¿Qué son los marcadores de posición en la herramienta Gestión de documentos?

¿Qué es?

Un marcador de posición actúa como un contenedor estructurado que define:

• Qué se necesita: nombre y tipo de documento.

• Fecha límite: fechas límite específicas para el envío.

• Quién es responsable: asignar la responsabilidad a un subcontratista o consultor.

¿Por qué usarlo?

En lugar de depender de hojas de cálculo fragmentadas o hacer un mal uso de la herramienta Submittals, los marcadores de posición le permiten:

• Centralizar el seguimiento: mantenga todos los entregables esperados en un solo lugar en lugar de rastreadores externos.

• Garantice la coherencia: predefina convenciones de nomenclatura y metadatos antes de que el archivo exista.

• Impulse la responsabilidad: identifique fácilmente los documentos faltantes o atrasados para evitar retrasos en los proyectos.

• Alineación con los planes: gestione sin problemas los requisitos de MIDP y TIDP.

Una vez que el archivo real está listo, simplemente reemplaza el marcador de posición y hereda instantáneamente toda la información preestablecida.

Gestionar marcadores de posición

• ¿Puedo crear manualmente un solo marcador de posición?
  Sí. Puede crear marcadores de posición individuales directamente desde la pestaña Cargas haciendo clic en Añadir y seleccionando Crear manualmente. Esto le permite completar los atributos del documento en una nueva fila sin utilizar una plantilla de importación.

• ¿Cómo duplico un marcador de posición?
  Marque la casilla junto a una fila de marcador de posición existente en la pestaña Cargas y haga clic en Duplicar fila.
  Nota: Debe cambiar al menos un atributo único, como Revisión o Etapa del documento, antes de hacer clic en Crear marcador de posición. Procore no permite la creación de marcadores de posición idénticos.

• ¿Puedo vista previa de un archivo cargado en un marcador de posición?
  Sí. Después de cargar un archivo en una fila de marcador de posición, haga clic en el icono Revisar para abrir el documento en el visor. Si el archivo es incorrecto, haga clic en el icono Eliminar para eliminarlo y cargar una nueva versión antes de enviarlo.

• ¿Se realiza un seguimiento de las acciones de marcador de posición en el historial de cambios?
  Sí. El historial de cambios de un documento ahora incluye eventos específicos del marcador de posición, como cuándo se crea un marcador de posición, cuándo se carga un archivo en él y cuándo se envía oficialmente.

Notificaciones de correo electrónico de marcador de posición

Los resúmenes de correo electrónico de marcador de posición se envían diariamente a las 16:00, hora local del proyecto, a los destinatarios configurados por el administrador. Estas notificaciones agregan cinco tipos de eventos distintos: 

1. Marcadores asignados: cuando se asigna un marcador de posición a un usuario.

2. Vence mañana: cuando la fecha límite de un marcador de posición es el día siguiente.

3. Atrasado: para marcadores de posición con fechas límite vencidas dentro de los últimos 90 días.

4. Archivo cargado: cuando un archivo se carga directamente en un marcador de posición.

5. Enviado: cuando un documento se envía formalmente en un espacio de marcador de posición.

Desde el correo electrónico, los usuarios pueden hacer clic en Visualización en Procore para ver una lista filtrada de elementos o descargar un resumen en archivo CSV sin conexión de la lista de marcadores de posición.

Diferencia entre una coincidencia exacta y una coincidencia cercana

A continuación se indica la diferencia entre coincidencia exacta y cercana al cargar un archivo:

• Coincidencia exacta: el nombre de archivo, el formato y los metadatos coinciden perfectamente con un solo espacio de marcador de posición. El sistema los fusiona automáticamente a la espera de una rápida confirmación usuario.

• Coincidencia cercana: el nombre de archivo y el formato coinciden, pero los campos de metadatos opcionales tienen discrepancias, o hay varios marcadores de posición coincidentes para una sola carga (y viceversa). Los usuarios deben emparejar manualmente el archivo y el marcador de posición y resolver los conflictos de campo antes de realizar la fusión.

Aprenda a crear y gestionar marcadores de posición en la herramienta Control documental.