Fusionar empresas

Objetivo

Consolidar dos o más registros de proveedores/empresas en un solo registro mediante la fusión de los registros.

Contexto

Al igual que cuando se crean nuevos usuarios, cuando se crea una empresa en el directorio de nivel de proyecto, las entradas se añaden automáticamente al directorio de nivel de empresa. Para evitar la entrada doble entre los dos directorios, Procore utiliza un selector de resultados de búsqueda anticipada que completará automáticamente toda la información preexistente en la entrada del directorio de nivel de proyecto cuando se crea un nombre duplicado y se selecciona esa entrada existente. Sin embargo, debido a que Procore permite duplicar la información de la empresa (a diferencia de los usuarios, que son más difíciles de duplicar porque no se pueden añadir dos usuarios con la misma dirección de correo electrónico), a veces se crean empresas duplicadas que tienen una ortografía ligeramente diferente (p. ej., "Star Framing" y "Star Framing Co."). 

Tener empresas duplicadas también descentraliza la información de licitación, la información de seguros y los usuarios asociados con empresas cuando deberían estar todos almacenados en una sola empresa en el directorio. Esto puede afectar negativamente a los procesos de licitación, el seguimiento de seguros y la generación de informes.

Para resolver estos problemas, puede fusionar cualquier empresa duplicada en el directorio de nivel de empresa.

Temas a considerar

• Permisos de usuario requeridos: Permisos de nivel 'Admin' en la herramienta de Directorio a nivel de empresa.
  
  Advertencia Una vez que se fusionan dos registros de empresa, la acción no se puede deshacer. Toda la información que no especifique conservar será eliminada permanentemente y no se podrá recuperar, incluyendo todas las entradas de las empresas duplicadas.
  
• Se pueden seleccionar dos o más empresas para que se fusionen al mismo tiempo.
• Al fusionar empresas, se le pedirá que seleccione una empresa principal en la que fusionar las demás.
• Todos los elementos y usuarios asociados con las empresas fusionadas se asociarán con la empresa principal al fusionarse.
• Cuando un usuario se traslada a la empresa maestra, se realizará un seguimiento en el historial de cambios del usuario.
• Durante la fusión, los siguientes atributos de datos de la empresa se fusionarán en la empresa principal:
  • comentarios de ofertas y calificaciones de proveedores
  • códigos de coste
  • seguro
  • especialidades
  • historial del proyecto
    Los atributos de datos restantes serán los de los principales al fusionarse (por ejemplo, dirección de correo electrónico, logotipo, historial de cambios). 
• Las empresas no se pueden fusionar si dos o más ellas han sido invitadas a licitar dentro del mismo paquete de licitación en un proyecto.
• Cuando se produce una fusión, se realizará el seguimiento de los nombres de las empresas que se han fusionado con la empresa principal en el historial de cambios de la empresa principal y en la tabla de historial de fusiones que se muestra a continuación.
• Para las empresas que utilizan la herramienta ERP Integrations: Mostrar/Ocultar
  • El proveedor/empresa duplicado se debe consolidar (consulte Consolidar proveedores duplicados en el directorio de empresa) o fusionar en Procore antes de que sus datos se sincronicen con un sistema integrado ERP (por ejemplo, Sage 300 CRE o QuickBooks). 
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP para un sistema de contabilidad de terceros, la subpestaña de fusión de empresas le pedirá que elija un ID de Sage si uno o más de los proveedores seleccionados para la fusión están sincronizados con Sage. Los proveedores fusionados que no se seleccionen como el proveedor maestro se desvincularán y se archivarán en la subpestaña Proveedores de ERP. (Nota: Por ejemplo, si el Proveedor A y el Proveedor B están vinculados con Sage cuando se fusionan, y el Proveedor A se elige como proveedor maestro, el Proveedor B se desvinculará de Sage y se archivará en la subpestaña de proveedores de ERP).
• Utilice esta función con cuidado. Fusionar empresas es una acción que no puede deshacerse. Los registros de la empresa que se unifican en la empresa maestra se eliminan permanentemente de Procore y no se pueden recuperar.

