¿Qué sucede si tengo registros de empresa duplicados en el directorio de empresa Procore?
Respuesta
Si descubre que hay varias entradas para una sola empresa en el directorio de la empresa, es posible que se deba a que, por lo general, Procore se diseñó para permitir a los usuarios, con los permisos adecuados, añadir nuevas empresas a los proyectos (consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto). Por cada nueva empresa añadida a un proyecto, también se crea un registro de coincidencia a nivel de empresa. Para las organizaciones que gestionan múltiples proyectos de construcción en Procore, esto garantiza que todas las empresas que se han añadido a sus proyectos se capturen a nivel de empresa.
Además, cuando se invita a las empresas a presentar una oferta desde la red de construcción de Procore, la empresa se añade automáticamente al directorio de la empresa como empresa " conectada". Vea ¿Qué sucede cuando se añaden empresas y usuarios de la red de construcción de Procore al directorio de empresa?
Cómo se producen las entradas de empresa duplicadas
Cuando añade un registro de proveedor o empresa nuevo a la herramienta Directorio de un proyecto, el sistema añade automáticamente ese registro de proveedor o empresa a la herramienta Directorio de nivel de proyecto y a la herramienta Directorio de nivel de empresa. Si su empresa da permiso a varios usuarios para crear registros de proveedor/empresa en sus respectivos proyectos, es importante que dichos usuarios sepan que los registros de proveedor/empresa pueden parecer duplicados, si no se presta atención a cómo están escritos los registros de proveedor/empresa del directorio de empresa.
EJEMPLO
Si se introducen palabras con escritura similar en diferentes proyectos, se creará la apariencia de datos duplicados, de la siguiente manera:
Herramienta Directorio del proyecto A
Juan, un director de proyectos, ha añadido un nuevo registro de proveedor/empresa al directorio del proyecto A y ha denominado a la empresa "Star Framing".Herramienta Directorio del proyecto B
María, también directora de proyectos, ha añadido al mismo proveedor/empresa al directorio del proyecto B, solo que ha denominado a la empresa "Star Framing, LLC".Herramienta Directorio de empresa
Dado que ambos directores de proyectos han escrito el nombre de una forma parecida aunque única, al crear el proveedor/empresa, el sistema ha creado dos (2) registros únicos de proveedor/empresa en la herramienta Directorio de nivel de empresa en su organización: uno para "Star Framing" y otro para "Star Framing, LLC".
Evitar la aparición de entradas "duplicadas" garantiza que todos los usuarios, la oficina, la información de licitante, la información de seguro y el historial de cambios del proveedor/empresa se almacenen en un solo registro (en lugar de dividir los datos entre dos (2) o más registros). Esto asegura que sus procesos de licitación, seguimiento de seguros e informes sigan siendo precisos. Entre las formas más comunes de que se generen entradas duplicadas destacan las siguientes:
- Creación de varias entradas para la misma empresa (por ejemplo, un subcontratista, un contratista, un proveedor externo) de manera inadvertida en el directorio de empresa cuando diferentes usuarios añaden la misma empresa (con diferente ortografía) a dos proyectos diferentes.
- Otra fuente de duplicación de entradas puede ser el resultado de problemas de escritura similar de nombres durante el proceso de importación de proveedores. Para obtener más información sobre el proceso de importación de proveedores, póngase en contacto con su Punto de contacto de Procore.
Si descubre la presencia de registros de proveedor/empresa "duplicados" en el sistema, siga los pasos indicados en Fusionar empresas para resolver el problema.
¿Qué pasa si una de las empresas está "conectada"?
Las empresas conectadas se crean al invitar a empresas a presentar una oferta de la red de construcción Procore. En este momento, no puede fusionar empresas conectadas y desconectadas en un solo registro. Sin embargo, hay otras formas en las que puede gestionar duplicados. Vea ¿Cómo se manejan las empresas duplicadas entre la herramienta Directorio y Procore Construction Network?
Nota importante para cuentas que utilizan Integraciones ERP
Si la cuenta de Procore de su empresa se ha integrado con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de terceros, también es posible introducir entradas duplicadas cuando datos se sincronicen entre su sistema ERP y Procore.
Cuando una cuenta de Procore está integrada en un sistema ERP de terceros, es muy importante eliminar las entradas duplicadas del directorio de empresa. Esto se debe a que los registros de proveedor en el sistema ERP tienen que compartir un vínculo directo a la entrada de empresa correspondiente en Procore. Esta relación de uno a uno (es decir, de proveedor a empresa) garantiza la integridad de los datos entre los dos sistemas. Para obtener instrucciones, consulte: