Mejores prácticas: Submittals

Introducción

Antes de que su equipo comience a crear presentaciones, querrá asegurarse de tener todas las configuraciones de nivel de empresa implementadas. Esto ayudará a prevenir problemas y volver a trabajar más adelante. ¿Está listo?

Tipos de submittal personalizados

Con la herramienta Submittals de Procore, puede enrutar cualquier tipo de documento que pueda requerir un flujo de trabajo aprobación en su proyecto.  Los tipos de submittals le permiten organizar esos documentos mediante la creación de categorías separadas de submittals. Consulte Create Custom Submittal Types. El equipo de proyecto puede filtrar e informar sobre las presentaciones en función de su tipo para encontrar fácilmente los datos que necesitan.

Estados de Envío Personalizados

Procore proporciona 3 estados predeterminados para los envíos: Abierto, Cerrado y Borrador. Sin embargo, es posible que desee añadir más estados para mostrar exactamente dónde se encuentra una presentación en su proceso de presentación y aprobación.

Un submittalde " Open" puede ser:

• Una presentación que se ha solicitado, pero aún no se ha recibido
• Un submittal que se ha recibido y se está revisando( ya sea internamente o externamente)

Un submittal" Closed" puede ser:

• Una presentación que ha sido aprobada, con o sin excepciones
• Un envío que ha sido rechazado o marcado como " Revisar & Volver a enviar "

Conjuntos de campos configurables

Utilice Conjuntos de campos configurables para asegurarse de que el equipo de proyecto solo vea y complete los campos aplicables a los procesos de la empresa. Consulte  Crear nuevos conjuntos de campos configurables.

Campos personalizados

Los campos personalizados permiten a los equipos capturar datos exclusivos de la empresa o el proyecto. Consul consulte  Crear nuevos campos personalizados.

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, deberá asegurarse de tener todas las configuraciones a nivel de proyecto antes de crear los submittals. Este artículo revisará las buenas prácticas configuraciones más notables. ¿Está listo?

Numerar submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijar el número de envío y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones #03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de una presentación, el número de presentación (como #007) y el número de revisión (como #01) se formatearán como #03 30 00-007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de envío y el número de revisión se formatearán como #007.01.

Además, las presentaciones en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de las presentaciones en otra sección de especificaciones cuando este ajuste esté habilitado. Por ejemplo:

• Sección de especificaciones: 03 30 00
  • #03 30 00-001: Diseño de mezcla de hormigón
  • #03 30 00-002: Datos del producto
  • #03 30 00-003: Diseño de la junta de expansión
• Sección de especificaciones: 07 45 00
  • #07 45 00-001: Datos del producto
  • #07 45 00-002: Muestras

Fechas límite dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones de los pasos del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto garantiza que cada paso y rol del flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado para revisar y responder a cada elemento de la presentación. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente hacia adelante (si el paso anterior se retrasó) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas atrasadas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden antes de la fecha de vencimiento. ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?

Cálculos de planificación para submittals

Los cálculos del cronograma de presentaciones son una característica opcional pero altamente recomendable que muestra las fechas de hito relevantes para un elemento de presentación. Estos campos consisten en lo siguiente:

• Fecha requerida en el sitio: un campo de entrada de usuario para la fecha en que el submittal se instalará o utilizará en el sitio.  
• Plazo de entrega: un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que requiere la presentación para el procesamiento, la fabricación y el envío.  
• Tiempo de revisión del equipo de diseño: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben la presentación.
• Tiempo de revisión interna: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen la presentación.
• Fecha de devolución planificada: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha del hito en la que se requiere una presentación aprobada de sus revisores externos para cumplir con el hito de la fecha requerida en el sitio, también conocida comúnmente como la "fecha límite".
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega
• Fecha prevista de finalización de revisión interna: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite de cuando requiere una presentación revisada de sus revisores internos para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Tiempo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
• Fecha límite prevista de presentación: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite en la que se requiere que se envíe una presentación desde su rol de remitente para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
  • El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la capacidad de calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo en función de las fechas específicas requeridas en el sitio, los plazos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita informar sobre el progreso de una presentación para determinar si está en camino.

