¿Qué sucede si tengo registros de empresa duplicados en el directorio de empresa Procore?
Respuesta
Procore se diseñó para permitir a los usuarios con los permisos adecuados añadir nuevas empresas al directorio de su proyecto (consulte Añadir empresa al directorio del proyecto). Por cada nueva empresa añadida al directorio de un proyecto, también se crea un registro correspondiente en el directorio de nivel de empresa. Esto garantiza que todos los registros de la empresa que se han añadido a sus proyectos se capturen en el directorio general de nivel de empresa.
Además, cuando se invita a las empresas a presentar ofertas desde la red de construcción de Procore, la empresa se añade automáticamente al directorio de empresas como empresa "conectada". Consulte ¿Qué sucede cuando se añaden empresas y usuarios de la red de construcción de Procore al directorio de empresa?
Cómo se producen las entradas de empresa duplicadas
Cuando añade un nuevo registro de empresa a la herramienta Directorio de un proyecto, el sistema añade automáticamente ese registro de empresa a la herramienta Directorio de nivel de empresa. Si otro usuario añade la misma empresa a su directorio de proyecto con una pequeña variación en la ortografía o abreviatura, ambos registros aparecerán en el directorio de empresa.
Ejemplo
Jack, un director de proyectos, ha añadido un nuevo registro de empresa al directorio del proyecto A y ha denominado a la empresa "Star Framing".
Jane, también director de proyectos, ha añadido la misma empresa al directorio del proyecto B, solo que ha denominado a la empresa "Star Framing, LLC".
Dado que ambos gerentes de proyecto escribieron el nombre de la empresa de manera diferente al crear el registro de la empresa, el sistema creó dos (2) registros de empresa únicos en la herramienta Directorio de nivel de empresa de su organización. Uno para 'Star Framing' y otro para 'Star Framing, LLC'.
La prevención o consolidación de entradas duplicadas garantiza que toda la información del usuario, la oficina, el licitador, el seguro y el historial de cambios de la empresa se almacene en un solo registro, en lugar de dividir los datos entre dos (2) o más registros. Esto garantiza que sus procesos de licitación, seguimiento de seguros e informes sigan siendo precisos. Las formas más comunes de que se produzcan entradas duplicadas incluyen:
- Creación de varias entradas para la misma empresa (por ejemplo, un subcontratista, un contratista, un proveedor externo) de manera accidental en el directorio de empresa cuando diferentes usuarios añaden la misma empresa (con diferente ortografía) a dos proyectos diferentes.
- Pueden producirse pequeñas incoherencias ortográficas durante el proceso de importación del proveedor.
Si encuentra registros de empresa duplicados en su sistema, siga los pasos en Fusionar empresas para resolver el problema.
¿Qué pasa si una de las empresas está "conectada"?
Las empresas conectadas se crean al invitar a empresas a presentar una oferta de la red de construcción Procore. En este momento, no puede fusionar empresas conectadas y desconectadas en un solo registro. Sin embargo, hay otras formas en las que puede gestionar duplicados. Vea ¿Cómo se manejan las empresas duplicadas entre la herramienta Directorio y Procore Construction Network?
Nota importante para cuentas que utilizan Integraciones ERP
Si la cuenta de Procore de su empresa se ha integrado con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de terceros, también es posible introducir entradas duplicadas cuando datos se sincronicen entre su sistema ERP y Procore.
Cuando su cuenta de Procore está integrada con un sistema ERP de terceros, es muy importante eliminar varias entradas del directorio de empresa. Esto se debe a que los registros de proveedor en el sistema ERP deben compartir un vínculo directo con su entrada de empresa correspondiente en Procore. Esta relación uno a uno (es decir, proveedor a empresa) garantiza la integridad de los datos entre los dos sistemas. Para obtener instrucciones, consulte: