Seguimiento de recursos y presupuesto basado en unidades: Guía de configuración

Tabla de contenido

Resumen

Permisos

Para seguir los pasos de esta guía, los usuarios necesitan los siguientes permisos:

Nivel de empresa

  • Permisos 'Administrador' en la herramienta Administrador de la empresa.

Nivel de proyecto

  • Permisos 'Administrador' en la herramienta Administrador del proyecto.
  • Permisos 'Administrador' en la herramienta Directorio del proyecto.
  • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Hojas de horas del proyecto.

Algunas de estas tareas se pueden realizar con permisos pormenorizados.  Consulte la Matriz de permisos de usuario  para obtener la lista completa de las acciones tomadas en todas las demás herramientas.

 

Configurar WBS de nivel de empresa

Añadir segmentos personalizados

  1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa. 
  2. En "Configuración de la empresa", haga clic en el vínculo Estructura de desglose de trabajo. 
  3. En la tabla "Segmentos", haga clic en el botón Añadir segmento .  
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. En la ventana "Nuevo segmento", haga lo siguiente:
     Nota
    Un asterisco (*) en la lista siguiente indica un campo obligatorio. 
    wbs-new-segment.png
    • Nombre del segmento *. Introduzca un nombre para el nuevo segmento. Este campo es obligatorio. NO se permiten nombres de segmento duplicados. Aparecerá un mensaje "El nombre del segmento está en uso" para notificar si intenta introducir un nombre que ya existe. 
       Sugerencia
      ¿No está seguro de qué segmentos personalizados crear?  Para conocer cómo otros clientes de Procore utilizan la Estructura de desglose de trabajo, consulte  ¿Qué segmentos personalizados debemos crear para la Estructura de desglose de trabajo de nuestra empresa?
    • Estructura de segmento*. Seleccione un valor en la lista desplegable. Este campo es obligatorio. Las opciones son:
  5. En la sección Acciones a nivel de proyecto , elija una (1) o todas estas opciones:
     Nota
    Cuando se activa la configuración de "Acciones de nivel de proyecto", los administradores de proyecto (usuarios con permisos de nivel de administrador en la herramienta Administrador de nivel de proyecto) pueden realizar tareas específicas en segmentos y elementos de segmento en el nivel de proyecto. Estas configuraciones están DESACTIVADAS DE forma predeterminada. 
    • Añadir/Editar/Eliminar elementos de segmento de nivel de proyecto. Marque esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la capacidad de añadir, editar y eliminar elementos de segmento no utilizados en un proyecto. Esta configuración está DESACTIVADA DE forma predeterminada.
       Nota

      Cuando se activa esta configuración, los administradores de proyectos pueden realizar estas tareas:

    • Eliminar elementos de segmento heredados de la empresa. Marque esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la capacidad de eliminar elementos de segmento heredados a nivel de proyecto de la herramienta Administrador de nivel de empresa. Esto es útil para los administradores de proyectos que no desean que los nuevos elementos de segmento creados en el nivel de empresa se utilicen en un proyecto. Eliminar elementos de segmento no utilizados de un proyecto.
  6. Haga clic en Crear. 
    Procore añade el nuevo segmento al final de la lista "Segmentos". 
  7. Repita los pasos anteriores para añadir todos los segmentos nuevos.
 Sugerencias
  • ¿Necesita editar la configuración de su nuevo segmento? El mejor momento para editar un nuevo segmento es antes de empezar a usarlo en un proyecto. Una vez que se ha utilizado un segmento personalizado para crear un código de presupuesto de proyecto, puede editarlo en cualquier momento. Para obtener más detalles, consulte Editar configuración de segmento personalizada.
  • ¿Desea eliminar un segmento personalizado? Es importante tener en cuenta que un segmento personalizado no se puede eliminar después de que se haya agregado a la estructura de código de presupuesto en uno (1) o más proyectos en la cuenta de Procore de su empresa. Para obtener más información, consulte Eliminar segmentos personalizados.  
  • ¿Desea añadir elementos de segmento? Si se ha creado el nuevo segmento, puede añadir nuevos elementos ahora. Para obtener instrucciones, consulte Añadir elementos de segmento personalizados.  
  • ¿Está listo para definir la estructura del código de presupuesto predeterminado de su empresa? Puede organizar los segmentos en el orden que desee. Esta disposición define la estructura del código de presupuesto de la empresa. Para obtener instrucciones, consulte  Organizar segmentos para formar la estructura de código de presupuesto de la empresa.