Cuando la opción "Cálculos del cronograma de presentación" está activada:

• En primer lugar, introduzca una fecha en el campo Fecha en el sitio requerida .  
• A continuación, introduzca los días en el campo Plazo  de ejecución. Por ejemplo, si introduce 10 días, el sistema añadirá automáticamente la Fecha prevista de devolución  restando el plazo de ejecución de 10 días de la Fecha in situ requerida.
• Lo mismo es cierto para las fechas introducidas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si introduce 7  días, el sistema resta 7 días de la Fecha prevista de devolución  para calcular la entrada automática para la Fecha prevista de finalización de revisión interna.  
• Por último, introduzca los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5  días, el sistema restará 5 días de la fecha de Hora de revisión interna  para calcular automáticamente la Fecha de presentación planificada.

Habilitar Flujos de trabajo rechazo

Esta configuración es muy recomendable.  Cuando está habilitado, las respuestas de envío de "Rechazar" o "Revisar y reenviar" de un aprobador de flujo de trabajo de trabajo enrutan automáticamente la bola en la cancha al administrador de envíos para determinar el siguiente paso.

• Se notificará al gestor de envíos por correo electrónico que ahora es el usuario de Pelota en la cancha debido a una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar". Cuando la pelota en la cancha se redirige al Gerente de Presentación, puede optar por:
  • Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
  • Devuelva la bola en la cancha al paso anterior en el flujo de trabajo.
  • Reanude el flujo de trabajo.
    • Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
      • Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no han respondido, el flujo de trabajo se reanudará en el mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

Correos electrónicos de envío

Esta configuración regula qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?

Definición de roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican las acciones específicas requeridas del Asignado en un elemento de presentación. Los roles y sus acciones específicas incluyen:

• Remitente: Como un primer paso opcional pero recomendado en el flujo de trabajo, el rol de remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden añadir varios usuarios al rol "Remitente", pero solo puede haber un paso de Remitente en un flujo de trabajo. 
• Aprobador: estos usuarios son responsables de responder al elemento de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte  Gestionar respuestas de submittal personalizadas.
• Revisor: este rol se usa comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de Aprobador para enviar un elemento para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso del flujo de trabajo. Un Aprobador solo puede hacer esto cuando el elemento está en su bola en la cancha. Una vez que se les reenvía el elemento, el revisor puede tomar medidas de respuesta similares a las de un aprobador. La bola en la cancha regresa al Aprobador para su respuesta final. Vea  Reenviar un submittal para revisión.

Consulte  Presentaciones - Diagramas de flujo de trabajo  para obtener una imagen de cómo estos roles trabajan juntos en el ciclo de vida de una presentación.

Respuestas de submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que pueden utilizar los revisores y los aprobadores. Por ejemplo, puede añadir " Revisado" como la respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de envíos pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto para " Pendiente"y " Enviado", cada una de las cuales permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en una presentación. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares donde se utilizó la respuesta anterior. Consulte  Gestionar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

A lo largo del curso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Envíos. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que recrear manualmente el mismo flujo de trabajo para múltiples presentaciones. Si un ingeniero de proyectos va a construir el mismo flujo de trabajo a través de 10 elementos diferentes, eso es mucho tiempo extra dedicado a realizar una acción repetitiva. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario. 

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de presentación de su proyecto están implementadas, puede comenzar a crear presentaciones. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittal son utilizando Submittal Builder o Submittal Imports de Procore. Consulte  Mejores prácticas: Generador de   presentaciones y Mejores prácticas: Importaciones de presentaciones para obtener más información y recomendaciones sobre el uso de estos métodos.

Introducción

Las importaciones de presentaciones son el método más eficiente para generar un registro de presentaciones con datos detallados para las presentaciones y los paquetes de su proyecto. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Importaciones de Presentación. ¿Está listo?

