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Procore

Envíe las facturas de subcontratista a las integraciones de ERP para su aceptación de contabilidad

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Objetivo

Enviar facturas a la herramienta Integraciones ERP para que puedan ser aceptadas por un aprobador de contabilidad para su exportación a su sistema ERP integrado. 

Contexto

Para sincronizar las facturas de un proyecto de Procore con su sistema ERP, deben enviarse a la herramienta Integraciones ERP de Procore para que las acepte un aprobador de contabilidad. Después de la aceptación, el sistema exportará los datos de la factura a su sistema ERP integrado. Después de enviar las facturas a la herramienta Integraciones ERP, los usuarios NO podrán editar la factura en la herramienta Compromisos (con la excepción de los archivos adjuntos de la factura). 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de "Administrador" en la herramienta Compromisos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación & Facturación de avance se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de cliente, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el diccionario de puntos de vista configurado en Procore. Consulte  ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Requisitos:
    • La factura debe tener el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del  promotor.  
  • Las consideraciones, requisitos y limitaciones varían según el sistema ERP con el que esté integrada su cuenta Procore. Consulte Cosas que debe saber sobre su integración ERP  para obtener más detalles.

Pasos

 Sugerencia

Si el botón "Enviar a ERP" está en gris y no está disponible, generalmente es porque las facturas no están en uno de los estados requeridos.

Enviar una o más facturas de subcontratista a ERP

Un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Compromisos puede realizar esta tarea en la herramienta Facturación del proyecto. 

  1. Vaya a la herramienta Facturación  del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Marque las casillas de verificación que correspondan a las facturas que desee enviar al ERP.
    Nota:  Para seleccionar facturas, deben estar en el estado Aprobado, Aprobado como anotado o Aprobación pendiente del propietario.  
  4. Haga clic en Enviar a ERP.

Enviar una factura de subcontratista individual a ERP 

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Busque el compromiso que contiene la factura que desea enviar a las integraciones de ERP. A continuación, haga clic en Ver.  
  3. Si necesita realizar algún cambio, haga clic en Editar. A continuación, actualice el compromiso según corresponda. Consulte Editar un pedido.
    Nota: Para habilitar el botón Enviar a ERP en el siguiente paso, debe colocar el elemento en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del promotor.  
  4.   Haga clic en la pestaña Facturas.
  5. Haga clic en Enviar a ERP.