Distribuir y redistribuir actas de reunión
Objetivo
Distribuir las actas de reunión a los asistentes planificados una vez que la reunión haya concluido y se hayan añadido las actas a los elementos.
Contexto
Una vez que una reunión ha finalizado y se han añadido las actas, hay que convertir la reunión al modo de acta (consulte Convertir reunión al modo Acta). Una vez convertida, puede distribuir las actas por correo electrónico a las personas y miembros de los grupos de distribución que figuran en la lista "Asistentes planificados" de la reunión. Si actualiza las actas o por cualquier otro motivo desea redistribuir las actas en un momento posterior, también tiene esa opción.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
O BIEN - Permisos de nivel de "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones del proyecto con el permiso pormenorizado "Distribuir reunión" habilitado en la plantilla de permisos.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
Requisitos
- Complete los pasos indicados en Convertir reunión al modo Acta.
Pasos
Distribuir actas de reunión
- Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto.
Esto muestra la página Agendas/actas de reuniones. - Localice la reunión deseada en la lista. A continuación, haga clic en Ver.
Esto abre la reunión en modo de visualización. - Haga clic en Distribuir actas.
Aparece un banner en la parte superior de la página para confirmar que el sistema está enviando una versión en PDF de las actas de la reunión a las personas especificadas en el campo «Asistentes planificados».
Redistribuir actas de reunión
Si realiza modificaciones o adiciones a las actas de reunión, puede redistribuirlas para que los asistentes puedan ver los cambios que ha realizado.
- Vaya a la herramienta Reuniones del proyecto.
Esto muestra la página Agendas/actas de reuniones. - Localice la reunión deseada en la lista. A continuación, haga clic en Ver.
Esto abre la reunión en modo de visualización. - Haga clic en Redistribuir actas.
Aparece un banner en la parte superior de la página para confirmar que el sistema está enviando una versión en PDF de las actas de la reunión a las personas especificadas en el campo «Asistentes planificados».