Usar plantilla de importación

Primero, descargue la plantilla de importación de submittals directamente desde la aplicación Procore Imports o desde nuestro sitio de soporte aquí:  Descargue la plantilla de importación de submittals .

Siguientes pasos

Ahora que se ha creado el registro de presentaciones a partir de la importación, se recomienda utilizar la función Enviar paquetes de Procore para iniciar un flujo de trabajo para varios elementos de presentación. Ver  Mejores prácticas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión.

Alternativamente, la función de acciones masivas de Procore puede añadir un flujo de trabajo a varios elementos de envío desde la vista de lista. Consulte  Mejores prácticas: Configuraciones del proyecto de presentación.

Introducción

El generador de presentaciones de Procore es probablemente uno de los métodos más rápidos para crear un registro de presentaciones si el proyecto tiene un libro de especificaciones publicado. El creador de presentaciones puede encontrar presentaciones basadas en un formato específico en un libro de especificaciones y crear un registro de presentaciones básico. Esta guía le mostrará las mejores prácticas para ayudarlo a maximizar la eficiencia al usar Submittal Builder. ¿Está listo?

¿Por qué debo usar Submittal Builder?

La generación de un registro de presentaciones al comienzo de un proyecto ayuda a evitar que se olviden las presentaciones críticas. Lo que le llevaría a alguien semanas hacer manualmente se puede completar con mucho menos tiempo y esfuerzo utilizando Submittal Builder.

Formato de especificación ideal para el constructor de presentaciones

Submittal Builder busca componentes específicos cuando procesa un libro de especificaciones. Si faltan estos componentes, se detectarán pocos o ningún elemento de envío. Revise la información siguiente y revise su libro de especificaciones para asegurarse de que se siguen estas reglas:

1. La tecnología OCR depende en gran medida de la calidad del documento PDF. Por esta razón, recomendamos encarecidamente el uso de PDF basados en vectores siempre que sea posible. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre contenido rasterizado y vectorial en archivos PDF? para obtener más información.
2. Submittal Builder solo busca información de envío dentro de los encabezados de sección que tengan la palabra eninglés " submittals".
3. Dentro de lassubsecciones " submittals", los elementos deben sangrarse para capturarse correctamente como elementos de envío individuales.
4. En el nombre de cada elemento, Submittal Builder busca cualquier coincidencia exacta con los tipos de presentación de la empresa (predeterminada o personalizada) antes de los dos puntos (:). Si no se detecta una coincidencia exacta, el tipo de envío se seleccionará como " Otro" de forma predeterminada.

Creación del elemento de envío a partir del generador de envíos

Antes de confirmar los submittals en el proceso de revisión del generador de submittals, debes saber cómo quieres que los submittals de tu proyecto se organicen en Procore. Para comprender mejor la organización de presentaciones en Procore, consulte  Mejores prácticas: Paquetes de presentaciones - Introducción.

Submittal Builder crea elementos de envío con los siguientes campos confirmados por el usuario rellenados:

• Título
  • Nota:  Dado que el título generalmente contiene texto relacionado con el tipo de submittal, verifique que el campo "Submittal Type" sea preciso antes de configurar y aplicar el título. La aplicación del título configurado actualizará automáticamente los títulos existentes en los envíos que esperan ser confirmados. Cambiar el "Tipo" de un submittal manualmente después de configurar los títulos no actualizará automáticamente el "Título" del submittal.
• Tipo
• Descripción
• Gestor de submittals

Submittal Builder crea elementos de presentación con los siguientes campos rellenados previamente por el sistema:

• Número de sección de especificación & Descripción
• Estado (todos los envíos creados estarán en estado Borrador).
• Número de submittal
  • Nota:
    • Si el proyecto tiene la configuración "Numerar Submittals por sección de especificaciones" habilitada, entonces las submittals se numerarán en consecuencia dentro de su sección de especificaciones. Por ejemplo: 
      • 06 25 09 - 001
      • 06 25 09 - 002
      • 06 25 09 - 003
    • Si el proyecto tiene la configuración" Numerar Submittals por sección de especificaciones" deshabilitada, entonces toda la lista de submittals revisados se numerará secuencialmente, independientemente del número de sección de especificaciones.

