Guía de configuración del Administrador de activos (Beta)

Contexto

En la configuración de Activos de la herramienta Administrador de la empresa, puede configurar su sistema de clasificación de activos. Cuando se define una jerarquía de tipos de activos clara y se personalizan conjuntos de campos, campos predeterminados y grupos de estados; puede garantizar la coherencia y relevancia de los datos para todos los activos en los proyectos de su empresa.

La jerarquía de tipos de activos es la estructura fundamental que construirá para clasificar cada activo. Puede crear una estructura anidada de hasta 10 niveles de profundidad para crear categorías pormenorizadas. La jerarquía se puede crear manualmente o importar.

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios

• Importación de tipos de activos

  • Solo puede importar si aún no ha creado ningún tipo de activo.

• Creación de tipos de activos

  • Los tipos de activos recién creados aplican automáticamente el conjunto de campos y el grupo de estados predeterminados de Procore. Puede actualizar esta configuración más adelante creando y asignando conjuntos de campos personalizados y grupos de estados.

  • A los subtipos de activos recién creados se les asignan las configuraciones predeterminado de Conjunto de campos y Grupo de estados de Procore.

• Eliminación de tipos de activos

  • Al eliminar un tipo de activo también se eliminan permanentemente todos sus subtipos.

  • Antes de eliminar un tipo de activo, se deben eliminar todos losactivos asociados con el tipo de activo. Cuando elimina un tipo de activo, se perderá toda la información asociada con el tipo de activo seleccionado.

• Reordenación de tipos de activos

  • El orden de los tipos de activos se refleja en los menús desplegables de la herramienta Activos.

  • Solo se permite reordenar dentro del mismo nivel (nivel 0 con nivel 0, nivel 1 con nivel 1 bajo el mismo principal, etc.). No se permite el movimiento entre padres.

  • Cuando se mueve un tipo de activo principal , todos sus subtipos se mueven automáticamente con él.

Contexto

Los conjuntos de campos determinan qué información se captura para un activo. Puede utilizar el conjunto de campos predeterminado de Procore o crear conjuntos personalizado con campos estándar, campos personalizado y opciones desplegables personalizadas.

Pasos

1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.

2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Activos.

3. Haga clic en la pestaña Conjuntos de campos.

4. Busque el conjunto de campos configurables que desea aplicar a los tipos de activos.

5. Haga clic en el vínculo de la columna "Tipos de activos asignados".

6. Seleccione qué tipos de activos asignar a este conjunto de campos.

7. Haga clic en Asignar.

8. Haga clic en Guardar cambios para confirmar.

Contexto

Para garantizar la coherencia de los datos , puede definir las categorías del tipo de documento asociado con el activo, como manuales o certificados.

Pasos

1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.

2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Activos.

3. Haga clic en la pestaña Campos predeterminados.

4. Haga clic en el símbolo de intercalación para expandir Tipo de archivo adjunto.

5. Haga clic en Editar.

6. Modifique las opciones de Tipo de adjunto según sea necesario:

   • Para cambiar el nombre de una opción, haga clic en el campo Nombre y realice los cambios.

   • Seleccione o desmarque la casilla Activo para activar o desactivar el tipo de adjunto.

   • Para añadir una opción, haga clic en Añadir opción.

   • Para eliminar una opción, haga clic en Eliminar  icono

7. Haga clic en Guardar.

Contexto

Los administradores de Procore pueden configurar estándares de nomenclatura y reglas de generación automática para que los nombres de los activos sigan un formato coherente en todos los proyectos. Esto ayuda a evitar duplicaciones y admite datos más limpios para los informes y la entrega. También puede crear convenciones de nomenclatura específicas del proyecto en la herramienta Activos de nivel de proyecto.

Pasos

1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.

2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Activos.

3. Haga clic en la pestaña Campos predeterminados.

4. Haga clic en el símbolo de intercalación  junto a Estándar de nomenclatura para expandir la sección.

5. Haga clic en Crear.

6. Modifique o cree opciones para la norma de nomenclatura según sea necesario:

   • Haga clic en Añadir  y marque las casillas de verificación de los campos que desee añadir o eliminar de su estándar de nomenclatura. Haga clic en Guardar cambios.

   • Haga clic en el pinzamiento y arrastre el campo al lugar correcto en la orden.

   • Haga clic en el icono X para eliminar el campo.

   • Haga clic en Configurar valores de campo para gestionar los valores alternativos y las reglas de formato para garantizar que sus ID de activos se generen de forma coherente. Haga clic en Guardar cambios.

   • Seleccione el valor del separador en la lista desplegable.

7. Haga clic en Configurar valores de campo.

   • Introduzca los valores de reserva en caso de que los campos no estén disponibles para ciertos tipos de activos.

   • Seleccione la longitud de campo para cada campo en la convención de nomenclatura.

   • Si ha añadido campos personalizados de selección única, haga clic en Editar valores definidos o Definir valores de campo.

     1. Introduzca códigos cortos (2-4 caracteres) para cada opción desplegable.

     2. Haga clic en Guardar valores de obra.

8. Revise la vista previa y, a continuación, haga clic en Guardar.

Contexto

Los grupos de estados definen las etapas del ciclo de vida de un activo. Puede utilizar el grupo predeterminado de Procore o crear grupos personalizado para que coincidan con sus flujos de trabajo específicos.

Los estados se agrupan en tres estados principales:

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios

• Asignación de grupos de estados

  • Solo puede asignar grupos de estados a tipos de activos si el tipo y el subtipo de activo aún no tienen ningún registro de activo.

• Creación de grupos de estados

  • Todos los estados deben asignarse a un estado estándar: Nuevo, En funcionamiento, Retirado.

• Eliminación de grupos de estados

  • No puede eliminar un estado de un grupo si algún activo lo está utilizando actualmente.  

  • El botón Eliminar está deshabilitado si el grupo de estado está asignado a cualquier tipo o subtipo de activo. Debe desasignarlo antes de poder eliminarlo.