Mejores prácticas para usar Procore durante COVID-19

Etapas del proyecto

• Se puede crear una etapa de proyecto para etiquetar proyectos que están en espera debido a COVID-19.
• Las etapas del proyecto se pueden actualizar en la herramienta Administrador del proyecto.

Directorio

La herramienta Directorio puede almacenar todos los datos de contacto de los miembros del equipo del proyecto y los proveedores. A través de la herramienta Directorio de nivel de empresa, puede invitar a colaboradores del proyecto, controlar a qué herramientas pueden acceder y establecer sus permisos específicos de las herramientas.

• Se pueden crear grupos de distribución para anuncios y otras notificaciones de herramientas relacionadas con los equipos de obra y oficina.

Correos electrónicos

La herramienta Correos electrónicos le permite controlar sus comunicaciones y gestionar todos los correos electrónicos relacionados con el proyecto utilizando un cliente centralizado, independientemente del dispositivo o software que utilice para gestionar su correo electrónico.

• Se pueden crear etiquetas de correo electrónico específicas de COVID-19 y aplicarlas a los correos electrónicos pertinentes para un fácil filtrado.
• Descargue el complemento de Microsoft Outlook para una forma intuitiva de guardar y etiquetar correos electrónicos.

Documentos

La herramienta Documentos le permite gestionar y archivar toda la documentación de su proyecto de misión crítica, como planos, especificaciones, paquetes de licitación, correos electrónicos, listas de verificación de seguridad, información de garantía y más.

• Cree etiquetas de documento específicas de COVID-19 para etiquetar los documentos pertinentes para la búsqueda.
• Cree carpetas nuevas dentro de la herramienta Documentos para compartir la documentación y los avisos relacionados con COVID-19 con los equipos ampliados.
• Configure una lista de seguimiento para que se distribuya automáticamente cuando se cargue.
  Nota: Los usuarios que están en una lista de seguimiento recibirán un correo electrónico de resumen automatizado aproximadamente una (1) hora después de que se añada, actualice o elimine un archivo.
• Enrute documentos a través de DocuSign para recopilar firmas de forma rápida y sencilla.
  Nota: Para hacer esto, la integración de DocuSign debe estar habilitada para su proyecto.

Reuniones

Gestione todos los aspectos de las reuniones de su proyecto, desde la distribución de las minutas hasta la aprobación de las actas posteriores a la reunión en la herramienta Reuniones. Las plantillas y categorías de reuniones personalizables le permiten agilizar todo el proceso.

• Conecte el software de reuniones virtuales a la herramienta Reuniones para reuniones remotas.
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • GoToMeeting
• Aproveche la columna Conferencia cuando registre la asistencia a reuniones virtuales, que puede utilizarse para futuros esfuerzos de rastreo de contactos.

Anuncios (dispositivos Android e iOS)

Agilice la comunicación entre equipos en un proyecto en la herramienta Anuncios en su dispositivo iOS o Android. Cuando crea anuncios, puede elegir a qué grupos de distribución enviarlos. Estos anuncios luego se mostrarán en notificaciones push en su dispositivo móvil y dentro de la aplicación móvil Procore.

• Cree anuncios que se mostrarán en los dispositivos móviles Android o iOS de los usuarios y que se pueden ver en la aplicación en cualquier momento. También aparecerá una insignia de alerta en la aplicación móvil Procore para cualquier anuncio recibido.
  Nota: Es posible que los usuarios necesiten ajustar la configuración de sus notificaciones en su dispositivo Android o iOS para recibir notificaciones automáticas cuando se crea un anuncio.
• Puede crear grupos de distribución específicos para facilitar aún más el envío de actualizaciones. Por ejemplo, su equipo podría tener grupos de distribución para el personal de la oficina y los trabajadores de obra para que solo reciban los anuncios que sean relevantes para ellos. 

Registro diario

La herramienta Registro diario está diseñada para proporcionar a los miembros del equipo del proyecto una ubicación central para ver, realizar el seguimiento y enviar actualizaciones por correo electrónico sobre las actividades diarias del proyecto, como mano de obra, comunicación, equipos, materiales y más.

• Puede crear tipos de retrasos personalizados en el Registro de retrasos para COVID-19 para realizar un seguimiento de los retrasos acumulados a lo largo de una duración definida.
  • Los administradores de la herramienta Directorio pueden establecer notificaciones adicionales para un usuario cuando se envía un registro de retrasos desde la herramienta Registro diario.
• El Registro de mano de obra admite la creación de campos personalizados, lo que permite a los administradores de la empresa añadir campos relevantes para capturar información relacionada con el virus. Esto es especialmente útil para realizar un seguimiento de las horas y los trabajadores del CP y contratistas especializados.
• El registro de visitantes le permite realizar un seguimiento e informar sobre cualquier persona que entre en la obra. También proporciona un campo de comentarios para que los equipos introduzcan información adicional.