Siguientes pasos

Ahora que su registro de presentaciones se ha creado con los campos mencionados anteriormente, hay muchos más campos que deben actualizarse para un contexto adicional. Para agregar esta información restante en sus submittals, recomendamos usar la función de acciones masivas de Procore para editar varios elementos de submittal dentro de los paquetes. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete. La función de acciones masivas de Procore también se puede utilizar para editar varios elementos de envío fuera de los paquetes. Consulte Usar acciones masivas > Editar en la herramienta Submittals.

Consulte también

Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión

Introducción

Comprender cómo desea organizar sus envíos dentro de su proyecto antes de comenzar a crearlos y enviarlos conducirá a muchos menos problemas más adelante. Considere no solo lo que funciona mejor para sus equipos de diseño, sino también asegúrese de tener en cuenta a sus equipos de campo. A menudo, los equipos de campo no se consideran suficientes en esta etapa, lo que puede llevarlos a tener dificultades para encontrar documentos aprobados más adelante. Además, cambiar los planes de organización de envíos es mucho más difícil después de que algunos envíos ya se hayan enviado para su aprobación debido a una numeración de envíos potencialmente incorrecta entre usted y sus equipos de diseño.

Problemas relacionados con el embalaje y las aprobaciones de documentos

Una presentación se considera típicamente cualquier documento presentado por el contratista al equipo de diseño con el fin de recibir la aprobación para su uso en un proyecto (equipos, materiales, etc.). Históricamente, la mayoría de los profesionales de la construcción piensan en un paquete de presentación como un solo PDF que incluye una portada y todos sus elementos de presentación. Cuando se envía un paquete como este al equipo de diseño, pueden proporcionar comentarios sobre los elementos individuales, pero generalmente proporcionan una sola respuesta como " Aprobado"o " Revisar y volver a enviar" para todo el paquete.  Cuando las aprobaciones se relacionan con un paquete completo, puede crear dificultades dependiendo del proceso de revisión de la presentación de su empresa.

Presentación de paquetes en Procore

En Procore, los elementos individuales en un paquete de envío tienen sus propios flujos de trabajo y aprobaciones, en lugar del paquete en su conjunto. Dentro de Procore, los elementos individuales son más comparables a los paquetes familiares descritos anteriormente y los paquetes de presentación son más similares a una agrupación flexible de elementos relacionados.

La principal diferencia con el uso de paquetes de envío en Procore es cómo se gestionan los reenvíos. En Procore, al volver a enviar un paquete, solo se vuelven a enviar los elementos rechazados, pero todos los elementos permanecen en el mismo paquete, lo que elimina la necesidad de buscar en múltiples versiones de documentos. Procore muestra las versiones más actuales de los elementos de envío dentro de los paquetes.

Si esto se siente demasiado desconocido, las revisiones también se pueden mover a un paquete diferente (actuando como una revisión del paquete) si el equipo de diseño prefiere mantenerlas separadas de las presentaciones anteriores (ejemplo a continuación). Sin embargo, tenga en cuenta que no recomendamos esta opción, ya que puede ser ineficiente para el personal de campo que necesitaría revisar varios paquetes para encontrar aprobaciones de artículos. 

El concepto único de presentación de Procore aborda muchas de las dificultades de gestión de documentos que experimentan los equipos de proyecto, especialmente el personal de campo.

• Debido a que se recomienda que los artículos se enumeren individualmente, la probabilidad de que se pase por alto una presentación crítica se reduce significativamente.
• La organización de elementos individuales permite agilizar envíos específicos en cualquier punto, pero permanecer conectados  bajo su paquete asociado.
• Los elementos individuales se pueden revisar tantas veces como sea necesario, pero solo se muestra la versión más actual en cualquier momento. Esto reduce el riesgo de que los equipos de proyecto hagan referencia a una versión anterior.
• Cuando los elementos se enumeran individualmente, el personal de campo pasa menos tiempo buscando a través de paquetes separados y archivos PDF grandes que contienen múltiples elementos.

