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Procore

Reemplazo masivo de personas asignadas del flujo de trabajo

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Contexto

La función Reemplazo masivo de personas asignadas le permite reemplazar o delegar personas asignadas en varios proyectos a la vez. Esta herramienta está diseñada para ayudar a los administradores de procore a gestionar los cambios de personal, como salidas, reasignaciones o bajas temporales, sin la necesidad de editar manualmente los flujos de trabajo proyecto por proyecto. Al actualizar automáticamente los ajustes preestablecidos y las instancias de flujo de trabajo en curso, puede garantizar la continuidad del proyecto y evitar que los flujos de trabajo se detengan.

Temas a considerar

  • Tipos de reemplazo: elija entre "Reemplazo permanente" para cambios a largo plazo o "Reemplazo temporal" para ausencias a corto plazo.

  • Requisitos del usuario: el usuario de sustitución debe añadirse al Directorio del proyecto para los proyectos que desea actualizar antes de comenzar. Aunque se muestra un recordatorio en el producto, la herramienta del usuario de sustitución y los permisos de usuario no se actualizan automáticamente y los administradores deben verificar este acceso ellos mismos. 

  • Integridad de los datos: Procore valida automáticamente el acceso al directorio del proyecto y los permisos para la nueva persona asignada antes de aplicar los cambios.

  • Visibilidad: use el registro de actividad para ver un historial detallado de todos los cambios masivo , incluido el seguimiento de errores y las actualizaciones de estado.

  • Notificaciones por correo electrónico: no se envían confirmaciones por correo electrónico una vez que se completa una ejecución masivo. El registro de actividad es la fuente de la verdad. 

  • Autorreversión: los "reemplazos temporales" finalizan automáticamente en la "Fecha de finalización del reemplazo" y no se requiere ninguna acción manual. 

  • Permisos de usuario necesarios: los usuarios deben ser Administrador de flujo de trabajo o tener el permiso pormenorizado "Reemplazar personas asignadas".

     Nota importante para usuarios de móvil

    Las asignaciones de reemplazo se sincronizan con el móvil. 

    Próximamente: La actividad de reemplazo permanente o temporal será visible en el panel de historial de flujo de trabajo en el móvil para su verificación.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.

  2. Seleccione la pestaña Reemplazar personas asignadas.

  3. Haga clic en el botón Reemplazar personas asignadas ubicado en la parte superior derecha y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Reemplazo temporal: seleccione esta opción para cubrir ausencias a corto plazo, como baja médica, baja parental o vacaciones. Esto reemplaza temporalmente a una persona asignada de flujo de trabajo en todos los proyectos, roles de proyecto y el rol de gestor de flujo de trabajo por otro usuario. Los Flujos de trabajo y los roles asignados a las persona asignada asignadas temporalmente volverán a la persona asignada original una vez que haya pasado la fecha de finalización de sustitución. Estos cambios se aplicarán a todos los flujos de trabajo, incluidos los flujos de trabajo en tránsito. Los cambios realizados aquí no afectan a las asignaciones de roles de las herramientas (por ejemplo, Contacto de la factura o Revisor designado). 

    • Reemplazo permanente: seleccione esta opción para las reasignaciones permanentes o cuando un usuario deja la empresa. Esto reemplaza permanentemente a una persona asignada de flujo de trabajo en todos los proyectos, roles de proyecto y el rol de gestor de flujo de trabajo por otro usuario. Estos cambios se aplican a todos los flujos de trabajo, incluidos los flujos de trabajo en tránsito. Los cambios realizados aquí no afectan a las asignaciones de roles de las herramientas (por ejemplo, Contacto de la factura o Revisor designado). 

Nota: Cada reemplazo es una acción independiente. Para reemplazar a varios usuarios que se van, debe enviar una solicitud por separado para cada usuario.

Reemplazo temporal

Haga clic aquí para ver los pasos.

  1. Introduzca la siguiente información en la sección Gestión de personas asignadas:

    • Persona asignada actual: seleccione el usuario que está asignado actualmente a los flujos de trabajo.

    • Personas asignadas temporalmente: seleccione el usuario o grupo de personas que se harán cargo de las asignaciones.

    • Fechas: seleccione una Fecha de inicio de sustitución y una Fecha de finalización de sustitución. 
      Nota: Las instancias futuras se asignan automáticamente al delegado durante la ventana activa. Una vez que finaliza el período de reemplazo, las asignaciones vuelven automáticamente al usuario original. 

    • Motivo del reemplazo temporal. Introduzca una breve explicación para el reemplazo temporal. Esto será visible en el panel de historial de flujo de trabajo.

    • Aplicar cambios a la configuración de roles del proyecto: seleccione Sí para reemplazar al usuario dentro de la configuración de roles del directorio del proyecto. Esto garantiza que la persona asignada temporal herede todas las tareas actuales y futuras vinculadas a ese cargo específico.

    • Aplicar cambios en el rol de gestor de flujos de trabajo: seleccione Sí para reemplazar al usuario en los casos en que esté designado como gestor de flujos de trabajo. Esto garantiza que la persona asignada temporal reciba las notificaciones automáticas por correo electrónico si un paso del flujo de trabajo se retrasa.