Tareas

La herramienta Tareas le permite realizar un seguimiento y gestionar elementos de acción a lo largo de la vida útil del proyecto.

• Puede crear una categoría COVID-19 personalizada para capturar cualquier tarea relacionada.

Planificación

Mantenga a su equipo al día con una vista en tiempo real de la planificación actual del proyecto. Puede crear, editar y compartir planificaciones e integrar sus planificaciones de Primavera P6 o MS Project.

• Se puede aprovechar la función Solicitud de cambio en la planificación para capturar y revisar cualquier cambio de planificación solicitado relacionado con COVID-19.
  • Actualice la configuración de Notificación de la planificación en la herramienta Directorio del proyecto para recibir correos electrónicos de solicitud de cambios en la planificación y notificar a su equipo de estos cambios.
• Utilice los correos electrónicos semanales de planificación de recursos y proyectos para mantener informados a los contratistas especializados enviándoles planificaciones lookahead cada semana a la misma hora con los datos más actualizados.

Submittals

La herramienta Submittals le permite organizar su registro de submittals por división, añadir planos de taller o incluso añadir páginas de catálogos de productos. Puede añadir archivos adjuntos directamente desde su computadora o desde la herramienta Documentos del proyecto.

• Los paquetes de submittals y los tipos de submittals personalizados se pueden usar para agrupar, etiquetar y capturar el papeleo relacionado con COVID-19 recopilado de sus especialidades o subespecialidades.
• Los estados de registro de submittals personalizados se pueden usar para capturar los submittals en espera debido a COVID-19.
  Nota: Los administradores de la empresa pueden crear tipos y estados de submittals personalizados de nivel de empresa.

RFI

La herramienta RFI puede ayudarlo con la gestión oportuna de sus RFI para mantener su proyecto funcionando sin problemas y según lo planificado.

• Aproveche las soluciones personalizadas para añadir un selector desplegable personalizado que se puede usar para capturar las RFI relacionadas con COVID-19 o los impactos en la planificación o en los costes.

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Inspecciones

La herramienta Inspecciones le permite crear listas de verificación integrales para capturar todos los requisitos asociados con los diferentes tipos de inspecciones que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto. Puede crear una plantilla única para cada inspección o modificar, añadir o editar una plantilla de empresa por proyecto en la herramienta Inspecciones de nivel de empresa.

La herramienta Inspecciones se puede utilizar para realizar un seguimiento de la finalización de lo siguiente: 

Procore ha añadido nuevas plantillas de inspección, que se añadieron automáticamente a la herramienta Inspecciones de nivel de empresa para todas las empresas con la herramienta Inspecciones habilitada.

• Tareas de la lista de verificación de cierre del proyecto para preparar el cierre de la obra
• Tareas de la lista de verificación de arranque del proyecto que se completarán una vez que un proyecto se abra nuevamente
  Nota: Esto puede incluir cualquier tarea administrativa. Cada elemento se puede asignar a un individuo diferente a través de la herramienta Observaciones.
• Lista de verificación de auditoría diaria/limpieza de la obra 
• Listas de verificación relacionadas con COVID
  • Se puede crear un tipo de inspección para COVID-19 de nivel de empresa para obtener informes más simplificados.
  • Puede crear plantillas de nivel de empresa para usar en varios proyectos y aplicar la plantilla a los proyectos afectados.
  • Ahora puede acceder a varias listas de verificación del sector que se añadieron a todas las cuentas existentes y que ayudarán en la preparación y el mantenimiento de una obra más limpia. Están disponibles las siguientes listas de verificación:
  • [Soluciones de seguridad NextWave] Prevertido de hormigón
  • [NextWave Safety Solutions] Seguridad de escalera - Lista de verificación simple
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación prerrelleno
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación previa a cartón yeso
  • [OAC Management Inc.] Lista de verificación previa a cubierta
  • [OSHA] Inspección diaria de zanjas y excavaciones
  • [OSHA] Procedimientos de bloqueo/etiquetado
  • [OSHA] Manejo de materiales
  • [Procore] Lista de verificación de preoperación de maquinaria
  • [Procore] Lista de verificación de limpieza y preparación de la obra
  • [Procore] SWPPP - Lista de verificación de las aguas pluviales de la obra

Observaciones

Los directores de proyectos pueden usar la herramienta Observaciones para asignar tareas a los miembros del equipo de proyecto en cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Las observaciones pueden abarcar alcances de trabajo que incluyen calidad, seguridad, puesta en servicio, garantía y trabajo para completar.