Siguiente en esta serie

Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Detallación de presentaciones

Consulte también

• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión
• Mejores Prácticas: Paquetes de Presentación - Distribución y Revisión
• Mejores prácticas: Ajustes de presentación de nivel de empresa

Introducción

Una vez que haya determinado cómo organizará sus paquetes de presentación, el siguiente paso es decidir cómo detallar los elementos de presentación dentro de cada paquete (generalmente llamado Registro de Presentación). No hay una forma correcta o incorrecta de configurar su registro de presentación, pero ciertamente hay pros y contras para cada opción.

Un registro de presentaciones tradicionalmente comienza con la especificación, así que comencemos allí. Aquí hay una subsección típica del libro de especificaciones para presentaciones de accesorios de iluminación:

Le recomendamos que comience a crear su registro de presentación creando una partida individual para cada uno de los elementos identificados como requisitos en la especificación. En nuestra sección de especificaciones de ejemplo anterior, estos elementos son: Datos del producto, Planos de la tienda, Datos de calificación, Certificados de producto, Informes de control de calidad de campo, O&Ms y Garantía.

Opciones de desglose

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Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión

Consulte también

• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Introducción
• Mejores Prácticas: Paquetes de Presentación - Distribución y Revisión
• Mejores prácticas: Ajustes de presentación de nivel de empresa

Introducción

En este artículo, encontrará la secuencia de eventos recomendada para maximizar el uso de los paquetes de presentación.

Paso 1: Crear paquetes y elementos de envío

Paso 2: (Opcional) Gestionar la numeración de elementos de envío en un paquete

Le recomendamos que utilice 0 como marcador de posición temporal para los números de sus presentaciones cuando los cree, ya que puede ser difícil saber el orden en que los recibirá y los enviará. A medida que recibe los elementos de envío, pero antes de enviarlos para su revisión, haga clic en elbotón " Editar" en el paquete. En este modo de edición, puede editar en línea los números de envío. Una vez que se establezcan los números de envío, continúe con el siguiente paso para editar de forma masiva el paquete y enviar los elementos para su revisión. 

Paso 3: Edición masiva de elementos de submittal en un paquete

Cuando se crea un registro de presentaciones antes de tiempo (antes de la compra, por ejemplo), los detalles conocidos dentro de los elementos de presentación son generalmente limitados. A través del botón" Editar " a granel dentro de un paquete de submittals, puede añadir rápidamente los datos que faltan a varios elementos de submittals dentro de un paquete a medida que la información se va conociendo. También puede aplicar un flujo de trabajo desde la misma pantalla. Sin usar paquetes, esto sería dos pasos separados para cada grupo de presentaciones si hiciera lo mismo a través de la opción de edición masiva de vista de lista.

Paso 4: Iniciar flujos de trabajo y resumir las notificaciones por correo electrónico

Una vez que se han añadido flujos de trabajo a los elementos dentro del paquete de presentación, ya está listo para enviar los correos electrónicos de " Acción requerida" a la primera persona del flujo de trabajo. A diferencia de crear envíos individualmente donde se envían múltiples correos electrónicos de notificación una vez que hace clic en " Crear y enviar correo electrónico", los paquetes adoptan un enfoque diferente que da como resultado un solo correo electrónico enviado a cada usuario.

Después de que se haya agregado un flujo de trabajo a al menos una presentación en un paquete, aparecerá un nuevo banner de alerta en la página de vista del paquete. Este banner permite que un usuario Admin inicie un único correo electrónico de "Action Required" a la primera persona en el flujo de trabajo. Menos correos electrónicos de envío es un beneficio importante para el uso de la funcionalidad del paquete.

Recomendamos que envíe correos electrónicos para todos los elementos de envío dentro de un paquete al mismo tiempo. Puede añadir nuevos elementos a un paquete en cualquier momento, pero al hacer clic en" Enviar ahora" en el banner de alerta del paquete también volverá a enviar cualquier correo electrónico enviado anteriormente, lo que podría causar confusión a sus remitentes/aprobadores.

