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Procore

Enviar factura de promotor por correo electrónico

Contenido   heredado

El contenido de esta página detalla la experiencia heredada de las facturas de los propietarios. Si es un usuario de Project Financials que participa en el programa Beta para facturas de propietario, hay diferentes pasos disponibles.

Objetivo

Enviar una factura ascendente al colaborador ascendente de su proyecto de Procore por correo electrónico.  

Contexto

Después de crear una factura ascendente que se factura contra un contrato de cliente, financiación o contrato principal, puede enviar una copia de la pestaña "Detalles" de la factura a su colaborador ascendente para su revisión. Una vez revisado, su colaborador puede responder directamente a ese mensaje para indicar que ha aprobado su factura para el pago (o para proporcionarle una razón para rechazar su factura). Para garantizar que la respuesta de su colaborador se capture por escrito, Procore guarda todas las respuestas a la dirección "De" de su mensaje saliente en la pestaña Correos electrónicos de la factura. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos de cliente, Financiación o Contratos principales del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:
    • Al hacer clic en el botón Enviar factura por correo electrónico, se envía una copia de la pestaña "Detalles" de la factura a los destinatarios designados.
    • Los datos en la pestaña "PDF configurable" de la factura NO se proporcionan con este mensaje de correo electrónico. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Contratos del cliente, FinanciamientoContratos principales del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Facturas
  3. En la tabla, localice el contrato o la financiación contra la que se está facturando la factura. 
  4. Haga clic en el vínculo del número para abrir el contrato o la financiación.  
  5. Haga clic en el botón Enviarfactura  por correo electrónico.  
    Esto inicia la ventana 'Forward Invoice #[#] for [Contract or Funding] #[#]  - [Billing Period Start - Billing Period End]' en la pestaña Correos electrónicos de la factura.
     Notas
    • El botón Enviar factura por correo electrónico envía una copia de la pestaña "Detalles" de la factura a los destinatarios designados.
    • Los datos en la pestaña "PDF configurable" de la factura NO se proporcionan con este mensaje de correo electrónico. 
    email-invoice.png
  6. Complete los siguientes campos:
    • Para. Introduzca el nombre de la persona a la que está solicitando el pago.
    • CC. Introduzca el nombre de las personas que desee poner en copia en el correo electrónico.  Su nombre aparece en este campo de forma predeterminada. 
    • Privado. Marque esta casilla si solo desea que la factura esté disponible para el administrador de facturas y las personas designadas en los campos Para/CC.
    • Asunto. Este campo se completará con el número de la factura.
    • Adjuntos. Adjunte todos los documentos o archivos relacionados.
    • Mensaje. Incluya un mensaje adicional sobre la factura. 
  7. Haga clic en Enviar.
    Aparece un banner AMARILLO "Comunicación creada" para confirmar que se ha creado el mensaje saliente y se ha añadido a la cola de correo electrónico saliente de Procore.
 Notas
  • Se guarda un registro de su mensaje saliente en la pestaña "Correos electrónicos" de la factura.
  • Los mensajes enviados a la dirección "De" en el mensaje saliente se guardan automáticamente en la pestaña "Correos electrónicos" de la factura. Esto proporciona a los destinatarios de sus mensajes la comodidad de utilizar la función de respuesta en su programa de correo electrónico. También captura las respuestas de aprobación o rechazo de su colaborador por escrito.