  2. Haga clic en Editar en la sección Proyectos y herramientas seleccionados para filtrar qué proyectos y herramientas deben incluirse al actualizar. Seleccione los proyectos y herramientas en los que se deba reemplazar a la persona asignada al flujo de trabajo actual. De forma predeterminado, se seleccionan todos los proyectos y herramientas disponibles para la persona asignada.
    Nota: La lista incluye todos los proyectos en los que la persona asignada actual tiene pasos de flujo de trabajo activos. 

  3. Haga clic en Enviar para confirmar y ejecutar actualizar. 
    Nota:

    • Consulte el registro de actividad para ver el estado. 

    • Los permisos de herramientas y usuario no se actualizan automáticamente, y se muestra un recordatorio para verificar el acceso.

    • Puede editar fechas o cancelar delegaciones temporales en cualquier momento desde el Registro de actividad. Si se cancela una delegación temporal, todas las asignaciones futuras vuelven al usuario original. Cualquier paso incompleto también se revierte.

Visibilidad del historial de flujos de trabajo

El panel lateral del historial muestra cuando alguien responde "en nombre de" otro.

Reemplazo permanente

Haga clic aquí para ver los pasos.

  1. Introduzca la siguiente información en la sección Gestión de personas asignadas:

    • Persona asignada actual: seleccione el usuario que se va a reemplazar.

    • Nuevas personas asignadas: elija los usuario de reemplazo.

    • Motivo de la sustitución. Introduzca un breve motivo para la sustitución. Esto será visible en el panel de historial de flujo de trabajo.

    • Aplicar cambios a la configuración de roles del proyecto: seleccione Sí para reemplazar al usuario dentro de la configuración de roles del directorio del proyecto. Esto garantiza que la persona asignada temporal herede todas las tareas actuales y futuras vinculadas a ese cargo específico.

    • Aplicar cambios en el rol de gestor de flujos de trabajo: seleccione Sí para reemplazar al usuario en los casos en que esté designado como gestor de flujos de trabajo. Esto garantiza que la persona asignada de reemplazo reciba las notificaciones automáticas por correo electrónico si un paso del flujo de trabajo se retrasa.

  2. Haga clic en Editar en la sección Proyectos y herramientas seleccionados para filtrar qué proyectos y herramientas deben incluirse al actualizar. Seleccione los proyectos y herramientas en los que se deba reemplazar a la persona asignada al flujo de trabajo actual. De forma predeterminado, se seleccionan todos los proyectos y herramientas disponibles para la persona asignada.
    Nota: La lista incluye todos los proyectos en los que la persona asignada actual tiene pasos de flujo de trabajo activos. 

  3. Haga clic en Enviar para confirmar y ejecutar actualizar. 
    Nota:

    • Consulte el registro de actividad para ver el estado. La nueva persona asignada recibe notificaciones por correo electrónico.

    • Los permisos de herramientas y usuario no se actualizan automáticamente, y se muestra un recordatorio para verificar el acceso.

Visibilidad del historial de flujos de trabajo

  • Cada reemplazo escribe en el historial del flujo de trabajo: "Usuario X reemplazado por el usuario Y (masivo)". 

  • El creador de elementos original se mostrará en el historial del flujo de trabajo junto con el reemplazo.

Ver estado en el registro de actividad 

Todas las acciones se registran en el Registro de actividad, que es la fuente central de información para todos los cambios masivo de persona asignada , ya sean permanentes o temporales.

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.

  2. Seleccione la pestaña Reemplazar personas asignadas.

  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Registro de actividad.

  4. Revise el estado de sus solicitudes recientes. El registro muestra los siguientes estados:

    • Detenido: reemplazo temporal que se ha detenido manualmente antes de la fecha de finalización.

    • Caducado: reemplazo temporal que ha llegado a la fecha de finalización y ya no está activo

    • Próximo: reemplazo temporal con fecha futura y que no está activo actualmente.

    • Activo: Reemplazo temporal que está actualmente activo

    • Completado: reemplazo permanente que se ha ejecutado

    • Error: algo salió mal. Vuelva a intentarlo.

    • Procesando: el sistema está procesando la sustitución.

  5. Haga clic en Ver junto a una entrada para ver los detalles completos.
    Nota: Si un proyecto no se actualiza debido a problemas de directorio o permiso , el registro marca el error específico.

  6. Según el estado de la solicitud, puede realizar las siguientes acciones:

    • Reintentar: si falla actualizar un proyecto, resuelva el problema del directorio subyacente y haga clic en Reintentar para las partidas fallidas directamente desde la pantalla "Detalles de la actividad".

    • Detener reemplazo: para los reemplazos activos, haga clic en el botón Detener reemplazo para finalizar inmediatamente el reemplazo y devolver las asignaciones al usuario original.

    • Editar: haga clic en el botón Editar para modificar la sustitución.

Nota: En el caso de las sustituciones permanentes, las acciones se registran en el panel lateral del historial del flujo de trabajo cuando la sustitución afecta al paso actual del flujo de trabajo.