Paso 5: Rol del remitente - Revisión y respuesta del paquete

Una vez que haga clic en el botón " Enviar ahora", el correo electrónico " Acción requerida" muestra al destinatario todos los envíos que ahora requieren su respuesta (4 elementos en este ejemplo). Pueden hacer clic en el enlace " Revisar en Procore" para ir directamente a la página de Procore donde pueden enviar la respuesta y los documentos solicitados.

En la página de revisión de ejemplo a continuación, puede ver que los cuatro elementos tienen al Contratista de la Puerta en la lista como la "Bola en el Tribunal". Esta vista es donde los usuarios pueden ver y responder a todos sus elementos desde una sola página y es otro beneficio importante para el uso de paquetes. Al hacer clicen " Revisar" para cada elemento, se muestra su fecha de vencimiento e incluye los campos para que los usuarios introduzcan su respuesta, comentarios y archivos adjuntos.

Debido a que los flujos de trabajo existen en los elementos de presentación individuales, no es necesario que las fechas de vencimiento sean las mismas para cada presentación en un paquete. En el ejemplo anterior, incluimos un elemento de presentación para una garantía de cierre que no vence durante varios meses. Si el Contratista de la Puerta no está listo para enviar este artículo en este momento, puede enviar los otros tres artículos sin retrasarse por este artículo de cierre. El Contratista de la Puerta permanecerá en la lista como la "Bola en el Tribunal" para la garantía hasta que se presente. Las notificaciones por correo electrónico vencidas también se enviarán al Contratista de la Puerta si no se envían antes de la fecha de vencimiento. Esta es una excelente manera de mantener el rumbo para los entregables de cierre. Si los equipos de diseño de su proyecto prefieren recibirpaquetes " completos", puede mover fácilmente cualquier elemento de cierre a un paquete separado. 

Paso 6: rol del aprobador: revisión y respuesta del paquete

El proceso del aprobador es similar al proceso del remitente descrito anteriormente. El aprobador recibe un único correo electrónico de " Acción requerida" con los tres elementos de ese paquete que necesita revisar. Siguiendo el vínculo" Revisar en Procore" en el correo electrónico, la pantalla de revisión es casi idéntica a la función de remitente. Las únicas diferencias son las selecciones disponibles en el menú desplegable " Respuesta" y la sección" Respuesta anterior".

Una vez más, debido a que los flujos de trabajo existen en los elementos de presentación individuales, cada uno puede reenviarse a otro usuario o aprobarse por separado. Independientemente de cómo procedan los artículos presentados, cada usuario permanece en la lista como la "Bola en la cancha" hasta que publique su respuesta.

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Mejores Prácticas: Paquetes de Presentación - Distribución y Revisión

Consulte también

• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Introducción
• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Detallación de presentaciones

Introducción

En este último artículo del paquete de presentaciones, hablaremos sobre el cierre de una presentación, su devolución al creador, la creación de revisiones y otra información útil.

Distribución de paquetes

Una vez que se han completado los flujos de trabajo de presentación, el Submittal Manager generalmente envía elementos individuales al Contratista/Remitente Responsable. Dado que cada elemento de envío tiene su propio flujo de trabajo y aprobaciones, todos los elementos de envío se distribuyen a través de correos electrónicos separados como se describe en Distribuir un Envío.

Revisión de paquetes

Al igual que la distribución, no hay revisiones de nivel de paquete, ya que los elementos de presentación se aprueban individualmente a través de flujos de trabajo separados. Refiriéndose de nuevo a las Mejores Prácticas: Presentación de Paquetes - Introducción, esto evita la necesidad de elegir entre las dos opciones identificadas en el paquete "Industria". Solo se procesan los elementos que deben volver a enviarse, lo que acelera el tiempo total para las aprobaciones. Las revisiones de los elementos de un paquete se pueden gestionar de varias maneras, pero estas son las dos más comunes:

Conclusión

Esperamos que estos artículos hayan aclarado el propósito y los beneficios de la funcionalidad del paquete de presentación de Procore. Si bien nos damos cuenta de que esta funcionalidad puede no ser la mejor para cada proyecto o equipo, considere estos pensamientos finales mientras piensa en cómo organizar las presentaciones en su próximo proyecto.

1. Los paquetes de presentación se pueden utilizar simplemente como una herramienta de organización sin enviar notificaciones de flujo de trabajo desde los paquetes. Piense en ello como otra forma de ver y agrupar elementos de presentación.
2. Si aún no está seguro de cómo puede usar los paquetes de presentación, le recomendamos que los pruebe utilizando detallaciones amplias. Esta opción puede parecerse más a la forma en que ha procesado los artículos antes. Si decide que no es para usted, no tendrá una tonelada de elementos de envío para administrar.
3. Si bien el uso de paquetes de presentación puede no ser la opción correcta para su proyecto actualmente, la funcionalidad continuará evolucionando con el tiempo y puede funcionar mejor para usted más adelante o en otro proyecto. Para mantenerse informado sobre las nuevas versiones, le recomendamos que se registre en nuestro seminario web de nuevas versiones.

Consulte también

• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Introducción
• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Detallación de presentaciones
• Prácticas recomendadas: Paquetes de presentaciones - Creación y revisión

Introducción

La sección de flujo de trabajo habilita los componentes de notificación y seguimiento de bola en pista de la herramienta Submittals. Los flujos de trabajo proporcionan el beneficio de la progresión automatizada del flujo de trabajo y las notificaciones de acción/vencidas. En este artículo se analizarán las prácticas recomendadas para editar los flujos de trabajo de la presentación. ¿Está listo?

Acciones masivas > Aplicar flujo de trabajo

Esta función permite a los usuarios del Administrador seleccionar varios elementos de envío de forma masiva y aplicar un nuevo flujo de trabajo o una plantilla de flujo de trabajo creada previamente. Para aplicar un flujo de trabajo en bloque, todos los elementos de envío deben estar en estado de borrador Y no tener un flujo de trabajo aplicado previamente. Las dos opciones para agregar flujos de trabajo en masa a las presentaciones se describen a continuación.

Reemplazar a granel a un usuario

Las personas se mueven regularmente dentro y fuera de los proyectos, por lo que debe haber una forma de reemplazar fácilmente a un usuario de flujo de trabajo de trabajo con otro usuario. Si necesita reemplazar a un aprobador, remitente o revisor en un gran número de submittals, un usuario con permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta Submittals del proyecto puede hacerlo en la Configuración de la herramienta Submittals. Consulte Ajustes de configuración: herramienta Submittals.

Rechazar el flujo de trabajo y revertir la bola en el tribunal a un paso anterior

En muchos escenarios, un administrador podría necesitar revertir la pelota en la cancha en una presentación a un paso de flujo de trabajo anterior. Algunos escenarios de ejemplo incluyen:

• Un usuario de flujo de trabajo olvida cargar un archivo adjunto o carga el archivo adjunto incorrecto a su respuesta
• Un usuario de flujo de trabajo proporcionó la respuesta incorrecta
• La presentación se ha enviado a aprobadores incorrectos

En cualquier momento, un Submittal Manager puede revertir la pelota en la cancha a un paso anterior. Para una experiencia más automatizada basada en respuestas específicas, recomendamos habilitar la configuración de "Rechazar flujo de trabajo". Consulte Ajustes de configuración: Habilitar Flujos de trabajo rechazo.

Revisión de la Hoja de Presentación

La funcionalidad "Crear revisión" crea una copia de los detalles del elemento original (bajo un número de revisión), excluyendo cualquier dato introducido anteriormente dentro del flujo de trabajo. Los pasos del flujo de trabajo se copiarán, pero el pedido se reiniciará desde el primer paso para que pueda solicitar una nueva presentación desde el rol de remitente. Esta funcionalidad garantiza que todos los datos históricos se mantengan dentro del elemento de presentación original, al tiempo que permite que se añadan nuevos datos a la revisión.