo está disponible cuando la reunión está en modo Acta, como se muestra a continuación. Consulte Convertir reunión del modo Agenda al modo Acta.
      meeting-in-minutes-mode.png
       
    • Si tiene varias reuniones con el mismo nombre (p. ej., Reunión semanal de progreso de la construcción), como se muestra a continuación, tenga en cuenta lo siguiente:
      • El seguimiento solo está disponible cuando todas las reuniones están en modo Acta. Como se muestra a continuación, si una o más reuniones NO están en modo Acta, no aparece ningún botón. En su lugar, haga clic en Ver junto a la reunión deseada. A continuación, siga los pasos indicados en Crear una reunión de seguimiento desde una página de vista de reuniones más arriba.

        no-follow-up-agenda.png
         
      • Si todas las reuniones están en modo Acta, al hacer clic en el botón se crea una reunión de seguimiento para la última reunión de la serie. 
        create-follow-up-meeting.png
         
  4. Edite la nueva reunión de seguimiento como desee. Las opciones son similares a las de la creación de una reunión. Consulte Crear una reunión y Editar una reunión.
    Sugerencia: Asegúrese siempre de actualizar la Fecha de la reunión y Fechas límite en la nueva reunión de seguimiento.
  5. Cuando haya terminado las modificaciones, haga clic en la pestaña Reunión y luego en Actualizar.
    Aparece un banner que indica que la reunión se ha actualizado correctamente.