Definir una estrategia de despliegue de Procore

Contexto

Durante la fase de despliegue de su implementación de Procore, su equipo interno de implementación/formación debe reunirse para discutir cómo implementará Procore con éxito en el futuro.

Temas a considerar

Para ayudar a definir su estrategia de despliegue de Procore, debe tener en cuenta los siguientes elementos.

• ¿Quiénes son los miembros de su Comité de Procore interno?
  Es importante identificar a las pocas personas que se convertirán en expertos internos de Procore dentro de su organización. Servirán como un recurso valioso de formación/soporte, además de proporcionar una guía detallada cuando se definan las mejores prácticas de su empresa.
• ¿Cómo incorporará con éxito nuevos miembros y los formará sobre cómo usar Procore correctamente?
  Cuando se contratan nuevos empleados, ¿cuál es la mejor manera de agilizar su proceso de incorporación para asegurarse de que recibirán la formación adecuada sobre cómo usar Procore a SU manera? A continuación se muestra una lista de recursos que puede utilizar para formar a colaboradores internos y externos.
  • Certificación Procore (https://learn.procore.com): Programa de certificación autodidacta basado en roles
  • Centro de asistencia (https://support.procore.com): Documentación del usuario del producto (tutoriales, preguntas frecuentes, etc.)
  • Centro de formación: documentación personalizada y específica de la empresa que explica cómo usar Procore de acuerdo con sus mejores prácticas y POE.
• ¿Cuáles son sus mejores prácticas de Procore?
  Es importante documentar los procedimientos específicos de su empresa para fomentar el uso constante de Procore por parte de todas las partes interesadas clave.
• ¿Qué proyectos utilizarán Procore?
  Por ejemplo, tal vez desee que todos los proyectos nuevos se gestionen en Procore. Por lo general, si un proyecto ya ha comenzado y actualmente se está gestionando con su solución de gestión de construcción anterior, no se recomienda cambiar a Procore a mitad del proyecto. Sin embargo, si desea cambiar a mitad del proyecto, primero debe discutirlo con el contacto de implementación de su empresa en Procore.

Fases de despliegue

A continuación, se muestran las estrategias de implementación de Procore más comunes para nuestros clientes. Conseguir la aceptación temprana de los equipos del proyecto es fundamental para lograr la adopción de en toda la empresa. Independientemente de la estrategia de implementación elegida, es importante identificar a las personas clave que servirán como su gestor de implementación interno de Procore para cada oficina, división o unidad de negocio. Trabaje en estrecha colaboración con su empresa de implementación en Procore para obtener conocimiento y orientación durante esta etapa etapa del proceso de implementación.

Se recomienda que Procore se implemente utilizando un enfoque "por fases" en lugar de un enfoque "instantáneo". Las estrategias más comunes de despliegue son:

• Despliegue en oficinas: despliegue primero en las oficinas corporativas y luego estratégicamente en las sucursales.
• Despliegue en unidades de negocio/sectores de mercado: despliegue por sector de mercado (es decir, comercial, industrial, etc.).
• Fecha de inicio del proyecto: implemente los proyectos cronológicamente a medida que entren en línea.

Fase 1

Antes de que se ponga en línea un nuevo equipo del proyecto, los empleados deben completar las certificaciones basadas en roles de Procore, asistir a seminarios web de formación semanales y tener acceso al proyecto de prueba en el entorno de pruebas. Detalles abajo:

• Proyecto de prueba en el entorno de pruebas: invite a todos los empleados nuevos al proyecto de prueba en el entorno de prueba. Este proyecto proporciona un área para practicar y revisar el material que se cubre en el Programa de certificación de Procore.
• Certificación de Procore: Procore ofrece cursos tanto fundamentales como basados en roles para enseñar a los nuevos usuarios los conceptos básicos del sistema. Todos los cursos son a su propio ritmo y constan de vídeos de formación y cuestionarios específicos para cada herramienta.

Dos semanas antes de la fecha de inicio del proyecto:

Añada usuarios al directorio del proyecto e invítelos a Procore. A su vez, envíeles este correo electrónico por separado, editando el contenido para tener en cuenta la formación que requiere de ellos.

Hola, [ROL]:

Me complace anunciar que nuestra organización compró recientemente el software Procore como una herramienta para mejorar y agilizar nuestros esfuerzos de gestión de proyectos. Esta decisión es la culminación de meses de investigación por parte de miembros selectos del equipo del proyecto para identificar la mejor solución de gestión de proyectos del mercado.

El siguiente paso es lograr que todos nuestros equipos de proyectos utilicen el sistema. Para comenzar este proceso, recibirá un correo electrónico de invitación con el asunto "Bienvenido a Procore" que le permitirá configurar su rol de usuario y contraseña para acceder a nuestra cuenta de Procore. Una vez recibido, complete los requisitos de formación descritos en el artículo.

Tendremos una reunión de formación para repasar todas las funciones y responsabilidades el [insertar fecha]. Antes de esa reunión, complete lo siguiente:

Certificación de Procore

Seminarios web de formación [dicte cuáles necesita]

Gracias de antemano por adoptar esta herramienta y por todos sus esfuerzos mientras continuamos esforzándonos por alcanzar la excelencia en todo lo que hacemos.

Fase 2

Una vez que se completen los elementos anteriores, el equipo de implementación de su organización debe trabajar con los nuevos equipos de proyectos para poner los proyectos iniciales en línea e invitar a los usuarios a sus proyectos reales si aún no lo han hecho. Los directores de proyectos de implementación deben realizar sesiones de formación con los equipos de su proyecto para garantizar la adopción completa del sistema. Recomendamos elaborar una planificación de formación del proyecto como se describe a continuación:

• Permisos de usuario y creación de proyectos
  • Revise los permisos para cada rol del proyecto
  • Analice el proceso de creación del proyecto
• Gestión del plan
  • Revise el proceso de carga de planos y la funcionalidad as-built
  • Revise el proceso de carga de especificaciones y la gestión de revisiones
• Gestión de presupuestos y pedidos
  • Revise el proceso de carga del presupuesto
  • Demuestre el proceso de compra
• Gestión de cambios
  • Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para eventos de cambio, RFQ y órdenes de cambio
• Colaboración y herramientas móviles
  • Revise el flujo de trabajo y la creación de procesos para RFI y Submittals
  • Resalte la capacidad móvil para los miembros del equipo de obra
    • Gestión de registros diarios
    • Gestión de la calidad
    • Fotos de avance

Fase 3

Una vez que los usuarios han pasado por una sesión en la que se han establecido los requisitos específicos de su organización, y tienen un conocimiento sólido del sistema y lo que se requiere de ellos, pueden comenzar a usar el sistema.

Educación continua para Procore