Añadir una plantilla de tipo de correspondencia
Objetivo
Para añadir un tipo de correspondencia de plantilla.
Contexto
Procore ha creado varios tipos de plantillas de correspondencia basados en casos de uso populares de la construcción y en prácticas recomendadas. Estos tipos de correspondencia de plantilla tienen conjuntos de campos predeterminados únicos y pueden añadirse a uno o más proyectos una vez completados los pasos siguientes.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- Los tipos de correspondencia de plantilla que ya se han añadido a la cuenta de Procore de su empresa no se incluyen en la lista "Elegir plantillas".
- Si su empresa ya creó un tipo personalizado con el mismo nombre que un tipo de plantilla a continuación, es posible que el tipo de plantilla no se muestre en la lista"Elegir plantillas".
Pasos
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En "Configuración de herramientas", haga clic en Correspondencia.
- Haga clic en la pestaña Tipos.
- Haga clic en +Crear.
- En la ventana "Añadir tipo de correspondencia", seleccione el botón Iniciar desde plantilla. (Consulte Crear un nuevo tipo de correspondencia para obtener información sobre la opción Crear nuevo tipo personalizado).
- Marque la casilla junto a cada uno de los siguientes tipos de correspondencia de plantilla que desea agregar a su empresa:
Nota: Lea la sección Aspectos a considerar anterior para asegurarse de comprender por qué es posible que algunos tipos de plantilla no se muestren en la lista "Elegir plantillas".
Nombre y prefijo de la plantilla Ejemplo de uso Configuraciones del conjunto de campos por defecto Anexo(ADD) Se trata de una notificación formal de un cambio en el proyecto antes de que se haya emitido el contrato de construcción. Se pueden emitir anexos para cambiar la fecha de oferta, añadir o eliminar alcance de trabajo, añadir requisitos de precios unitarios, cambiar las condiciones del proyecto, etc. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Anexo" de Procore? Boletín (B) Se trata de una notificación formal de cambio en el proyecto una vez emitido el contrato de construcción. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Boletín" de Procore? Solicitud de cambio (CR) Se trata de un ajuste del precio del contrato, una ampliación del plazo del mismo o una modificación del contrato. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Solicitud de cambio" de Procore? Instrucción del cliente (CI) Se trata de una directriz formal que suele enviar el cliente al constructor para ampliar el alcance del trabajo, añadir nuevos materiales al proyecto o resolver problemas y reajustes. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Instrucción de cliente" de Procore? Restricciones (CON) Esto permite identificar las limitaciones (una condición, organismo o fuerza que impide el progreso hacia un objetivo o meta). ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Restricciones" de Procore? Aviso de alerta temprana (EWN) Esto permite a las partes avisar con antelación de cualquier cosa que pueda retrasar el trabajo, o aumentar los costes, tan pronto como tengan conocimiento de ello. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Aviso temprano" de Procore? Prórroga del plazo (EOT) Sucesor de la notificación de retraso, es una comunicación previa del contratista al propietario o del subcontratista al contratista en la que se identifica el hecho relevante que ha provocado el retraso. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Extensión de tiempo" de Procore? Correspondencia general (GC) Se puede utilizar cuando una comunicación no se ajusta a un tipo específico. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Correspondencia general" de Procore? Lecciones aprendidas (LL) Se trata de identificar y evaluar las lecciones que pueden extraerse de un proyecto y que podrían aplicarse a otros proyectos. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Lecciones aprendidas" de Procore? Cartas (L) Se trata de una comunicación formal. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Cartas" de Procore? Cartas de intención (LOI) Puede utilizarse para diversos fines, pero lo más habitual es que se utilice en las licitaciones para informar a un cliente de su intención de licitar en un proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Cartas de intención" de Procore? Solicitud de material (MR) Muchas empresas emiten solicitudes de material (o de compra) antes de una orden de compra en un esfuerzo por notificar a las partes responsables del equipo o los materiales necesarios para la finalización del proyecto. Las partes responsables suelen confirmar la disponibilidad de los elemento solicitados dentro del plazo requerido del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Solicitud de material" de Procore? Plan de mitigación (MP) Esto permite identificar y asignar planes para hacer frente a los imprevistos (riesgos) que surjan en un proyecto y que puedan afectar negativamente a las fechas de entrega previstas originalmente y/o a los costes del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Plan de mitigación" de Procore? Aviso de retraso (NOD) Precursor de la prórroga, se utiliza para presentar una reclamación para ampliar la fecha de finalización o recuperar los costes de un proyecto. La mayoría de los contratos tienen cláusulas relativas a los retrasos o avisos de reclamaciones que detallan los requisitos para presentarlas. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Aviso de retraso" de Procore? Notificación de proceder (NTP) Carta de notificación del propietario dirigida al contratista en la que se indica la fecha en la que el contratista puede comenzar los trabajos del proyecto. Esta fecha marca el inicio del periodo de ejecución del contrato. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Aviso para proceder" de Procore? Notificación de cargo compensatorio (NOB) Notificación proactiva al contratista responsable de los trabajos no realizados de acuerdo con las expectativas, indicando un importe que se cobrará al contratista responsable si el problema no se soluciona en la fecha de vencimiento asignada. Se trata de un antecedente de un evento de cambio u orden de cambio. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Cargo compensatorio" de Procore? Solicitud de permiso (PER) Se utiliza como método para identificar y seguir el estado de los permisos del proyecto. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Solicitud de permiso" de Procore? Solicitud de proyecto (PR) Se utiliza como método para rastrear todos los proyectos potenciales que podrían considerarse, muchos de los cuales requieren un proceso formal de revisión y aprobación, antes de que el proyecto sea financiado. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Solicitud de proyecto" de Procore? Identificación de riesgos (IR) Proporciona la capacidad de identificar, cuantificar y asignar los riesgos del proyecto (acontecimientos inesperados que podrían afectar negativamente a las fechas y costes de entrega previstos inicialmente). ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Identificación de riesgo" de Procore? Instrucción en el lugar (SI) Se trata de una directiva formal que suele enviarse a las partes interesadas en el proyecto para ampliar el alcance del trabajo o adquirir o probar nuevos materiales para el proyecto. También puede utilizarse para abordar problemas de defectos y reparación. ¿Cuáles son las configuraciones predeterminadas del conjunto de campos para el tipo de correspondencia de la plantilla "Instrucción de la obra" de Procore? Transmittal (T) Este es un registro de pruebas para la transmisión de información del proyecto, como archivos, muestras y otra documentación de construcción. Las transmisiones muestran qué artículos se enviaron, cuándo se enviaron y a quién se enviaron.
Nota: Si este tipo no aparece en la lista, es posible que su empresa ya tenga un tipo de correspondencia configurado personalizado llamado 'Transmittal'.
¿Cuáles son las configuraciones de conjunto de campos predeterminadas para el tipo de correspondencia de plantilla 'Transmittal' de Procore? - Opcional: Marque la casilla Los elementos son privados por defecto si desea que todos los elementos que se crean bajo este tipo de correspondencia sean privados por defecto.
- Opcional: marque la casilla de verificación Enviar recordatorios por correo electrónico para elementos atrasados si desea que Procore envíe recordatorios automáticos por correo electrónico a las personas asignadas cuando un elemento al que están asignadas haya vencido. La activación o desactivación de esta función afecta a todos los proyectos que utilizan este tipo de correspondencia. Esta es una función global que no se puede configurar para un solo proyecto.
- Haga clic en Añadir.
Esto crea un conjunto de campos configurable para el tipo de correspondencia de la plantilla que puede aplicarse a los proyectos existentes, establecerse como conjunto de campos por defecto para el tipo de correspondencia en los nuevos proyectos, o editarse.