• Las observaciones se pueden usar con las inspecciones para documentar, asignar y rastrear cualquier elemento de la plantilla que deba abordarse. La configuración "Hacer cumplir la observación en caso de fallo del elemento" se puede habilitar para automatizar este proceso.
• Se pueden crear Campos de observaciones personalizados y Conjuntos de campos configurables para los proyectos afectados para hacer más fácil la documentación y garantizar que se incluya toda la información necesaria
• Se pueden crear tipos de observaciones personalizados para COVID-19 desde la herramienta Administrador de nivel de empresa.
• Las plantillas de observación se pueden crear de nivel de empresa o proyecto si se repiten las tareas entre las especialidades y las personas asignadas.
• Se puede crear un evento de cambio a partir de una observación si existe un impacto potencial en los costes asociados con la observación.

Incidentes

Capture y gestione digitalmente los incidentes de forma sencilla y precisa con la herramienta Incidentes. Sea proactivo en la obra y realice un seguimiento de los posibles problemas relacionados con la seguridad o documente los accidentes desafortunados. Gestione el riesgo, identifique tendencias y aproveche datos valiosos para comprender mejor cómo prevenir incidentes desafortunados en el futuro.

• Los casos de enfermedades infecciosas descubiertas en la obra se pueden capturar con la herramienta Incidentes.
  • Seleccione "Enfermedad contagiosa" como el tipo de lesión/enfermedad al completar un informe de incidente.
  • Si desea añadir COVID-19 como una opción específica en el tipo de lesión/enfermedad
  • Las opciones de campo personalizado se pueden usar para añadir una opción adicional específica de COVID-19 en el registro de lesiones/enfermedades.
• Un incidente se puede clasificar como "tratado médicamente" o "tiempo perdido", el número de días de ausencia se puede documentar para mantener un registro y el incidente se puede informar como un evento "registrable/notificable" según las instrucciones reglamentarias.
• Los niveles de gravedad se pueden configurar para notificar a las partes internas apropiadas.

Formularios

Con la herramienta Formularios, puede cargar, acceder y completar archivos PDF rellenables. Usted y sus colaboradores del proyecto pueden acceder a estos formularios desde sus dispositivos móviles. Todas las plantillas de formulario y los formularios completados se almacenan en Procore.

• En la herramienta Formularios, puede completar y presentar nuevos materiales de referencia o formularios relacionados con la pandemia.
  • Cree un PDF rellenable para crear formularios rellenables.
  • Crear plantillas de formularios de empresa.
  • Consulte las instrucciones sobre cómo completar un formulario.

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Problemas de coordinación

• Supervise el progreso de los problemas y mantenga el trabajo dentro de planning mediante el panel interactivo web para aumentar la asunción de responsabilidad con los equipos remotos.
• Todo el equipo del proyecto puede comunicarse y colaborar instantáneamente con la funcionalidad de comentar y @ mencionar en una ubicación central. 
• Los equipos del proyecto pueden reducir el riesgo trasladando los problemas de coordinación a las observaciones y asignándolos al capataz como trabajo para completar en la obra.
• Gestione la coordinación 2D con los pines Problemas de coordinación en los planos. 

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Modelos

• Comparta modelos coordinados con todo el equipo del proyecto utilizando el visualizador web y móvil de Procore. 
• Cree problemas de coordinación directamente desde el modelo para comunicar fácilmente los problemas entre la obra y la oficina. 
• Aproveche la comunicación de obra a obra mediante la creación de observaciones desde el visor de modelos móviles.

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Presupuesto

Cree y gestione un presupuesto integral a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Al eliminar la necesidad de introducir dos veces las modificaciones del contrato y valores de órdenes de cambio en hojas de cálculo complejas, tendrá más información clave sobre los cambios vistos e imprevistos impactan el resultado final. Tome el control de los factores complicados del proyecto durante la evaluación y previsión de los costes de finalización de su proyecto.

• Puede crear un nuevo código de coste/división para agrupar los impactos en los costes relacionados con COVID-19.
• Habilite subproyectos y añada un subproyecto a su proyecto.

Eventos de cambio

Realice un seguimiento de los costes potenciales de un proyecto coordinando todo el proceso de gestión de cambios.

• Aproveche los eventos de cambio para identificar el posible impacto en la planificación y los costes relacionados con COVID-19.
• Cree un tipo de evento de cambio, motivo y estado para los elementos relacionados con COVID-19.

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Licitación

Solicite ofertas para proyectos al tiempo que proporciona una ubicación central para gestionar y ver el estado de todas las ofertas. Los contratistas pueden descargar paquetes de licitación de Procore y enviar ofertas directamente al sistema.

