Enviar alertas de asignación en la planificación de recursos

Las asignaciones le permiten gestionar sus recursos asignándolos a proyectos.

Puede enviar alertas de asignación para notificar a las personas asignadas y compartir información clave sobre su asignación, como cuando tienen una nueva asignación o cuando hay actualizaciones de fechas, horas, proyectos o ubicaciones.

• Permisos de usuario necesarios

• Las alertas de asignación se pueden enviar a personas concretas o a varias personas asignadas.

• Los mensajes están limitados a 1200 caracteres, sin incluir los tokens dinámicos.

• Si las alertas de asignación personalizadas están habilitadas para los proyectos, se envían en lugar de la alerta de asignación predeterminada.

• Solo las alertas de asignación predeterminadas pueden solicitar una respuesta.

  • Según su configuración, las personas pueden responder a las alertas por SMS o correo electrónico.

• Las alertas de asignación no se envían automáticamente cuando se editan o eliminan asignaciones de recursos de forma masiva.

• Desde la lista de asignaciones, puede enviar alertas para asignaciones individuales o para varias asignaciones.

• Desde los tableros de asignaciones o el Gantt de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

Puede enviar alertas de asignación de recursos desde los siguientes lugares en Planificación de recursos:

• Send alerts to all assignees for a project for a certain date or within a date range:

  • Assignment Boards (Beta)

  • Tableros de asignaciones

  • Gantt de Asignaciones (Beta)

  • Gantt de Asignaciones

• Envíe alertas a personas asignadas individuales o múltiples.

  • Lista de asignaciones

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Click Assignments and select Boards (Beta).

3. Click the horizontal ellipsis for the project and click Send Assignment Alerts.

4. Seleccione a quién enviar la alerta.

   • Seleccione esta opción para enviar a las personas asignadas el día de visualización actual.

   • Seleccione esta opción para enviar a personas asignadas dentro de un rango de fechas.

     1. Seleccione las fechas de inicio y finalización.

5. Optional: Schedule delivery

   1. Move the Schedule Delivery toggle ON.

   2. Introduzca la fecha para enviar la alerta.

   3. Seleccione la hora para enviar la alerta.

6. Introduzca el Asunto.

7.  

   Introduzca el contenido o el mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

   • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.

   • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

   • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

   • Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.

   • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

   • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

   • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.

   • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.

   • Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.

   • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

   • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

   • Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   • Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.

   • País del proyecto. El país del proyecto.

   • Número de proyecto. El número de proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   
   

    

8. Guarde o envíe la alerta.

   • Haga clic en Guardar borrador para guardar la alerta como borrador.

   • Haga clic en Enviar a la planificación o envíe inmediatamente las alertas.

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.

3. Haga clic en los puntos suspensivos para el proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.

4. Seleccione Enviar alertas de asignación.

5. Seleccione el rango de fechas para la alerta.

   • Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada

   • Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.

     1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.

     2. Fin. Seleccione la fecha de finalización para el rango de fechas.

        • Seleccione Fecha y seleccione Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.

        • Seleccione Semanas e introduzca el Número de semanas para el rango de fechas.

6. Seleccione cuándo enviar la alerta:

   • Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta de inmediato, luego haga clic en Enviar.

   • Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Guardar.

   • Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.

7. Haga clic en Editar plantilla de alerta.

8. Introduzca el Asunto.

9.  

   Introduzca el contenido o el mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

   • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.

   • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

   • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

   • Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.

   • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

   • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

   • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.

   • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.

   • Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.

   • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

   • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

   • Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   • Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.

   • País del proyecto. El país del proyecto.

   • Número de proyecto. El número de proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

10. Seleccione el "Tipo de mensaje".

11. Haga clic en Revisar destinatarios.

12. Haga clic en Enviar.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Gantt (Beta).

3. Haga clic con el botón derecho en el proyecto y seleccione Enviar alertas de asignación.

4. Seleccione a quién enviar la alerta.

   • Seleccione esta opción para enviar a las personas asignadas el día de visualización actual.

   • Seleccione esta opción para enviar a personas asignadas dentro de un rango de fechas.

     1. Seleccione las fechas de inicio y finalización.

5. Opcional: Planificar la entrega

   1. Move the Schedule Delivery toggle ON.

   2. Introduzca la fecha para enviar la alerta.

   3. Seleccione la hora para enviar la alerta.

6. Introduzca el Asunto.

7.  

   Introduzca el contenido o el mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

   • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.

   • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

   • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

   • Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.

   • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

   • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

   • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.

   • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.

   • Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.

   • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

   • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

   • Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   • Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.

   • País del proyecto. El país del proyecto.

   • Número de proyecto. El número de proyecto.

   • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

   
   

    

8. Guarde o envíe la alerta.

   • Haga clic en Guardar borrador para guardar la alerta como borrador.

   • Haga clic en Enviar a la planificación o envíe inmediatamente las alertas.

Desde el Gantt de Asignaciones, puede enviar alertas para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un rango de fechas determinado.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Gantt de Asignaciones.

3. Seleccione Proyectos.
   

4. Haga clic en los puntos suspensivos para el proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.

5. Seleccione Enviar alertas de asignación.

6. Seleccione las fechas de las asignaciones.

   • Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.

   • Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del rango de fechas seleccionado.

     1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del rango de fechas.

     2. Fin. Seleccione la fecha de finalización para el rango de fechas.

        • Seleccione Fecha y seleccione Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.

        • Seleccione Semanas e introduzca el Número de semanas para el rango de fechas.

7. Seleccione cuándo enviar la alerta:

   • Enviar inmediatamente. Seleccione esto para enviar la alerta de inmediato, luego haga clic en Enviar.

   • Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Guardar.

   • Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.

8. Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.

   1. Introduzca el Asunto.

   2.  

      Introduzca el contenido o el mensaje de la alerta. Puede seleccionar tokens dinámicos para mostrar datos relevantes para el destinatario y su asignación. Mostrar/ocultar campos

      • Nombre de la persona asignada. El nombre y apellidos de la persona asignada.

      • Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.

      • Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.

      • Cargo de la persona asignada. El cargo de la persona asignada.

      • Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.

      • Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.

      • Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la asignación.

      • Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la asignación.

      • Asignación de días laborables. Los días laborables de la asignación.

      • Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.

      • Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.

      • Proyecto Ciudad. La ciudad del proyecto.

      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

      • Código postal del proyecto. El código postal del proyecto.

      • País del proyecto. El país del proyecto.

      • Número de proyecto. El número de proyecto.

      • Estado del proyecto. El estado del proyecto.

9. Seleccione el "Tipo de mensaje".

10. Haga clic en Revisar destinatarios.

11. Haga clic en Enviar.

1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.

2. Haga clic en Asignaciones y seleccione Lista de asignaciones.

3. Marque la casilla de cada asignación para la que desee enviar una alerta.

4. Click the send icon and select when to send the alert:

   • Send Immediately. Select this to send the alert immediately, then click Send Alerts.

   • Horario. Seleccione esto para planificar el envío de la alerta en el futuro.
     Nota: Puede editar o enviar la alerta planificada más adelante. Consulte Gestionar alertas de asignación planificada.

     1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.

     2. Haga clic en Planificar envío.

   • Guardar borrador. Seleccione esto para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar alertas de borrador.
     Nota: Puede editar o enviar el borrador más adelante. Consulte Gestionar alertas de borrador de asignación.