Cosas que debe saber sobre el conector en línea Project Financials + QuickBooks®

Consideraciones

• La integración QuickBooks® en línea se asociará con un usuario administrador QuickBooks® en línea. Proporcionaremos una dirección de correo electrónico para asociar a un nuevo QuickBooks® en línea usuario administrador durante la implementación. 
  • Si un asiento de usuario QuickBooks® en línea no está disponible para crear un nuevo usuario administrador, se puede asociar un usuario administrador existente con la integración.

Limitaciones

• Solo se admiten suscripciones QuickBooks® en línea Plus o Advanced. (Simple Start y Essentials NO son compatibles, ya que no admiten la función Proyectos en QuickBooks® en línea).
• La integración se limita a (1) QuickBooks® en línea empresa por (1) sitio de Procore.  (No se admite una QuickBooks® en línea empresa independiente para cada proyecto).
• Los datos de estas herramientas y elementos de Procore NO SE sincronizan con QuickBooks® en línea:
  • Contratos principales/Órdenes de cambio de contrato principal (OCCP)
  • Facturas y pagos de contratos principales
  • Presupuestos
  • Compromisos (subcontratos y órdenes de compra)/Órdenes de cambio de pedido (OCP)
  • Tarjetas de horas/hojas de horas

Información adicional

• DATOS IMPORTABLES: la programación de sincronización automática en segundo plano se sincroniza una vez al día (costes de trabajo) para proyectos integrados.  
  • Las sincronizaciones bajo demanda pueden iniciarse dentro de Procore para trabajos importables, proveedores, costes de trabajo y pagos de facturas de subcontratistas.
• DATOS EXPORTABLES:  La programación de sincronización automática en segundo plano para los códigos WBS del proyecto presupuestados se lleva a cabo una vez cada cinco (5) minutos.
  • Todos los demás registros exportables (facturas de proveedores y subcontratistas) deben ser aprobados/aceptados por un aprobador contable, que son los únicos usuarios que pueden iniciar la exportación de Procore a QuickBooks® en línea. 

Consideraciones

• Los códigos PEP del proyecto (códigos de coste + tipo de coste) en Procore equivalen a elementos de tipo de servicio en su lista de productos y servicios QuickBooks® en línea.
• Habrá (1) lista de códigos de coste a nivel de empresa para usar con todos los proyectos integrados en QuickBooks® en líneaen Procore. A medida que los códigos PEP (códigos de coste + tipo de coste) se añaden como partidas presupuestarias en un proyecto integrado en Procore, la integración creará automáticamente los correspondientes elementos de servicio específicos del proyecto en la QuickBooks® en línea lista de productos y servicios.
  • El formato de esos elementos de servicio será [número de proyecto en Procore]-[código de coste].[tipo de coste]
• Se ADMITEN segmentos WBS personalizados. Si se utilizan segmentos WBS personalizados en un proyecto integrado, se integrarán en el nombre del elemento de servicio QuickBooks® en línea en el mismo orden en que se organizan en Procore.

Limitaciones

• No se admiten códigos de coste de un SOLO nivel.  Los QuickBooks® en línea códigos de coste estándar de integración de ERP en su sitio de Procore deben estar en un formato de 2 (o más) niveles.
• NO SE admiten subproyectos.
• No se admite la sincronización de los códigos WBS del proyecto Procore con elementos de QuickBooks de cualquier otro tipo (inventario, no inventario, etc.) o directamente con las cuentas del libro mayor de su plan de cuentas QuickBooks® en línea.

Consideraciones

• Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional. 

Limitaciones

• Se deben crear nuevos proyectos en QuickBooks® en línea, luego se pueden importar a Procore a través de la integración.  El proceso de importación creará el Proyecto correspondiente en Procore.
  • Actualmente, los proyectos creados directamente en Procore NO se pueden exportar a QuickBooks® en línea. Tenemos la intención de desarrollar esa capacidad tan pronto como la API para desarrolladores de Intuit lo permita.
• QuickBooks® en línea Los clientes o subclientes no se pueden importar a Procore.
• La integración no puede vincular un proyecto Procore existente a un proyecto QuickBooks® en línea existente. La integración QuickBooks® en línea solo puede sincronizar datos en proyectos nuevos. Los proyectos históricos creados antes de la implementación del ERP de su empresa no pueden sincronizar los datos.
  • Si está interesado en integrar proyectos en curso existentes, el equipo de servicios profesionales de ERP puede trabajar con usted para definir el alcance y proporcionar una declaración de trabajo (SOW). Tenga en cuenta que los servicios profesionales de ERP no están incluidos en el proceso de implementación de la integración QuickBooks® en línea. El costo de los servicios profesionales de ERP varía según el alcance del proyecto, que se le proporcionará para su revisión con la Declaración de trabajo (SOW). 