Crear la WBS de su proyecto

Objetivo

Ajustar la estructura de desglose de trabajo (WBS) de su empresa para un proyecto de Procore.

Contexto

Después de crear un proyecto nuevo en la cuenta de Procore de la empresa, puede usar las funciones incorporadas de WBS para definir la estructura de costes de las herramientas de finanzas del proyecto de Procore. Al definir la estructura de costes WBS de un proyecto, tiene dos opciones. Si no está seguro de qué decisión tomar, póngase en contacto con el administrador de Procore de la empresa para obtener ayuda:

  • Aplicar la WBS predeterminada de su empresa
    Esta es la Estructura de desglose de trabajo definida por el administrador de Procore de su empresa y puede utilizarla exactamente como fue creado. 
  • Copiar la WBS de otro proyecto
    Esta es la Estructura de desglose de trabajo definida en una de sus plantillas de proyecto de Procore existentes. Tenga en cuenta que puede crear una WBS única para cada proyecto en la cuenta de su empresa. Para copiar la WBS de otro proyecto de origen a su nuevo proyecto de destino, primero debe guardar el proyecto de origen como una plantilla de proyecto. Consulte Configurar una plantilla de proyecto.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel administrador en la herramienta Administrador de nivel de proyecto. 
  • Información adicional:
  • Limitaciones:
    • For customers using the Company level ERP Integrations tool
      The default segments in WBS are compatible with Procore's ERP Integrations tool. However, some integrations do NOT yet support custom segments. To learn more, see Things to Know about your ERP Integration.
    • For customers who have independently developed or purchased a third-party solution to integrate with Procore
      To take advantage of the custom segment capabilities associated with WBS, any existing API integrations that you have independently developed or purchased to interact with Procore must be updated to support Procore's new WBS API.

Requisitos

 Sugerencia
¿Desea copiar la Estructura de desglose de trabajo de un proyecto existente a su nuevo proyecto? Si es así, un usuario de Procore que cumpla con los permisos de usuario requeridos tendrá que configurar el proyecto fuente como una plantilla de proyecto. Un proyecto fuente es el proyecto que contiene la WBS que quiere copiar a su nuevo proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar una plantilla de proyecto. Una vez completado este paso, podrá seleccionar la opción "Copiar la WBS de otro proyecto" que se detalla en los pasos siguientes. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta de Administrador de nivel de proyecto. 
  2. En "Configuración de proyecto", haga clic en el vínculo Estructura de desglose de trabajo. 

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Revise la información sobre WBS, códigos de presupuesto y segmentos de código de presupuesto en la secuencia del cuadro de diálogo. Haga clic en Siguiente.
  4. En el cuadro de diálogo "Crear WBS de proyecto", elija una de estas opciones:
    • Aplicar la WBS predeterminada de la empresa
      Elija este botón de opción si desea que el proyecto utilice la WBS predeterminada de su empresa. El Administrador de Procore de su empresa es el responsable de crear esta estructura. 

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copiar la WBS de otro proyecto
      Elija este botón de opción si desea utilizar la WBS de un proyecto existente. A continuación, empiece a escribir un nombre de proyecto y, cuando aparezca la coincidencia, elíjala en la lista Seleccionar proyecto. 

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Haga clic en Crear.
 Tip
Did you know you can customize the budget code descriptions for your project? Customization is useful when your team wants to create two or more descriptions for a single budget code. Customization can also improve the readability of your codes on financial line items for your end users. To learn more, see Why and how do I create a custom budget code description for Procore's Project Financials tools?

Habilitar códigos de tarea

Asignar tipo de coste predeterminado

Asigne el tipo de coste predeterminado para los fichajes en la herramienta Hojas de horas de horas de la empresa.

