¿Cuáles son las prácticas recomendadas para usar múltiples cargas presupuestarias (en fases)?
Contexto
Al configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore, su equipo tiene dos opciones: Añadir una partida presupuestaria o Importar un presupuesto. Los usuarios suelen comenzar un proyecto importando los datos de su presupuesto. A continuación, bloquean ese presupuesto cuando se inicia el proyecto. Algunos clientes de Procore cargan nuevos datos presupuestarios en un momento posterior del proyecto.
Respuesta
A continuación, se incluyen algunos aspectos que debe tener en cuenta al usar varias cargas de presupuesto en un proyecto.
| Mejores prácticas... | Preguntas para hacer... | Opciones... |
| Gestionar los permisos de los usuarios |
¿Quién debe tener permiso en su equipo para desbloquear el presupuesto de un proyecto? ¿Quiere permitir a sus gestores de proyectos desbloquear un presupuesto en cualquier momento? ¿Incluso después de que se hayan creado cambios y modificaciones en el presupuesto? |
Opción 1: Limitar el acceso a usuarios específicosPermitir solo usuarios específicos desbloquear un presupuesto Opción 2: Permitir que sus gestores de proyectos desbloqueen un presupuestoProporcione a todos sus gestores de proyectos permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Presupuesto. |
| Importar un presupuesto |
¿Está importando un presupuesto desde un archivo CSV? ¿Está importando un presupuesto desde un sistema ERP integrado? |
Opción 1: Importar un presupuesto desde un CSVImporte su presupuesto desde un archivo CSV. Para obtener instrucciones, consulte Importar un archivo CSV de un presupuesto. Opción 2: Sincronizar los datos presupuestarios con Procore + integraciones ERPDependiendo del sistema ERP integrado en su entorno, puede sincronizar los datos de su sistema ERP integrado con Procore. O bien, puede sincronizar los datos de Procore con su sistema ERP integrado. Para obtener más información, consulte ERP Integrations. |
| Bloquear un presupuesto | ¿Está preparado para bloquear su presupuesto? |
Para obtener instrucciones, consulte Bloquear un presupuesto. Si el proyecto está integrado con ERP y si se ha utilizado la opción 1 del paso 2, sincronícese con ERP. Consulte Enviar un presupuesto a Integraciones ERP para su aceptación contable. |
| Desbloquear un presupuesto |
¿Está listo para importar su presupuesto para la siguiente fase de su proyecto? ¿Ha creado su equipo modificaciones presupuestarias? ¿Tiene su cuenta de usuario permisos de acceso para desbloquear un presupuesto? |
Para saber cómo desbloquear un presupuesto, consulte Desbloquear un presupuesto. Para saber cómo desbloquear un presupuesto después de crear modificaciones presupuestarias, consulte Desbloquear un presupuesto con modificaciones presupuestarias. |
| Tomar una instantánea |
¿Quiere llevar un registro de su presupuesto a medida que va cambiando con el tiempo? ¿Quiere tomar una instantánea de su presupuesto al final de cada fase? |
Antes de realizar actualizaciones, cree una instantánea del presupuesto. Consulte Crear una instantánea del presupuesto. Si se importa un presupuesto desde un archivo CSV, Procore le pide que tome una instantánea antes de proceder a la importación. Si ha añadido manualmente partidas presupuestarias, ha editado el importe del presupuesto original en línea o ha sincronizado un presupuesto de su sistema ERP integrado con Procore, no se le pedirá automáticamente que tome una instantánea. Sin embargo, tomar una instantánea regularmente es siempre una buena práctica. Asegúrese de nombrar la instantánea según la fase del presupuesto. Por ejemplo, GMP Fase 1, GMP Fase 2, etc. Después de crear una instantánea, al hacer clic en la elipse vertical junto al presupuesto original se muestra el historial de instantáneas. |
| Actualizar el presupuesto |
¿Se acordó de tomar una instantánea del presupuesto? ¿Está preparado para actualizar su presupuesto? |
Opción 1: Reimportar un presupuesto desde CSV Consulte Importar un presupuesto desde un archivo CSV. Para las partidas presupuestarias existentes, los importes actuales del presupuesto original aparecerán en la plantilla CSV descargada. Si los importes siguen siendo los mismos, manténgalos en el archivo CSV. Si los importes deben ser actualizados/ajustados, sobrescriba el importe existente en el CSV con el nuevo importe. Para las nuevas partidas presupuestarias, añada el tipo de coste y el importe en el archivo CSV. Opción 2: Añadir manualmente partidas o editar en línea los importes del presupuesto original Puede editar los "Importes originales del presupuesto" en línea o puede añadir manualmente partidas al presupuesto. Para obtener más información, consulte Crear una partida presupuestaria. Opción 3: Sincronizar los datos presupuestarios con Procore + integraciones ERP Sincronice el presupuesto de su sistema ERP integrado con el presupuesto de su proyecto en Procore. Consulte Integraciones de ERP. |