Enviar alertas de asignación en la planificación de recursos

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Objetivo

Enviar alertas para asignaciones de recursos en Planificación de recursos.

Contexto

Las asignaciones le permiten gestionar sus recursos asignándolos a proyectos.

Puede enviar alertas de asignación para notificar a las personas asignadas y compartir información clave sobre su asignación, como cuando tienen una nueva asignación o actualizaciones de fechas, horas, proyectos o ubicaciones. Consulte ¿Qué es una alerta de asignación en Planificación de recursos?

Este tutorial muestra cómo enviar alertas de inmediato, crear borradores o planificarlas para más adelante.

Temas a considerar

Permisos de usuario necesarios
Las alertas de asignación se pueden enviar a personas concretas o a varias personas asignadas.
Las alertas de asignación se pueden enviar por mensaje de texto, correo electrónico o a través de la aplicación Planificación de recursos/Planificación LaborChart. Consulte ¿Qué es la aplicación planificación de recursos/LaborChart?
- Las alertas se envían a los destinatarios a través del método de comunicación preferido que esté habilitado en su perfil. Véase Editar personas en la planificación de recursos.
- Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos al enviar o recibir mensajes SMS.
Si las alertas de asignación personalizadas están habilitadas para los proyectos, se envían en lugar de la alerta de asignación predeterminada. Consulte Configurar alertas de asignación predeterminadas para la planificación de recursos y Crear alertas de asignación personalizadas para proyectos.
Solo las alertas de asignación predeterminadas pueden solicitar una respuesta. Véase Configurar alertas de asignación predeterminadas para la planificación de recursos.
- Según su configuración, las personas pueden responder a las alertas por SMS, correo electrónico o en la aplicación planificación de recursos/LaborChart. Consulte ¿A qué mensajes y alertas pueden responder las personas en Planificación de recursos?
Las alertas de asignación no se envían cuando se editan o eliminan asignaciones de recursos de forma masiva. Consulte Eliminar asignaciones de recursos de forma masiva y Editar asignaciones de recursos de forma masiva.
Desde la lista de asignaciones, puede enviar alertas para asignaciones individuales o para varias asignaciones.
Desde los tableros de asignaciones o el Gantt de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

Pasos

Puede enviar alertas de asignación de recursos desde tres (3) lugares en la planificación de recursos:

Lista de asignaciones
- Envíe alertas a personas asignadas individuales o múltiples.
Tableros de asignaciones
- Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un rango de fechas.
Gantt de Asignaciones
- Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un rango de fechas.

Enviar alertas de asignación desde la lista de asignaciones

Desde la lista de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para asignaciones individuales o asignaciones múltiples.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Lista de asignaciones.
Marque las casillas de verificación de las asignaciones para las que desea enviar la alerta de asignación.
Haga clic en Acciones por lotes.
Haga clic en Enviar alertas y elija:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta de inmediato, luego haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta de inmediato según la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta planificada más adelante. Consulte Gestionar alertas de asignación planificada.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar.
- Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante. Consulte Gestionar alertas de borrador de asignación.

Enviar alertas de asignaciones desde los tableros de asignaciones

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.
Seleccione Enviar alertas de asignación.
Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.
O
Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.
1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
2. Fin. Seleccione la fecha de finalización para el rango de fechas.
  - Seleccione Fecha y seleccione Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.
    O
  - Seleccione Semanas e introduzca el Número de semanas para el rango de fechas.
Seleccione cuándo enviar la alerta:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta de inmediato, luego haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta de inmediato según la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta planificada más adelante. Consulte Gestionar alertas de asignación planificada.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar.
- Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante. Consulte Gestionar alertas de borrador de asignación.
Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
1. Para la alerta que elija, introduzca la información que desea incluir en Asunto y Mensaje.
2. Añada los tokens dinámicos que desee que aparezcan en sus alertas, para personalizar la información para la persona que recibe la alerta:
  - Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.
  - Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.
  - Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.
  - Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.
  - Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.
  - Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.
  - Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.
  - Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.
  - Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.
  - Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
  - Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
  - Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
  - Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.
  - País del proyecto. El país del proyecto.
  - Número de proyecto. El número de proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
3. Seleccione el "Tipo de mensaje"
Haga clic en Revisar destinatarios.
Haga clic en Enviar.

Enviar alertas de asignación desde el Gantt de Asignaciones

Desde el Gantt de Asignaciones, puede enviar alertas para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Gantt de Asignaciones.
Seleccione Proyectos.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.
Seleccione Enviar alertas de asignación.
Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.
O
Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.
1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.
2. Fin. Seleccione la fecha de finalización para el rango de fechas.
  - Seleccione Fecha y seleccione Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.
    O
  - Seleccione Semanas e introduzca el Número de semanas para el rango de fechas.
Seleccione cuándo enviar la alerta:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta de inmediato, luego haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta de inmediato según la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta planificada más adelante. Consulte Gestionar alertas de asignación planificada.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar.
- Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante. Consulte Gestionar alertas de borrador de asignación.
Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
1. Para la alerta que elija, introduzca la información que desea incluir en Asunto y Mensaje.
2. Añada los tokens dinámicos que desee que aparezcan en sus alertas, para personalizar la información para la persona que recibe la alerta:
  - Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.
  - Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.
  - Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.
  - Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.
  - Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.
  - Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.
  - Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.
  - Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.
  - Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.
  - Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
  - Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
  - Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
  - Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.
  - País del proyecto. El país del proyecto.
  - Número de proyecto. El número de proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
Haga clic en Revisar destinatarios.
Haga clic en Enviar.