  1. Vaya a la herramienta Hojas de horas  la empresa.  
  2. Haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png icono
  3. Tipo de coste predeterminado para los registros horarios. Seleccione el tipo de coste que se asignará a las entradas de la tarjeta de tiempo del proyecto. Si su empresa utiliza Finanzas del proyecto de Procore, esta acción garantiza que los costos de mano de obra de las tarjetas de tiempo de su proyecto se reflejen en las vistas de presupuesto "Coste de productividad de mano de obra de Procore" y "Coste de mano de obra en tiempo real".  
    Nota:  De forma predeterminada, esta opción está configurada como "Labor".  
    • Haga clic en Actualizar para aplicar el tipo de coste predeterminado a los fichajes futuros.
    • Haga clic en Aplicar a los fichajes existentes para aplicar el tipo de coste predeterminado a todos los fichajes existentes.
       Importante

Para configurar ajustes adicionales, consulte Configure Advanced Settings: Company Level Hojas de horas.

Añadir herramientas al proyecto

  1. Vaya a la herramienta Administrador proyecto.
  2. En "Configuración de proyecto", haga clic en Configuración de herramientas.
  3. Mover el conmutador de alternancia correspondiente icon-toggle-on.png en "Activo" para añadir las siguientes herramientas al proyecto:
    • Registro diario con el registro de la tarjeta de tiempo (opcional)
    • Hojas de horas
  4. Haga clic en Actualizar.

Consideraciones

  • Permisos de usuario necesarios

  • Solo los usuarios con la herramienta Hojas de horas pueden acceder a la sección " Presupuesto basado en cantidad de unidades" en la herramienta Administrador del proyecto.

  • No necesita la herramienta Presupuesto para importar horas de mano de obra y cantidades de producción. Pero si tiene habilitada la herramienta presupuesto , debe importar un presupuesto en su lugar.

  • Procore recomienda importar las horas presupuestadas solo una vez. Sin embargo, si importa una nueva versión, el sistema añadirá nuevos elementos y sobrescribirá cualquier cambio en las horas presupuestadas originales.

  • Tipo de archivo de importación admitido: XLSX

  • Para garantizar una carga correcta, no realice ninguno de los siguientes cambios en el archivo:

    • Renombre los encabezados de columna.

    • Añadir, eliminar o cambiar el orden de las columnas.

    • Eliminar valores en la pestaña Campos de datos del importador.

Importar su presupuesto

 Sugerencia
El informe de producción de obra se configura automáticamente cuando se importa un presupuesto basado en unidades.

Preparar archivo para importación

  1. Vaya a la herramienta Administrador del proyecto.

  2. En "Configuración de proyecto", haga clic en Presupuesto basado en cantidad de unidades.

  3. Haga clic en Importar.

  4. Haga clic en Descargar plantilla de Excel para descargar la plantilla de presupuesto en el ordenador.

  5.  

    En el archivo XLSX, introduzca la información de su presupuesto en las pestañas correspondientes. Mostrar/ocultar campos

    • Pestaña Partidas Presupuesto

      • Código de coste. El código de coste del elemento.

      • Tipo de coste. El tipo de coste del elemento.

      • Descripción. La descripción del elemento.

      • Cantidad de unidades. El número presupuestado de elementos.

      • UM. La unidad de medida de la cantidad unitaria.

    • Pestaña Cantidades de producción Presupuesto

      • Código de coste. El código de coste para las cantidades que se instalarán.

      • Descripción. La descripción de las cantidades que se van a instalar.

      • Cantidad de producción. La cantidad que se va a instalar.

      • UM. La unidad de medida de las cantidades que se van a instalar.

    • Campos de datos del importador.

      • No editar. Tiene la lista de opciones disponibles para las otras pestañas.

      Nota
    • La pestaña Campos de datos del importador contiene los datos de los menús desplegables de la plantilla, según las configuraciones de su proyecto y empresa , y no debe editarse.
    • Las partidas Presupuesto se utilizan para presupuesto las horas de mano de obra o de maquinaria. Esto completará los selectores en las herramientas Hojas de horas y Mi tiempo para que sus equipos sepan qué está presupuestado para el proyecto. Sume las horas de mano de obra y maquinaria a la columna Unidades.
    • Las cantidades de producción presupuestadas se utilizan para presupuesto las unidades a instalar, de modo que su equipo pueda registrar las unidades instaladas al introducción de horas en Hojas de horas.
    • La UM (unidad de medida) de la mano de obra presupuestada debe expresarse en horas.

