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Procore

Crear una plantilla de reunión

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Objetivo

Crear plantillas de reuniones personalizadas para usar en la herramienta Reuniones de los proyectos de la empresa.

Contexto

Si es el administrador de Procorede la empresa, puede crear plantillas de reuniones para usarlas en los proyectos de la empresa en la herramienta Reuniones a nivel de proyecto de Procore.  La creación de plantillas de reuniones a nivel de empresa es la forma más sencilla de crear agendas de reuniones, ya que ayuda a su organización a desarrollar plantillas de reuniones comunes que funcionan bien para sus equipos de proyecto. También limita la introducción de datos repetitivos para los miembros de su equipo de proyecto, minimizando la necesidad de reintroducir una nueva agenda por completo cada semana. Una vez creadas las plantillas de reunión de su empresa mediante los pasos a continuación, los miembros del equipo del proyecto pueden utilizar la herramienta Reuniones del proyecto para  crear una reunión a partir de una plantilla.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador de nivel de empresa.
  • Campos admitidos:
    Puede crear plantillas de reunión que incluyan los siguientes campos:
    • Nombre de la reunión (este campo es obligatorio)
    • Resumen
    • Adjuntos
    • Reunión privada
    • Categorías de reuniones
      • Nombre de categoría
    • Elementos de reunión
      • Agenda n.º
      • Título
      • Descripción
      • Adjunto
      • Prioridad
  • Información adicional:
    • Se recomienda que NO incluya información específica del proyecto en una plantilla de reunión, ya que la plantilla que cree estará disponible para los usuarios en la herramienta Reuniones en todos los proyectos de su empresa.
    • Después de guardar una nueva plantilla de reunión, estará disponible para los usuarios que cuentan con los permisos suficientes como una selección en la herramienta Reuniones del proyecto. Consulte Crear una reunión a partir de una plantilla. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Reuniones. 
  3. Haga clic en Crear plantilla de reunión.

    btn-create-meet-temp.png
     
  4. En la página Nueva plantilla de reunión, haga lo siguiente:

    • ​​​​​Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptiva para la reunión.

    • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes planificados y los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Reuniones. 

    • Resumen: introduzca un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para dar formato al resumen. 

    • Adjuntos. Adjunte los archivos pertinentes. Tiene estas opciones:

      • Haga clic en Adjuntar archivo(s) y, a continuación, elija la opción adecuada en el menú contextual que aparece.
        O
      • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su ordenador al cuadro gris Arrastrar y soltar archivo(s).
  5. Haga clic en Crear e ir a la agenda.
    Esto creará una nueva plantilla de reunión y la pondrá en modo de edición.
  6. Siga los pasos que se indican a continuación para cumplimentar la Agenda de la reunión de la plantilla de la reunión.
    Nota: De forma predeterminada, una nueva plantilla de reunión incluye una categoría predeterminada titulada "1-Elementos sin categorizar". Haga clic en el nombre de la categoría 1-Elementos sin categorizar e introduzca el nombre de la categoría de reunión que desea incluir en la plantilla. Por ejemplo, escriba: Apertura de negocio. 
    • Añadir un elemento de reunión a una categoría de una plantilla de reunión:
      1. En la categoría deseada, haga clic en +Añadir elemento.
        Se muestra la ventana Añadir elemento de reunión. 
      2. Introduzca un título para el elemento.
        Por ejemplo, escriba: Asistencia/votación nominal
      3. Seleccione Baja, Media o Alta en la lista de prioridades.
      4. Asegúrese de que la categoría deseada esté seleccionada en la lista Categoría.
      5. Introduzca cualquier información o instrucciones que desee en el campo Descripción.
      6. En el campo Adjuntos, añada cualquier archivo adjunto que desee haciendo clic en el vínculo Adjuntar archivos o moviendo los archivos desde el ordenador hasta el área de arrastrar y soltar archivos.
      7. Elija entre estas opciones:
        • Para guardar el elemento de reunión sin crear otro, haga clic en Guardar.
          O BIEN
        • Para guardar el elemento de reunión y crear otro elemento, haga clic en Guardar y crear otro. Repita los pasos anteriores para añadir otro elemento de reunión.
    • Añadir una categoría a una plantilla de reunión:
      1. Haga clic en +Crear categoría.
        Con esto, se muestra la ventana Añadir categoría.
      2. Introduzca un Nombre de categoría. 
        Por ejemplo, escriba:  Actualizaciones de estado
      3. Haga clic en Crear.
        El sistema añade la nueva categoría a la agenda de la reunión. 
    • Reordenar elementos y categorías de reunión en una plantilla de reunión
      1. Arrastre el botón de hamburguesa (≡) junto al elemento o la categoría de reunión.
      2. Mediante una operación de arrastrar y soltar, mueva el elemento o la categoría a la posición deseada.
  7. Cuando haya terminado de crear la plantilla de reunión, haga clic en Hecho. 
    El sistema crea una nueva plantilla de reunión.

    meeting-template-created.png

    La plantilla ahora estará a disposición de los usuarios como una selección de menú desplegable en el proyecto. Consulte Crear una nueva reunión a partir de una plantilla. 

Consulte también