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Procore

¿Qué sucede si tengo registros de empresa duplicados en el directorio de empresa Procore?

Respuesta

Si descubre que una única empresa tiene varias entradas en el directorio de empresa, por lo general se debe a que Procore se ha diseñado para permitir a los usuarios con permisos adecuados añadir nuevas empresas a proyectos (consulte Añadir empresa al directorio del proyecto). Por cada nueva empresa que se añada a un proyecto, también se crea un registro coincidente en el nivel de empresa. Para las organizaciones que gestionan varios proyectos de construcción en Procore, esto garantiza que todas las empresas que se hayan añadido a los proyectos se incorporen también en el nivel de empresa. 

Cómo se producen las entradas de empresa duplicadas

Cuando añade un registro de proveedor o empresa nuevo a la herramienta Directorio de un proyecto, el sistema añade automáticamente ese registro de proveedor o empresa a la herramienta Directorio de nivel de proyecto y a la herramienta Directorio de nivel de empresa. Si su empresa da permiso a varios usuarios para crear registros de proveedor/empresa en sus respectivos proyectos, es importante que dichos usuarios sepan que los registros de proveedor/empresa pueden parecer duplicados, si no se presta atención a cómo están escritos los registros de proveedor/empresa del directorio de empresa.

EJEMPLO

Si se introducen palabras con escritura similar en diferentes proyectos, se creará la apariencia de datos duplicados, de la siguiente manera:

Herramienta Directorio del proyecto A
Juan, un director de proyectos, ha añadido un nuevo registro de proveedor/empresa al directorio del proyecto A y ha denominado a la empresa "Star Framing".

Herramienta Directorio del proyecto B
María, también directora de proyectos, ha añadido al mismo proveedor/empresa al directorio del proyecto B, solo que ha denominado a la empresa "Star Framing, LLC". 

Herramienta Directorio de empresa
Dado que ambos directores de proyectos han escrito el nombre de una forma parecida aunque única, al crear el proveedor/empresa, el sistema ha creado dos (2) registros únicos de proveedor/empresa en la herramienta Directorio de nivel de empresa en su organización: uno para "Star Framing" y otro para "Star Framing, LLC".

Evitar la aparición de entradas "duplicadas" garantiza que todos los usuarios, la oficina, la información de licitante, la información de seguro y el historial de cambios del proveedor/empresa se almacenen en un solo registro (en lugar de dividir los datos entre dos (2) o más registros). Esto asegura que sus procesos de licitación, seguimiento de seguros e informes sigan siendo precisos. Entre las formas más comunes de que se generen entradas duplicadas destacan las siguientes: 

  • Creación de varias entradas para la misma empresa (por ejemplo, un subcontratista, un contratista, un proveedor externo) de manera inadvertida en el directorio de empresa cuando diferentes usuarios añaden la misma empresa (con diferente ortografía) a dos proyectos diferentes.
  • Otra fuente de duplicación de entradas puede ser el resultado de problemas de escritura similar de nombres durante el proceso de importación de proveedores. Para obtener más información sobre el proceso de importación de proveedores, póngase en contacto con su Procore point of contact.

Si descubre la presencia de registros de proveedor/empresa "duplicados" en el sistema, siga los pasos indicados en Fusionar empresas para resolver el problema. 

Nota importante para cuentas que utilizan Integraciones ERP

Si se ha integrado la cuenta de Procore de la empresa con un sistema Enterprise Resource Planning (ERP) de terceros (por ejemplo, Sage 300 CRE®, QuickBooks®, etc.), también es posible introducir entradas duplicadas cuando los datos estén sincronizados entre el sistema ERP y Procore. 

Cuando una cuenta de Procore está integrada en un sistema ERP de terceros, es muy importante eliminar las entradas duplicadas del directorio de empresa. Esto se debe a que los registros de proveedor en el sistema ERP tienen que compartir un vínculo directo a la entrada de empresa correspondiente en Procore. Esta relación de uno a uno (es decir, de proveedor a empresa) garantiza la integridad de los datos entre los dos sistemas. Para obtener instrucciones, consulte:

 

Consulte también