¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en la planificación de recursos?
Contexto
Las etiquetas son criterios específicos que se pueden crear y añadir tanto a personas como a proyectos en Planificación de recursos. Para las personas, las etiquetas pueden almacenar fechas de vencimiento que pueden ayudar a rastrear cuándo se deben tomar acciones, como cuando una persona debe asistir a una formación o actualizar una certificación. Las etiquetas comunes incluyen CPR, Carretilla elevadora, OSHA, etc. Puede configurar los perfiles de notificación para recibir alertas sobre las etiquetas que caducan o realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento utilizando el informe de etiquetas que requieren acción.
Respuesta
Para utilizar etiquetas con fechas de vencimiento, siga estos pasos:
- Configurar etiquetas para la planificación de recursos
- Asignar etiquetas a personas
- Configurar y asignar perfiles de notificación
- Exportar el informe de etiquetas que requieren acción
1. Configurar etiquetas para la planificación de recursos
Primero, cree las etiquetas de las que desea realizar el seguimiento. Al configurar la etiqueta, marque la casilla para realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento e introduzca una cantidad de días para recibir una advertencia antes de que caduque la etiqueta.
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Ajustes de configuración
icono - Haga clic en Etiquetas.
- Opcional: Para agrupar etiquetas en categorías, haga clic en el botón ¿ Agrupar etiquetas en categorías? cambie a ON.
- Para crear una nueva categoría de etiquetas, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".
- Introduzca el Nombre de categoría.
- Haga clic en Guardar.
- En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.
- Configure su etiqueta con las siguientes propiedades:
- Nombre*. Introduzca el nombre de la etiqueta.
- color Introduzca el color de la etiqueta.
- Requerir fecha de vencimiento. Marque esta casilla si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento.
Nota: Si se requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe añadirse al añadir la etiqueta al perfil de una persona. Se suele utilizar para realizar el seguimiento de las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte ¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento? - N.º de días de advertencia antes de la expiración. Introduzca el número de días antes de que se envíe una notificación a la persona cuando su etiqueta caduque.
- Accesible globalmente a todos los grupos. Marque esta casilla si desea que esta etiqueta esté disponible en todos los grupos. Véase Configurar grupos para la planificación de recursos.
- Grupos*. Si elige que la etiqueta no esté disponible para todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.
- Abreviaturas (5 caracteres). Introduzca la abreviatura de la etiqueta.
- Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debe aparecer la etiqueta.
- Haga clic en Guardar.
2. Asignar etiquetas a personas
A continuación, asigne la etiqueta a las personas e introduzca la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento puede ser la fecha en la que una persona debe tomar una clase o la fecha de vencimiento de su certificación.
Siga estos pasos para:
Añadir etiquetas para personas
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
- Busque el registro de usuario que desee modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
- Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Nuevo.
- En el menú desplegable, seleccione la etiqueta deseada y haga clic en Guardar.
- Opcional: Cargue los archivos relacionados con la etiqueta, por ejemplo, la prueba de certificación.
- Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, añada la fecha de vencimiento.
Nota: Esto se suele utilizar al añadir etiquetas para certificaciones. - Haga clic en Hecho.
Editar etiquetas de personas
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
- Busque el registro de usuario que desee modificar. A continuación, haga clic en el nombre.
- Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Editar.
- Haga
clic en el engranaje junto a la etiqueta que desea editar. - Opcional: Cargue los archivos relacionados con la etiqueta, por ejemplo, la prueba de certificación.
- Opcional: Actualice la fecha de vencimiento.
- Haga clic en Hecho.
Eliminar etiquetas de personas
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
- Busque el registro de usuario que desee modificar. A continuación, haga clic en su nombre.
- Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Editar.
- Haga
clic en el botón Eliminar junto a la etiqueta que desea eliminar. - Haga clic en Eliminar etiqueta.
3. Configurar y asignar perfiles de notificación
Para recibir alertas sobre la caducidad de las etiquetas, cree o actualice un perfil de notificación existente y asigne ese perfil a los usuarios que deben recibir las alertas.
Nota: Los usuarios solo pueden tener un perfil de notificación a la vez.
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Ajustes de configuración icono
- Seleccione Perfiles de notificación.
- Haga clic en Nuevo.
- Introduzca el Nombre del perfil de notificación.
- Seleccione las notificaciones deseadas sobre las etiquetas que el usuario debe recibir:
- Personas en grupos de usuarios. Estas notificaciones se envían sobre las personas que están en los grupos del usuario. Véase Configurar grupos para la planificación de recursos.
- Advertencia de etiqueta aplicada. Mueva el conmutador a ON posición para enviar notificaciones cuando la etiqueta de una persona está dentro del rango de advertencia de vencimiento. Consulte Configurar etiquetas para planificación de recursos.
- Caducidad de la etiqueta aplicada. Mueva el interruptor a la posición ON para enviar notificaciones el día en que caduca la etiqueta de una persona. Consulte Añadir o editar etiquetas para personas en la planificación de recursos.
- Personas en grupos de usuarios. Estas notificaciones se envían sobre las personas que están en los grupos del usuario. Véase Configurar grupos para la planificación de recursos.
- Haga clic en Guardar.
Después de configurar el perfil de notificación, asígnelo al usuario que debe recibir la alerta:
4. Exportar el informe de etiquetas que requieren acción
Para ver un informe de etiquetas que han caducado o dentro de su ventana de advertencia, puede exportar el informe Etiquetas que requieren acción.
- Vaya a la herramienta Planificación de recursos de nivel de empresa.
- Haga clic en Informes y seleccione Etiquetas que requieren acción.
- En la lista desplegable, elija la Categoría de las etiquetas.
- Marque las casillas de las etiquetas que se incluirán en el informe.
Nota: Solo puede elegir etiquetas que estén configuradas con una fecha de vencimiento. - Configure su informe con las siguientes opciones:
- Para "Incluir etiquetas que no hayan caducado pero estén dentro del rango de advertencia", mueva el interruptor a la posición ON. Consulte ¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en la planificación de recursos?
Nota: Si este conmutador está desactivado, solo se incluirán en el informe las etiquetas caducadas. - Para "Mostrar número de empleado", mueva el interruptor a la posición ON.
- Para "Mostrar cargo del empleado", mueva el interruptor a la posición de ACTIVADO.
- Seleccione si desea mostrar la etiqueta por Nombre, Abreviatura o Ambos.
- Para "Mostrar fecha de vencimiento", mueva el interruptor a la posición ON.
- Para "Mostrar tiempo hasta vencimiento", mueva el interruptor a la posición ON.
- Para "Incluir etiquetas que no hayan caducado pero estén dentro del rango de advertencia", mueva el interruptor a la posición ON. Consulte ¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en la planificación de recursos?
- Haga clic en la exportación
y, a continuación, seleccione descargar un CSV o PDF.
- Si exporta un PDF, seleccione la orientación de la página y el tamaño del papel.
- Haga clic en Exportar CSV o Exportar PDF.
Sugerencia
Si un informe no se descarga de inmediato, puede verificar el estado yendo a Informes y descarga en cola.