Demostración

Pasos

¡Importante! Revise toda la información de la sección Temas a considerar anterior antes de continuar con estos pasos:

1. Vaya a la herramienta Directorio de nivel de empresa.
2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
3. Haga clic en Fusionar empresas.
4. En la página "Fusionar empresas: Instrucciones", revise las instrucciones. 
5. Haga clic en Iniciar fusión.
6. En la página "Seleccionar dos o más empresas para fusionar", marque las casillas de verificación de las empresas que desea fusionar.
   Notas:
   • Para cambiar el orden de la tabla, haga clic en el encabezado de una columna. De manera predeterminada, la columna está en orden alfabético ascendente por Nombre de la empresa. 
   • Para buscar nombres de empresas similares o duplicados, escriba los criterios de búsqueda en el cuadro "Buscar empresas" y haga clic en Buscar. 
   • Para filtrar la visualización de la lista y mostrar solo coincidencias exactas, en Filtrar empresas, seleccione una de las opciones del menú desplegable "Coincidencia exacta":
     • Nombre de la empresa
     • Dirección
     • Teléfono
     • Fax 
   • Si dos o más empresas se han vinculado a la misma portada de la oferta, no puede fusionar los registros de empresa.
7. Haga clic en Siguiente paso.
8. En la página "Seleccionar empresa principal y campos" y debajo de la columna "Principal", seleccione el botón de opción junto al registro de la empresa que desea especificar como empresa principal o maestra. La empresa principal es el registro de empresa en el que se fusionarán los otros registros.
   ¡Importante! Si el registro de una empresa se ha sincronizado con un sistema de contabilidad de terceros, aparece una notación entre las columnas "Principal" y "Nombre de la empresa" para alertarle de que está vinculado a su sistema ERP de terceros. Tenga en cuenta que si los proveedores están vinculados a un sistema ERP, el vínculo del proveedor maestro se guardará y los demás proveedores se desvincularán del sistema ERP y se archivarán en la subpestaña Proveedores de la herramienta Integraciones ERP.

   Ejemplo

   El proveedor A y el proveedor B están vinculados con un sistema ERP y usted desea fusionar los registros. Si especifica Proveedor A como la empresa maestra, la información del Proveedor B se moverá al Proveedor A. A continuación, el registro del Proveedor B se desvinculará de ERP y se archivará en la subpestaña Proveedores de la herramienta Integraciones ERP. El registro del proveedor B también se eliminará permanentemente del directorio de empresa.

9. En la página "Seleccionar empresa principal y campos", seleccione los botones de opción debajo de las columnas de datos que desea aplicar a la empresa maestra. Cuando selecciona la empresa maestra, todas las opciones para esta se seleccionan de manera predeterminada, pero puede seleccionar el nombre, la dirección, el número de teléfono, el fax o el tipo/ID de entidad de cualquiera de las otras empresas de la lista.
   ¡Importante! Cualquier dato que NO esté seleccionado se eliminará permanentemente durante la fusión. Todos los usuarios asociados con las empresas no seleccionadas como empresa maestra se fusionarán en ella. 
10. Haga clic en Siguiente paso.
11. En la página "Ajustar y confirmar", edite o añada cualquier información sobre la empresa principal. 
12. Haga clic en . Combine.
    Aparece una ventana de confirmación. Haga clic en OK para fusionar las empresas.
    Aparece un indicador de progreso bajo "Fusión en curso" para indicar el estado de la fusión.
    
    Nota: Durante la fusión, todas las empresas involucradas en la fusión se bloquean temporalmente para evitar que se utilicen en otra fusión hasta que se complete la fusión inicial. Puede fusionar otras empresas mientras la fusión inicial sigue en curso.
    
    El mensaje "Fusión exitosa" aparece en "Fusión en curso" cuando la fusión se completa.