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Procore

¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en la planificación de la fuerza laboral?

Contexto

Las etiquetas son criterios específicos que se pueden crear y agregar tanto a personas como a proyectos en la planificación de la fuerza laboral. Para las personas, las etiquetas pueden almacenar fechas de vencimiento que pueden ayudar a rastrear cuándo se deben tomar medidas, como cuándo una persona debe asistir a una capacitación o actualizar una certificación. Las etiquetas comunes incluyen RCP, montacargas, OSHA, etc. Puede configurar perfiles de notificación para recibir alertas sobre etiquetas que están caducando o realizar un seguimiento de las fechas de caducidad utilizando el Informe de acción de etiquetas que requieren.

Respuesta

Para utilizar etiquetas con fechas de vencimiento, siga estos pasos:

  1. Configurar etiquetas para la planificación de la fuerza laboral
  2. Asignar etiquetas a personas
  3. Configurar y asignar perfiles de notificación
  4. Exportar el informe de acción de etiquetas que requieren

1. Configurar etiquetas para la planificación de la fuerza laboral

Primero, cree las etiquetas de las que desee realizar el seguimiento. Al configurar la etiqueta, marque la casilla de verificación para rastrear la fecha de vencimiento e introduzca un número de días para que se le advierta antes de que expire la etiqueta.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en elicons-settings-gear.png icono Ajustes de configuración.
  3. Haga clic en Etiquetas.
  4. Opcional: Para agrupar las etiquetas en las categorías, haga clic en las etiquetas de grupo en las categorías? alternar a ON.
    1. Para crear una nueva categoría de etiqueta, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".
    2. Introduzca el nombre de la categoría.
    3. Haga clic en Guardar.
  5. En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.
  6. Configure la etiqueta con las siguientes propiedades:
    1. Nombre*. Introduzca el nombre de la etiqueta.
    2. Color. Introduzca el color de la etiqueta.
    3. Fecha de vencimiento requerida. Marque esta casilla si la etiqueta requiere una fecha de caducidad.
      Nota: Si se requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe añadirse al añadir la etiqueta al perfil de una persona. Esto se usa comúnmente para rastrear las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte ¿Cómo utilizo etiquetas con fechas de vencimiento?
    4. Advertencia de días antes de la expiración. Introduzca el número de días de antelación a la persona será notificado cuando su etiqueta está caducando.
    5. Accesible a todos los grupos a nivel mundial. Marque esta casilla de verificación si desea que esta etiqueta esté disponible en todos los grupos. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza de trabajo.
    6. Grupos*. Si elige no poner la etiqueta a disposición de todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.
    7. Abreviaturas (5 caracteres). Introduzca la abreviatura de la etiqueta.
    8. Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debe aparecer la etiqueta.
  7. Haga clic en Guardar.

2.  Asignar etiquetas a las personas

A continuación, asigne la etiqueta a las personas e introduzca la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento podría ser la fecha en la que una persona necesita tomar una clase, o la fecha en la que su certificación está expirando.

Siga estos pasos para:

Añadir etiquetas para personas

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario a modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
  4. Localice la sección "Etiquetas" y haga clic en Nuevo.
  5. En el menú desplegable, seleccione la etiqueta deseada y haga clic en Guardar.
  6. Opcional: cargue cualquier archivo relacionado con la etiqueta, por ejemplo, prueba de certificación.
  7. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, añada la fecha de vencimiento.
    Nota: Esto se usa comúnmente al añadir etiquetas para certificaciones.
  8. Haga clic en Hecho.

Editar etiquetas para personas

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario a modificar. A continuación, haga clic en el nombre.
  4. Localice la sección 'Etiquetas' y haga clic en Editar.
  5. Haga clic en el icon-gear-wfp.png icono de Engranaje junto a la etiqueta que desea editar.
  6. Opcional: cargue cualquier archivo relacionado con la etiqueta, por ejemplo, prueba de certificación.
  7. Opcional: Actualizar la fecha de caducidad.
  8. Haga clic en Hecho.

Eliminar etiquetas para personas

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario a modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
  4. Localice la sección 'Etiquetas' y haga clic en Editar.
  5. Haga clic en el icon-gear-wfp.png icono R emove junto a la etiqueta que desee eliminar.
  6. Haga clic en Eliminar etiqueta.

3. Configurar y asignar perfiles de notificación

Para recibir alertas sobre etiquetas caducadas, cree o actualice un perfil de notificación existente y asigne ese perfil a los usuarios que deberían recibir las alertas.
Nota: Los usuarios solo pueden tener un perfil de notificación a la vez.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de mano de obra de nivel de empresa.
  2. Haga clic en elicons-settings-gear.png icono Ajustes de configuración.
  3. Seleccione Perfiles de notificación.
  4. Haga clic en Nuevo.
  5. Introduzca el nombre del perfil de notificación.
  6. Seleccione las notificaciones deseadas sobre las etiquetas que el usuario debe recibir:
  7. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya configurado el Perfil de notificación, asignarlo al usuario que debe recibir la alerta:

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario a modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
  4. Localice la sección «Información» y haga clic en Editar.
  5. Localice 'Perfil de notificación' y seleccione el perfil con las notificaciones que el usuario debe recibir.
  6. Haga clic en Guardar.

4. Exportar las etiquetas que requieren informe de acción

Para ver un informe de etiquetas que han caducado o dentro de su ventana de advertencia, puede exportar el informe Etiquetas que requieren acción.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo de nivel de empresa.
  2. Haga clic en Informes y seleccione Etiquetas que requieren acción.
  3. En la lista desplegable, elija la categoría de etiquetas.
  4. Marque las casillas de verificación para que las etiquetas se incluyan en el informe.
    Nota: Solo puede elegir etiquetas que estén configuradas con una fecha de caducidad.
  5. Configure su informe con las siguientes opciones:
    • Para "Incluir etiquetas que no están caducadas pero que están dentro de su rango de advertencia", mueva el conmutador a la posición de encendido. Consulte ¿Cómo uso las etiquetas con fechas de vencimiento en Planificación de la fuerza laboral?
      Nota: Si esta opción está DESACTIVADA, solo se incluyen en el informe las etiquetas caducadas.
    • Para "Mostrar número de empleado", active el interruptor.
    • Para "Mostrar el cargo del empleado", active el interruptor.
    • Seleccione si desea mostrar la etiqueta por nombre, abreviatura o ambos.
    • Para mostrar la fecha de caducidad, active el interruptor.
    • Para "Mostrar tiempo hasta la expiración", active el interruptor.
  6. Haga clic en el icon-export-wfp.png icono de exportación y, a continuación, seleccione para descargar un CSV o PDF.  
    • Si está exportando un PDF, seleccione la orientación de la página y el tamaño del papel.
  7. Haga clic en Exportar CSV o Exportar PDF.
 Sugerencia

Si un informe no se descarga inmediatamente, puede comprobar el estado navegando a Informes y Descarga en cola.