    Nota: La importación y el informe de producción de obra respetan las unidades de medida de la lista maestra de unidades de medida. Para asegurarse de que puede generar informes de manera efectiva, asegúrese de utilizar la UM designada para las horas. Esto se respeta incluso si necesita cambiar el nombre de visualización para alinearlo con su ERP.

  6. Guarde los cambios en el archivo y mantenga el.xlsx. formato de archivo.

Importar

  1. Vaya a la herramienta Administrador del proyecto.

  2. En "Configuración de proyecto", haga clic en Presupuesto basado en cantidad de unidades.

  3. Haga clic en Importar.

  4. Seleccione el archivo.

    • Haga clic en Cargar archivo.xlsx y seleccione el archivo de maquinaria preparada.

    • Arrastre y suelte el archivo de maquinaria preparada desde su ordenador al cuadro de carga.

  5. Haga clic en Cargar.

Introducir la hora en las Hojas de horas

  1. Vaya a la herramienta Hojas de horas del proyecto.

  2. Seleccione la fecha para la que desea crear una hoja de horas. Puede usar las flechas para navegar día a día o seleccionar usando el control de calendario desplegable.

  3. Haga clic en Crear y seleccione una de las siguientes opciones:

    • Nueva hoja de horas diaria para crear una hoja de horas en blanco.

      1. Haga clic en Todos los empleados, Maquinaria, o seleccione un Equipo de obra.

      2. Marque las casilla de las personas o la maquinaria para las que desee crear una hoja de horas.

      3. Haga clic en Añadir.

    • De hoja de horas anterior para copiar la última hoja de horas que ha creado.

    • Copiar desde cualquier fecha para copiar cualquier hoja de horas anterior a la que tenga acceso.

      1. Seleccione la hoja de horas que desee copiar.
        Nota: De forma predeterminada, Procore muestra la fecha de la hoja de horas más reciente.

      2. Haga clic en Copiar hoja de horas.

  4. Opcional: Haga clic en el botón Añadir recursos para añadir empleados adicionales.

  5.  

    Introduzca la información de la tarjeta de tiempo para la mano de obra. Mostrar/ocultar campos

     Nota

    Los administradores de Hojas de horas de proyectos configuran cómo se recopilan las horas para cada proyecto. Además, cada uno de los campos se puede configurar como obligatorio, opcional u oculto.

     

    • Clasificación. La clasificación del recurso.

    • códigos

    • Ubicación: la ubicación donde se realizó el trabajo.

    • Hora

      • Tiempo total: el tiempo total trabajado en el día.

      • Hora de inicio. La hora a la que el recurso empezó a trabajar.

      • Hora de parada: la hora a la que el recurso dejó de funcionar.
        Nota: Solo verá los campos Inicio y Parada si ha configurado sus ajustes para mostrar estos campos. Consulte Ajustes de configuración avanzados: Hojas de horas de nivel de proyecto.

      • Pausa para el almuerzo: la cantidad de tiempo necesaria para una pausa para el almuerzo.
        notas:

        • La cantidad de tiempo seleccionada se restará del Tiempo total.

        • Este campo solo estará disponible si la Hora de inicio y la Hora de parada están habilitadas.

      • Tipo de tiempo: seleccione el tipo de pago que se está introduciendo.

        • Horario normal

        • Horas dobles

        • Exento

        • Día festivo

        • Horas extras

        • Permiso retribuido

        • Sueldo

        • Vacaciones

    • Facturable: seleccione esta opción para indicar si la entrada es facturable o no.

    • Reglas de tipo de tiempo. Marque la casilla para aplicar automáticamente las reglas de horas extras.

    • Descripción: comentarios adicionales que se mostrarán en el fichaje.

  6.  

    Introduzca la información de la tarjeta de tiempo para la maquinaria. Mostrar/ocultar campos

    Haga clic para ampliar los detalles

     Nota

    Los administradores de Hojas de horas de proyectos configuran cómo se recopilan las horas para cada proyecto. Además, algunos campos se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos.

