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Procore

Creación de un paquete de licitación

Objetivo

Crear un paquete de licitación utilizando la herramienta Licitación del proyecto.

Contexto

La herramienta Gestión de licitaciones de Procore permite a las empresas distribuir documentos de licitación, gestionar listas de licitantes e invitar a los licitantes por correo electrónico. Una vez invitados, los licitantes pueden entrar en Procore para obtener los documentos de licitación y presentar su oferta.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Licitación del proyecto.
  • Información adicional:
    • El proyecto puede estar en cualquier etapa de construcción para crear un paquete de licitación y para que sus subcontratistas respondan a una licitación.
    • Los usuarios solo pueden ver una licitación si están en la lista de licitantes y si han sido invitados. 

Requisitos

  • Complete los pasos que se indican en Ajustes de configuración avanzados: Licitación.
  • Cree una carpeta en su herramienta Documentos para sus documentos de licitación y planos (por ejemplo, "Documentos de licitación"). Debajo de esta carpeta, puede crear subcarpetas ilimitadas para cada paquete de licitación y cargar los documentos pertinentes en cada una de ellas.
    • Solo se podrán descargar las carpetas y subcarpetas que contengan archivos a través del vínculo de descarga del correo electrónico de invitación.
    • Para ver cómo crear una carpeta con la herramienta Documentos, consulte Creación de una carpeta.

Vídeo

Pasos

  1. Vaya a la herramienta de licitación del proyecto.
  2. Haga clic en Crear paquete de licitación.
  3. Introduzca la siguiente información:
    Nota: Los campos obligatorios se indican con un asterisco (*).
  • Información general
    • *Título del paquete: introduzca un título para su paquete de licitación (por ejemplo, Fontanería). Aparecerá en la página de lista de la herramienta de licitación y en el correo electrónico que recibirán sus subcontratistas.
    • Número: introduzca un número para su paquete de licitación. Si tiene paquetes de licitación anteriores, este campo se llenará con el siguiente número de la secuencia.
    • Estado: seleccione "Abierto" si el paquete de licitación está todavía en curso. Seleccione "Cerrado" si la licitación ha sido adjudicada y cerrada. Una vez "Cerrada" la licitación, los licitantes no podrán ver la información de licitación.
    • *Fecha límite para la oferta: establezca la fecha y hora límites para esta licitación. Si recibe autorización para ampliar la fecha, tendrá que cambiar la fecha límite de la licitación en consecuencia; si no, es posible que los licitantes no puedan introducir sus importes si intentan introducir sus ofertas después de la fecha límite de la licitación inicial.
      Puede habilitar la opción para permitir la presentación de ofertas después de la fecha límite. Para obtener más información, consulte Configuración de ajustes avanzados: licitación. Aparecerá en el correo electrónico de invitación que recibirán sus subcontratistas. 
      Nota: Puede seleccionar la casilla de verificación "Por determinar" si la fecha límite para la oferta está sin determinar.
    • *Método de contabilidad para portada de la oferta: elija si desea un método de contabilidad basado en importe o en unidad/cantidad en su portada de la oferta.
    • Deshabilitar licitaciones desglosadas: seleccione esta casilla si desea permitir que los licitantes presenten ofertas no desglosadas, lo cual cambia de la licitación específica de partidas a una suma global.
      Notas:
      • Esta opción solo estará disponible si seleccionó el método de contabilidad basado en importe como portada de la oferta. 
      • Si se habilita, los códigos de coste se desactivarán en el paquete de licitación.
    • *Contacto principal de licitación: elija enviar correos electrónicos de invitación de licitación desde un nombre personal o desde "Procore Mailer". En ambos casos, los licitantes recibirán invitaciones de licitación desde la dirección de correo electrónico automatizada de Procore (notificaciones@procoretech.com). Para cambiar la primera parte de la dirección de correo electrónico automatizada (es decir, "notificaciones"), diríjase a su punto de contacto de Procore.
      Nota: Si elige enviar desde un nombre personal, el nombre del contacto principal aparecerá en la invitación de licitación y en cualquier correspondencia; también recibirá todos los correos electrónicos de licitación en lugar del creador del paquete de licitación.
    • Grupo CC de licitación: añada a esta lista los miembros que recibirán notificaciones cuando se envíen ofertas.
      Nota: Los usuarios tienen que estar añadidos al grupo CC de licitación para poder realizar acciones con las notas de la oferta. Consulte Adición de notas a la lista de licitantes.
    • Descripción del proyecto: introduzca una descripción para que aparezca en el correo electrónico de invitación que se envía a los licitantes invitados.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta Administrador de la empresa para que se rellene cada vez que cree un paquete de licitación. Consulte Cómo establecer la configuración predeterminada de licitaciones de la empresa.
    • Instrucciones de licitación: introduzca las instrucciones que se mostrarán en la portada de la oferta e incluya un vínculo a la página de soporte para licitaciones de Procore, para proporcionar a los licitantes un resumen de cómo descargar los documentos de licitación.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta Administrador de la empresa para que se rellene previamente cada vez que cree un paquete de licitación. Consulte Cómo establecer la configuración predeterminada de licitaciones de la empresa.
  • Información previa a la oferta
    • Fecha límite de RFI: seleccione esta opción para habilitar una fecha límite de RFI previa a la oferta. Establezca una fecha y una hora.
    • Visita del sitio: seleccione esta opción para habilitar la visita previa a la oferta. Establezca una fecha y una hora.
    • Notas de la visita: introduzca cualquier información relevante sobre la visita.
  • Ajustes avanzados
    • Fecha de adjudicación esperada: establezca una fecha esperada de adjudicación para el paquete. Esta fecha aparecerá en la portada de la oferta.
    • Correos electrónicos de cuenta atrás: seleccione esta opción para habilitar el envío de correos de cuenta atrás diarios a todos los licitantes que no hayan rechazado licitar, a partir del número de días antes de la fecha límite especificado.
    • Aceptar ofertas después de la fecha límite: seleccione esta opción si desea permitir que los usuarios presenten ofertas después de la fecha límite especificada.
    • Habilitar licitación ciega: seleccione esta opción si no desea ver ningún importe de licitación ni recibir ningún correo electrónico de notificación cuando se presenten ofertas hasta la fecha límite. Consulte ¿Qué es la licitación ciega?
    • Deshabilitar presentación electrónica de ofertas: seleccione esta opción para los proyectos que no permiten a los subcontratistas presentar ofertas electrónicamente.
    • Incluir documentos de licitación: seleccione esta opción si desea incluir los documentos de licitación como archivos descargables en el correo electrónico de invitación al paquete de licitación.  
    • Mensaje de confirmación de presentación de oferta: introduzca un mensaje que se enviará a los licitantes una vez que presenten su oferta.
      Nota: Puede establecer un valor predeterminado para este campo en la herramienta Administrador de la empresa para que se rellene cada vez que cree un paquete de licitación. Consulte Cómo establecer la configuración predeterminada de licitaciones de la empresa.
  1. Haga clic en Crear paquete de licitación.

