Acerca de la herramienta de gestión de documentos

Presentamos Procore Document Management

La herramienta de gestión de documentos de Procore es un sistema de gestión de documentos que organiza automáticamente sus documentos de acuerdo con sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con la confianza de que está abriendo la última revisión aprobada y de que solo las personas que deberían verla tienen acceso.

Esta herramienta está diseñada para empresas que necesitan una solución unificada y configurable para gestionar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.

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Con la herramienta Gestión Documental, las empresas pueden:

Configurar los permisos del documento en función de los atributos de cada revisión, como el estado, el tipo o la disciplina.
Ayuda a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y gestionar documentos de forma ágil desde un sistema centralizado.
Obtenga los mismos beneficios que obtuvo con la herramienta Documentos original en Procore, al tiempo que agrega funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con marcado, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura aplicables.

Para obtener tutoriales, vídeos y recursos adicionales, consulte Gestión de documentos (Web) | (iOS) | (Android).

Vídeo

Resumen de funciones

La herramienta de Gestión Documental actualmente incluye las siguientes características y beneficios:

Una experiencia consistente y fácil de usar para acceder a los archivos de proyectos en dispositivos web y móviles a través de un repositorio de archivos centralizado. Consulte Ver documentos (Web) | (iOS) | (Android).
Captura de metadatos optimizada mediante aprendizaje automático, ahorrando tiempo y mejorando la organización. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión de documentos?
Una sola experiencia de flujo de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, acelerando procesos como las revisiones de diseño. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.
Los grupos de permisos de documentos granulares y flexibles se basan en los atributos de cada documento (por ejemplo, Estado, Tipo o Disciplina). Consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos y Ver y gestionar permisos de documentos en la herramienta de gestión de documentos.
Gestión de la información de acuerdo con normas internacionales como ISO 19650. Consulte Edit Upload Requirements for the Document Management Tool y Edit the Naming Standard for the Document Management Tool.
Organización eficiente de documentos con " vistasguardadas" que permiten a los usuarios acceder rápidamente a grupos específicos de documentos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta de gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta de gestión de documentos pueden crear vistas para que todos en el proyecto las usen.

PREGUNTAS FRECUENTES

A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes generales para la versión de versión limitada (Beta) de la herramienta de gestión de documentos. Para obtener artículos más detallados, consulte la pestaña Preguntas frecuentes.

¿Por qué Procore ha decidido crear una nueva herramienta para Documentos?

Si bien la herramienta original de Documentos de Procore sigue siendo ampliamente elogiada en la industria por su capacidad para servir a múltiples partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están evolucionando rápidamente. Algunas de estas necesidades están impulsadas por requisitos reglamentarios como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades son impulsadas por el deseo de optimizar los flujos de trabajo para respaldar un mejor acceso y colaboración con la información.

El objetivo con esta nueva solución es no solo respaldar las necesidades de cumplimiento y flujo de trabajo para los clientes, sino hacerlo de una manera que esté completamente integrada en la plataforma y las herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes gestionar verdaderamente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción hasta el cierre.

¿Cuál es la diferencia entre los documentos y las herramientas de gestión de documentos de Procore?

Para una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas 'Documentos' y 'Gestión de documentos' en Procore?

¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil?

Los usuarios móviles pueden ver documentos aprobados en la herramienta Administración de documentos en las aplicaciones móviles Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.

¿Qué metadatos se pueden rellenar automáticamente?

¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos a la herramienta de administración de documentos?

¿Quién puede añadir anotaciones a un documento?

Solo los asignados al flujo de trabajo pueden añadir anotaciones a un archivo .pdf documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.

¿La herramienta de gestión de documentos admite carpetas?

Las carpetas no son compatibles con la herramienta de gestión de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.

Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de documentos, al tiempo que conservan una única fuente de verdad para cada documento.

¿Cómo puedo agrupar y organizar mis documentos para facilitar la navegación?

Puede crear " vistas guardadas" personalizadas para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta de administración de documentos pueden crear vistas para que todas las personas del proyecto las usen.

Aparte de las vistas guardadas, también hay varias formas de navegar por sus documentos:

Aplique filtros y ordene los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta de gestión de documentos.
Mostrar, ocultar o reordenar cualquier columna de datos. Consulte Configurar su vista en la Herramienta de gestión de documentos.

¿Cómo se notifica a los usuarios cuando hay nuevos documentos disponibles para ellos?

Los usuarios asignados a un paso del flujo de trabajo de aprobación recibirán una notificación por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. Además, los administradores de la herramienta Gestión de documentos pueden seleccionar enviar notificaciones a individuos o grupos de distribución sobre nuevos documentos en la pestaña Cargas o cuando alguien carga una nueva revisión de documento que cumple con un criterio particular de vista guardada. Por ejemplo, notifique a un equipo cuando alguien cargue una nueva versión de un plano eléctrico aprobado. Los destinatarios hacen clic en un vínculo de la notificación por correo electrónico para ver de manera eficiente el plano actualizado.

¿Puedo ver qué cambios se produjeron en los documentos y cuándo?

Sí, los administradores y los usuarios con permisos apropiados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuándo se produjeron esos cambios. Ver el historial de cambios de los documentos en la herramienta de gestión de documentos.

¿La herramienta Gestión de documentos se conecta a la herramienta Planos?

Sí, puede abrir archivos de Gestión de documentos en la herramienta Planos. En lugar de pasar el mismo documento por todo el proceso de carga en ambas herramientas, hágalo una vez en la herramienta Gestión de documentos. A continuación, desde el selector de archivos de la herramienta Planos, busque ese documento y acérquelo rápidamente con todos los metadatos adjuntos. Obtenga más información en ¿Qué sucede cuando importo un archivo de gestión de documentos a la herramienta Planos?

¿La gestión de documentos se integra con aplicaciones de terceros?

Si bien aún no hay integraciones con aplicaciones de terceros, trabajaremos en estrecha colaboración con nuestros socios externos para crear nuevas integraciones con la herramienta de administración de documentos.

¿Se integra la herramienta de Gestión Documental con la herramienta Documentos de nivel de empresa?

No, no hay integración con las herramientas de Documentos de nivel de empresa o de proyecto.

¿Habrá una migración de archivos de la herramienta Documentos a la herramienta Gestión de documentos?

No, no habrá migración automatizada de datos entre la herramienta Documentos y Gestión Documental. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos de la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Gestión de documentos.