     

    • Código de tarea: combinación de códigos de coste y subproyectos.  Consulte Habilitar códigos de tarea.

    • Operador. El usuario que opera la maquinaria.

    • Horas de funcionamiento: cuántas horas estuvo funcionando la maquinaria.

    • Horas de inactividad: cuántas horas estuvo inactiva la maquinaria.

  • Revise el resumen de las horas de la hoja de horas de horas y las horas diarias y semanales en todos los proyectos.

  • Haga clic en Enviar o Enviar y añadir cantidades para añadir las cantidades a la hoja de horas.

Introducir cantidades de producción en las Hojas de horas

Ahora que ha completado la hoja de horas, realice las siguientes acciones antes de enviar:

  1. Haga clic en Enviar y añadir cantidades.
    Nota: Este botón estará deshabilitado si no se han cargado cantidades en el proyecto. Consulte Importar un presupuesto basado en unidades.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Introduzca un importe en el campo Unidades instaladas.

     Notas
    • La página Añadir cantidades solo muestra los códigos de coste que tienen una cantidad presupuestada importada asociada.
    • Si la función Subproyectos está habilitada en el proyecto (consulte Activar subproyectos en proyectos para WBS), el "Subproyecto" asociado con la entrada "Unidades instaladas" aparecerá en la ventana Añadir cantidades. Si los subproyectos están deshabilitados, el campo "Subproyecto" mostrará la palabra "Ninguno".
    • El porcentaje completado (%) y la unidad de medida (UM) se rellenarán automáticamente con los datos importados. Consulte Importar un presupuesto basado en unidades.

  3. Introduzca cualquier nota en el campo "Notas".

  4. Haga clic en Enviar.
    submit-timesheet-quantities.png

Ver el informe de presupuesto de mano de obra frente a dato real

Ver un informe desde la herramienta Informes del proyecto

  1. Vaya a la herramienta Informes del proyecto.
  2. Vaya a la sección Informes del proyecto.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra frente a real.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del informe de presupuesto de mano de obra frente a dato real son las siguientes:
    • % horas utilizadas: porcentaje de horas utilizadas que ha importado frente a las horas introducidas calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje usado
    • Horas presupuestadas: número de horas presupuestadas importado a la herramienta Administrador del proyecto de Procore.
    • Horas reales: número de horas introducidas hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de horas, Registro horario de la empresa y Registro diario).
    • Horas restantes: número de horas que quedan de las horas importadas frente a las horas introducidas. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver un informe de la herramienta Hojas de horas del proyecto

  1. Vaya a la herramienta Hojas de horas del proyecto.
  2. Haga clic en Informes.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra frente a real.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del informe de presupuesto de mano de obra frente a dato real son las siguientes:
    • % horas utilizadas: porcentaje de horas utilizadas que ha importado frente a las horas introducidas calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje usado
    • Horas presupuestadas: número de horas presupuestadas importado a la herramienta Administrador del proyecto de Procore.
    • Horas reales: número de horas introducidas hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de horas, Registro horario de la empresa y Registro diario).
    • Horas restantes: número de horas que quedan de las horas importadas frente a las horas introducidas. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver el informe de producción de obra

Desde la herramienta Informes del proyecto

  1. Vaya a la herramienta Informes 360 del proyecto.
  2. Vaya a Informes del proyecto.
  3. Haga clic en Informe de producción de obra.

    field production report reports tool.jpg

    Esto muestra el informe de producción de obra. Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos contiene un informe de producción de obra?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Añadir filtro para limitar los resultados de la visualización.
    filter button.jpg
     
  5. Seleccione uno de los siguientes tipos:
    • Código de coste
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida

Desde la herramienta Hojas de horas del proyecto

  1. Vaya a la herramienta Hojas de horas del proyecto.
  2. Haga clic en Informes.
  3. Haga clic en Informe de producción de obra.

    field production report timesheets.jpg

    Esto muestra el informe de producción de obra. Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos contiene un informe de producción de obra?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Añadir filtro para limitar los resultados de la visualización.

    filter button.jpg
     
  5. Seleccione uno de los siguientes tipos:
    • Código de coste
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida