¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura?
Para los clientes de Procore en los Estados Unidos
Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.
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Respuesta
La facturación de los materiales almacenados es una forma de facturar al comprador parte del valor de un contrato antes de completar el trabajo. Permitir que sus subcontratistas le facturen los materiales almacenados les da a sus subcontratistas la capacidad de comprar los materiales que necesitan, para que puedan recibir y almacenar esos materiales en el sitio, de modo que estén disponibles cuando sea el momento de comenzar a instalar el trabajo del proyecto. A medida que avanza el trabajo en cada período de facturación, un contacto de la factura de facturación puede reducir el valor en la columna "Materiales almacenados". Cuando el valor en la columna llega a cero ($ 0.00) en una factura posterior, los materiales en la partida se instalan y se completa el trabajo en la partida.
Para facturar los materiales almacenados en una factura de subcontratista, el administrador de facturas debe completar estos requisitos previos a nivel de contrato:
- Asegúrese de que el método de contabilización del contrato de pedido esté configurado como "Amount Based" (Basado en el importe). Consulte ¿Cómo puedo establecer el método de contabilidad para un contrato o una financiación?
- Habilite una (1) de las configuraciones de materiales almacenados de la pestaña "Configuración avanzada" de cada contrato de pedido. Consulte ¿Cómo habilito la facturación por separado de los materiales almacenados en una factura?
Preguntas habituales
A continuación, encontrará algunas respuestas a otras preguntas comunes sobre la facturación de los materiales almacenados:
- ¿Cómo habilito la facturación por separado de los materiales almacenados en una factura?
- ¿Cuáles son mis opciones de configuración al facturar por separado los materiales almacenados?
- ¿Cómo introduzco los materiales almacenados en una factura?
¿Cómo habilito la facturación por separado de los materiales almacenados en una factura?
Antes de crear una factura de subcontratista en Procore, un administrador de facturas tiene la opción de marcar la casilla de verificación "Habilitar facturación por separado para materiales almacenados" en el contrato. Esta casilla de verificación se encuentra en la pestaña "Configuración avanzada" del contrato. Proporciona al administrador de facturas una forma de controlar cómo se comporta la columna "Nuevos materiales" de factura en factura. Los contactos de su factura no pueden cambiar esta configuración en Procore.
¿Cuáles son mis opciones de configuración al facturar por separado los materiales almacenados?
Si es usted administrador de facturas y tiene un contacto de la factura a su equipo de proyecto por separado los materiales almacenados, tendrá la opción de habilitar la facturación separada para los materiales almacenados. Para habilitar la configuración, marca de verificación esta casilla. Para deshabilitar la configuración, quite la marca de verificación. De forma predeterminada, esta configuración está activada.
Cuando está activado, Procore establece automáticamente el valor de la entrada en la columna "Nuevos materiales almacenados" en cero (0,00) en cada nueva factura para que el contacto de la factura pueda actualizar la entrada al valor apropiado. Cuando se realiza una entrada, Procore actualiza automáticamente la columna "Materiales almacenados actualmente" con el mismo valor.
¿Cómo introduzco los materiales almacenados en una factura?
Para saber cómo introducir materiales almacenados en una factura, revise este ejemplo.
Ejemplo: Facturación de materiales almacenados en una factura de subcontratista
Primera factura. Un contacto de la factura crea una factura de subcontratista para un compromiso durante un período de facturación. En una partida de factura, el valor de la columna "Nuevos materiales almacenados" siempre se establece en 0,00 $ de forma predeterminada. Dado que el colaborador proveedor recibió materiales en el sitio durante este período de facturación, el contacto de la factura ingresa $ 2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Esto representa la cantidad de dinero de los materiales recibidos. Después de introducir la cantidad, Procore actualiza automáticamente estos valores (ver 2 a continuación) en la partida:
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore convierte la entrada en un valor porcentual (16%) para mostrar el progreso total.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza esta columna con la cantidad en la columna "Nuevos materiales almacenados" ($ 2,000.00).
- Fecha total completada y almacenada ($). Procore añade la entrada a este valor (2.000,00 $). Nota: Esta columna muestra el total acumulado de los valores en las columnas "Trabajo completado este período", "Nuevos materiales almacenados" y "Materiales almacenados actualmente".
- Saldo para finalizar. Esta columna solo es visible para los administrador de facturas. Procore toma la cantidad de "Valor programado" (que es la cantidad contratada) y resta la cantidad de "Nuevos materiales almacenados". Nota: En facturas posteriores, esta columna muestra la disminución acumulada del importe contratado para la partida.
Segunda factura. Para el siguiente período de facturación, el contacto de la factura debe enviar su próxima factura. En todas las facturas nuevas, el valor en la columna Nuevos materiales almacenados siempre se establece en $ 0.00 de forma predeterminada (consulte 1 a continuación). Sin embargo, Procore mueve automáticamente el valor de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior a la columna Materiales almacenados anteriores en la factura actual (consulte 1 a 2 a continuación). Antes de realizar la introducción de datos adicionales, tenga en cuenta que los valores resaltados (consulte 3 a continuación) coinciden con los valores de la primera factura (arriba).
A continuación, es hora de realizar una introducción de datos adicional en la partida:
Para esta entrada, el colaborador proveedor recibió $ 2,500.00 adicionales en materiales nuevos que ahora se almacenan en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento). El contacto de la factura ingresa $ 2,500.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Después de la entrada, Procore actualiza automáticamente estos valores (consulte 2 a continuación).
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore actualiza este valor del 16% al 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore actualiza este valor de $ 2,000.00 a $ 4,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore actualiza este valor de $ 2,000.00 a $ 4,500.00.
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor del trabajo completado con respecto a la solicitudanterior (%) permanece sin cambios (consulte 3 a continuación).
A continuación, la mitad de los nuevos materiales almacenados en la primera factura se instalaron en la obra durante el período de facturación actual. Para abordar esto, el contacto de la factura toma $ 1,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1 a continuación) y mueve esos $ 1,000.00 a la columna Trabajo completado este período (consulte 2 a continuación).
Nota
Después de cambiar la entrada en la columna Materiales almacenados anteriores, el enfoque de su sistema podría saltar a la columna Retención de trabajo en este período ($) . Esto ocurre si el administrador de facturas habilita la configuración de retención en el pedido. Para cumplir con el propósito de facturar los materiales almacenados, la introducción de datos de retención no está incluida en este ejemplo. Sin embargo, la documentación sobre la retención está disponible:
- Para saber cómo habilitar la retención en un compromiso, consulte Habilitar retención en una orden de compra o contrato de subcontratista.
- Para obtener información sobre cómo establecer y liberar retenciones en una factura, consulte Establecer o liberar retenciones en una factura de subcontratista.
Después de mover la cantidad de materiales almacenados anteriores a la columna Trabajo completado este período, Procore considera las entradas para calcular estos valores:
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore mantiene el valor en un 36%.
- Materiales almacenados actualmente. Procore mantiene el valor en $ 3,500.00.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore mantiene el valor en $ 4,500.00.
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Nota: El valor del trabajo completado de la solicitud anterior (%) permanece sin cambios.
Tercera factura. Para el siguiente período de facturación, el colaborador proveedor ha recibido materiales adicionales, se han instalado materiales previamente almacenados. El contacto de la factura crea una nueva factura.
En la nueva factura:
- Procore mueve el importe de la columna Nuevos materiales almacenados en la factura anterior y lo añade al importe en la columna Materiales almacenados anteriores (consulte 1 a continuación).
- El contacto de la factura toma $ 3,000.00 de la columna Materiales almacenados anteriores y lo mueve a la columna Trabajo completado este período (ver 1 a continuación) Esto deja $ 500.00 en la columna Materiales almacenados anteriores (ver 2 a continuación).
- El contacto de la factura también ingresa $ 2,000.00 en la columna Nuevos materiales almacenados (consulte 1 a continuación). Esto representa los materiales recibidos durante este período y que ahora se almacenan en el sitio. Como se muestra a continuación, Procore agrega el valor de Materiales almacenados actualmente al valor de Materiales almacenados anteriores (consulte 2 a continuación) para calcular el valor de Materiales almacenados actualmente (consulte 3 a continuación).
- Procore también actualiza automáticamente los siguientes valores en la partida:
- Total completado y almacenado a la fecha (%). Procore calcula el valor al 52%.
- Total completado y almacenado a la fecha ($). Procore calcula el valor en $ 6,500.00
- Saldo para finalizar. Procore resta la suma del valor "Nuevos materiales almacenados" y el importe "Material almacenado anterior" del importe "Valor programado". Esto muestra la disminución acumulada de la cantidad contratada.
Puede continuar creando facturas e ingresando nuevas entradas de partida hasta que el valor de Saldo hasta Finalizar en una partida alcance $ 0.00.