Información adicional

• Cuando se importa un proyecto QuickBooks® en línea a Procore, el QuickBooks® en línea Nombre del proyecto rellenará tanto el campo Nombre del proyecto como el campo Número de proyecto en Procore. 
  • Esto se hace para garantizar que haya un valor en el campo Número de proyecto que se incorporará en el nombre de los elementos de servicio específicos del proyecto que la integración creará en la lista de productos y servicios de QuickBooks® en línea.
  • Puede modificar los campos Nombre del proyecto y/o Número de proyecto en Procore después de que el proyecto QuickBooks® en línea se haya importado a Procore.
    • Recomendamos que cualquier ajuste al campo Número de proyecto en Procore se complete antes  de crear cualquier partida presupuestaria en Procore.  Este orden de operaciones garantizará que los elementos de servicio específicos del proyecto se creen con la convención de nomenclatura deseada para facilitar la identificación dentro de QuickBooks® en línea.

Consideraciones

• Las empresas en el Directorio de Procore se pueden sincronizar con los Proveedores de QuickBooks® en línea de (3) diferentes maneras: 
  • QuickBooks® en línea Los proveedores se pueden importar a Procore para crear una nueva empresa en el directorio de Procore.
  • QuickBooks® en línea Los proveedores se pueden vincular a una empresa existente en el Directorio de Procore durante la importación.
  • Las empresas del Directorio de Procore se pueden exportar a QuickBooks® en línea para crear un nuevo proveedor en QuickBooks® en línea.

Información adicional

• La Empresa en el Directorio de Procore debe sincronizarse con un Proveedor QuickBooks® en línea antes de que una Factura asociada con esa Empresa en Procore pueda exportarse a QuickBooks® en línea.

Limitaciones

• Los cambios realizados en un proveedor en QuickBooks® en línea no actualizarán actualmente la empresa sincronizada en Procore. Los cambios realizados en una empresa en Procore no actualizarán al proveedor sincronizado en QuickBooks® en línea.
• Las empresas en el Directorio de Procore no se pueden exportar a QuickBooks® en línea como clientes.

Consideraciones

• Las transacciones de costes de trabajo introducidas directamente en QuickBooks® en línea deben codificarse en elementos de servicio específicos del proyecto creados por la integración para que la integración los recupere.  

Información adicional

• Los costes de trabajo que se introducen directamente en QuickBooks® en línea se clasifican como costes directos en Procore y se mostrarán como transacciones detalladas en la herramienta Costes directos en Procore.
• Estos costes directos sincronizados se importarán con un estado Aprobado y no se podrán editar en Procore.
  • Si es necesario realizar ajustes en el Coste Directo sincronizado, las modificaciones deben realizarse directamente en la transacción QuickBooks® en línea. A continuación, el coste directo sincronizado se actualizará para reflejar los cambios realizados en QuickBooks® en línea cuando la integración actualice los costes de trabajo del proyecto.

Limitaciones

• Transacciones que se codifican para elementos QuickBooks® en línea no sincronizados o directamente a cuentas de mayor (por ejemplo, entradas de diario) NO pueden ser recuperadas por la integración para mostrarlas como Costes Directos en Procore.
  • Si la integración detecta costes de trabajo QuickBooks® en línea mal codificados en un proyecto integrado, se mostrará un banner de notificación amarillo en la herramienta de presupuesto del proyecto en Procore.
• QuickBooks® en línea transacciones que ya se han sincronizado como costes directos en Procore no deben eliminarse  de QuickBooks® en línea. La integración no puede detectar estas eliminaciones, por lo que el Coste Directo sincronizado asociado permanecería en el Proyecto en Procore.  El equipo de soporte de Procore puede ayudar a eliminar los costes directos sincronizados asociados con las transacciones QuickBooks® en línea eliminadas.
  • Si una transacción se anula   en QuickBooks® en línea, el coste directo sincronizado asociado se actualizará a 0,00 $ cuando la integración actualice los costes de trabajo del proyecto.

Consideraciones

• Las facturas de subcontratista son facturas ingresadas en compromisos (subcontratos y órdenes de compra) en Procore. Estos se pueden exportar a QuickBooks® en línea para crear facturas de proveedores.

Información adicional

• La empresa de compromiso debe sincronizarse con QuickBooks® en línea antes de que la factura se pueda exportar a  QuickBooks® en línea.

Limitaciones

• Si el ajuste Multidivisa está activado en QuickBooks® en línea, solo se podrán exportar las facturas asociadas a QuickBooks® en línea Proveedores que tengan el mismo ajuste de divisa que la divisa de origen de QuickBooks® en línea.

Consideraciones

• Con las versiones estadounidenses de QuickBooks® en línea, la información de pago de las facturas de subcontratistas sincronizadas se puede importar a Procore. La información de pago se mostrará en la pestaña → Pagos de compromiso en Procore.

Limitaciones

• Los pagos sincronizados de facturas de subcontratista NO se pueden recuperar de fuera de EE. UU. versiones de QuickBooks® en línea.