¿Cómo asignar automáticamente roles de proyecto a los pasos del flujo de trabajo ?

Si quiero que las personas asignadas al flujo de trabajo se actualicen automáticamente a través de los roles del proyecto, ¿qué debo hacer?

Los roles que existían antes de esta función (anteriormente tipificados libremente en el flujo de trabajo de nivel de empresa) ahora se denominan "roles personalizados". Para seguir usándolos, siga el proceso habitual de asignación de pasos.

Sin embargo, para habilitar la asignación automática, donde los responsables de los pasos del flujo de trabajo están directamente vinculados a las personas asignadas a través de Roles de proyecto en el Directorio de proyectos, seleccione el rol deseado en el menú desplegable Roles de proyecto al configurar su plantilla de flujo de trabajo en el nivel de empresa.

¿Cómo ayuda esta función a evitar interrupciones cuando se realizan cambios en el flujo de trabajo ?

Cuando se utilizan roles de proyecto asignados automáticamente, cualquier paso nuevo que se añada a un flujo de trabajo de nivel de empresa incluye automáticamente a las personas asignadas correctas en el nivel de proyecto sin intervención manual. Esto garantiza que los flujos de trabajo permanezcan configurados de forma coherente y no se interrumpan ni se detengan debido a la falta de personas asignadas.

Si todavía utiliza roles personalizados (etiquetas de tipo libre como "Arquitecto"o"DP"), será necesario actualizar manualmente el flujo de trabajo de cada proyecto cada vez que se añada o modifique un paso.

¿Qué sucede si configuro un flujo de trabajo con roles de proyecto y esos roles se eliminan posteriormente del directorio o pierden los permisos para responder?

Según la etapa del flujo de trabajo, pueden ocurrir los siguientes escenarios:

• El flujo de trabajo se bloquea.

• El ajuste preestablecido de flujo de trabajo del proyecto está marcado como no configurado.

• El paso afectado se retrasa, lo que genera una notificación al gestor de flujo de trabajo.

Consulte Asignaciones de flujo de trabajo: guía de resolución de problemas.

¿Qué sucede si se elimina un rol de proyecto de la herramienta Administrador de la empresa (por ejemplo, el rol de "gestor de programas")?

Los ajustes preestablecidos de proyecto que utilizan el rol de proyecto eliminado se desconfigurarán. Cualquier flujo de trabajo en curso asignado actualmente al rol eliminado mostrará Se requiere asignación: asignar un mensaje de error de usuario o rol . Además, el paso se retrasará y se notificará al gestor de flujo de trabajo.

Si cambio la persona asignada a un rol de proyecto específico, ¿qué se actualiza exactamente?

Tanto la plantilla de flujo de trabajo de nivel de proyecto como cualquier paso del flujo de trabajo actualmente en curso (pero que aún no se ha respondido) se actualizarán automáticamente para reflejar este cambio.

Si cambio la asignación de roles en el nivel de empresa (por ejemplo, de Arquitecto a Director de proyectos), ¿qué sucede?

Los proyectos futuros que utilicen esta plantilla reflejarán la asignación actualizada. Las plantillas de proyecto existentes también se actualizarán, incluidos los pasos del flujo de trabajo que están en curso pero que aún no se han producido.

Sin embargo, si un paso del flujo de trabajo ya está asignado (por ejemplo, a Arquitecto) y actualmente está en curso, la asignación del paso existente permanecerá sin cambios. Debe actualizar manualmente la persona asignada para ese paso si es necesario.

Consulte la sección Añadir personas asignadas en Crear una plantilla de flujo de trabajo.

¿Qué sucede si actualizo las personas asignadas etiquetadas con roles de proyecto (dentro del directorio) durante un flujo de trabajo de trabajo en curso?

El paso actual del flujo de trabajo se actualizará automáticamente para reflejar las personas recién asignadas en el rol del proyecto.

Si se asigna un nuevo usuario a un paso del flujo de trabajo a través de los roles del proyecto, ¿se le envía una notificación de inmediato?

No, el usuario recién asignado no será notificado de inmediato. Las notificaciones se producen una vez que el paso de flujo de trabajo específico se asigna activamente al usuario.