• Establezca la fecha límite para un paquete de licitación como "Por determinar" para permitir una mayor flexibilidad.
• Las mejores prácticas de comunicación temprana durante el proyecto básico son fundamentales para el resultado de su proyecto. Envíe correspondencia masiva a sus licitantes para asegurarse de que las expectativas estén definidas y sean claras, ya que los estándares de la jurisdicción local para la actividad relacionada con la construcción se establecen en torno a COVID-19.

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Formularios de precalificación

• Próximamente  Procore está preparando una función que le permite crear sus propias preguntas de formulario de precalificación personalizadas para añadir a la lista de preguntas preestablecidas que puede habilitar o deshabilitar. Una pregunta de precalificación personalizada es una excelente manera de verificar qué empresas han establecido medidas preventivas para el COVID-19, como Prevención de exposición, Preparación y Plan de respuesta. 

• Edite su formulario de precalificación para marcar los campos críticos según sea necesario. Si está actualizando el formulario de precalificación de su empresa actual, cualquier modificación creará una nueva versión del formulario de precalificación y actualizará cualquier formulario existente enviado a los usuarios. 

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Hojas de horas

La herramienta Hojas de horas de nivel de proyecto de Procore permite introducir datos de registro horario de la semana actual para los empleados que se añadieron como contactos en la herramienta Directorio de nivel de empresa y los trabajadores que se añadieron en la herramienta Equipos de obra.

• Conecte las herramientas nativas de registro horario de Procore al sistema Smartbarrel para tener un mejor seguimiento de su mano de obra, PPE y condiciones climáticas. Smartbarrel puede proporcionar llaveros RFID para crear un registro horario que no requiere contacto físico con los dispositivos y utiliza una cámara para capturar una foto de la entrada/salida individual.
• Los empleados pueden usar la herramienta Mi tiempo en la aplicación móvil Procore para dispositivos Android y iOS para marcar la entrada/salida, enviar entradas de tiempo y firmar las entradas de tiempo sin usar el dispositivo de otro usuario.
• Conecte las herramientas de registro horario nativas de Procore con TIKS VMS para obtener una detección de temperatura en su obra. TIKS VMS tiene cámaras térmicas que pueden detectar la temperatura de la piel humana y registrarla, así como escalar a un supervisor de la obra cuando las temperaturas indican un riesgo potencial de fiebre.

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Flujos de trabajo de aprobación

• Configure y ajuste los flujos de trabajo de aprobación para elementos financieros, como presupuestos revisados o facturas de proveedores, para que los proyectos avancen de manera eficiente.

Informe de costes del proyecto

• Configure el informe de costes de su proyecto para mantenerse actualizado sobre el estado financiero crítico del proyecto.

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Predicción de flujo de efectivo

• Actualice las proyecciones de flujo de efectivo del proyecto y envíelos al plan de capital para ayudar a informar cualquier posible ajuste de planificación a largo plazo.

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Centros de formación

Un Centro de formación es un servicio que permite a las empresas crear documentación y materiales personalizados para su equipo. Este contenido se mantiene en una sección privada en el sitio de soporte de Procore y solo es accesible para los usuarios a los que se les ha otorgado acceso, lo que lo convierte en la forma más eficiente de mantener a su equipo interno y colaboradores externos formados y actualizados con las mejores prácticas de su empresa. Si su empresa utiliza un centro de formación, puede crear documentación específica de COVID-19 para que sirva como una fuente única de veracidad de las mejores prácticas y procedimientos específicos de la empresa. Luego, puede gestionar y actualizar su propio contenido según sea necesario.

Recursos

Comunidad Procore:

• Consulte esta página de recursos de COVID-19 dentro de la comunidad Procore. Está REPLETA de contenido útil.
• Seminarios web y mesas redondas sobre herramientas y el sector
• Obra de Procore: Artículos COVID-19
• Portal de formación para la Certificación de Procore
• Aprovechamiento de los conocimientos basados en datos de Procore para brindar información clave en tiempos de incertidumbre
• Procore Safety Qualified: cursos gratuitos en línea para ayudarlo a mantenerse seguro en el trabajo.
• Libro de actividades y colorear de Procore: No importa a qué nos enfrentemos, uno de los mejores para aliviar el estrés es ver a nuestros hijos ser creativos y felices. Descarga nuestro libro para colorear y actividades y comparte lo que se les ocurre a sus pequeños artistas usando el hashtag #ProcoreMasterpieces.
• Comunidad Procore: Panel de discusión de COVID-19: Este es el momento de apoyarse unos a otros. Únase a nuestro grupo de la comunidad COVID-19 para participar en la conversación, aprender de diferentes enfoques y encontrar alivio al descubrir que no tiene que enfrentarse a esta situación por su cuenta.

Integraciones de socios

• Consulte este recurso útil sobre las 8 integraciones de socios para respaldar el trabajo remoto durante COVID-19
• App Marketplace de Procore
• Base de conocimientos de integraciones de Procore

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