Cómo adjuntar documentos de licitación
Nota: Puede omitir o retroceder un paso.

  1. Seleccione los archivos o carpetas individuales que desee añadir al paquete de licitación entre los siguientes:
  • Planos: en el módulo, seleccione Planos. Seleccione la casilla de verificación junto a las carpetas o los planos concretos que desee adjuntar.
    Notas:
    • Si tiene habilitadas las áreas de planos, solo puede seleccionar los planos de un área de planos cada vez. Para obtener más información, consulte Cómo habilitar o deshabilitar las áreas de planos.
    • Puede filtrar los planos por Juego, Disciplina o Búsqueda por palabras clave.
    • Al seleccionar planos, puede cambiar la vista a Vista de árbol o a Vista de miniaturas (thumbnail or tree view.jpg).
  • Documentos: en el módulo, seleccione Documentos y marque la casilla de verificación junto a las carpetas o los documentos concretos que desee incluir en el paquete de licitación.
  • Especificaciones: en el módulo, seleccione Especificaciones y marque la casilla junto a las carpetas Especificaciones o junto a las especificaciones concretas que desee adjuntar.
    Nota: Si la herramienta Especificaciones está habilitada en el proyecto, las opciones de este menú se rellenan con las secciones de especificaciones de esa herramienta, y se mostrará como un vínculo al guardar el paquete de licitación. Si la herramienta Especificaciones está deshabilitada en el proyecto, las opciones de este menú se rellenan con los valores de la herramienta Administrador del proyecto.
  1. Haga clic en Adjuntar archivos.

Añadir licitantes
Nota: Puede omitir o retroceder un paso.

  1. Seleccione a sus licitantes de las siguientes maneras:
  2. Haga clic en Añadir licitantes.
    Se le dirigirá a la pestaña "Licitantes" del paquete de licitación.

Siguientes pasos


Una vez que invite a los usuarios a licitar por su proyecto, la información que ha rellenado aquí se enviará por correo electrónico a esos usuarios. La información aparecerá así: 

 

1 bid invitee email part 1.jpg
1 part 2 bid invitee email.jpg

Consulte también

 

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