Prácticas recomendadas: Configuraciones del proyecto de presentación

Nota

Esta página describe las prácticas recomendadas para configurar las configuraciones de envío. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, deberá asegurarse de tener todas las configuraciones a nivel de proyecto antes de crear los submittals. Este artículo revisará las buenas prácticas configuraciones más notables. ¿Está listo?

¿Por qué tengo que hacer esto ahora?

Habilitar ciertas configuraciones proporciona una funcionalidad adicional para ayudar a garantizar que sus envíos se procesen de la manera más eficiente posible.

Sugerencia

Si desea establecer estas configuraciones como predeterminadas para todos los proyectos nuevos, la mayoría de estas configuraciones se transferirán a una plantilla de proyecto. ¿Qué es una plantilla de proyecto? y ¿Qué se copia a un nuevo proyecto al aplicar una plantilla de proyecto?

Numerar submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijar el número de envío y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones #03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de una presentación, el número de presentación (como #007) y el número de revisión (como #01) se formatearán como #03 30 00-007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de envío y el número de revisión se formatearán como #007.01.

Además, las presentaciones en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de las presentaciones en otra sección de especificaciones cuando este ajuste esté habilitado. Por ejemplo:

Sección de especificaciones: 03 30 00
- #03 30 00-001: Diseño de mezcla de hormigón
- #03 30 00-002: Datos del producto
- #03 30 00-003: Diseño de la junta de expansión
Sección de especificaciones: 07 45 00
- #07 45 00-001: Datos del producto
- #07 45 00-002: Muestras

Consideraciones

Después de habilitar esta configuración y crear envíos, no recomendamos deshabilitar la configuración. Si lo hace, probablemente causará números de presentación duplicados.

Fechas límite dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones de los pasos del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto garantiza que cada paso y rol del flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado para revisar y responder a cada elemento de la presentación. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente hacia adelante (si el paso anterior se retrasó) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas atrasadas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden antes de la fecha de vencimiento. ¿Qué son las fechas límite de aprobador dinámicas?

Consideraciones

Recomendamos habilitar la configuración 'Fechas límite de aprobador dinámicas' antes de crear y usar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
Las fechas de entrega del flujo de trabajo de los envíos cumplen con la configuración de Días laborables del proyecto. Consulte Configuración de días laborables de proyecto.
No se enviarán recordatorios por correo electrónico de envío atrasado una vez que el envío haya vencido 45 días.

Cálculos de planificación para submittals

Los cálculos del cronograma de presentaciones son una característica opcional pero altamente recomendable que muestra las fechas de hito relevantes para un elemento de presentación. Estos campos consisten en lo siguiente:

Fecha requerida en el sitio: un campo de entrada de usuario para la fecha en que el submittal se instalará o utilizará en el sitio.
Plazo de entrega: un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que requiere la presentación para el procesamiento, la fabricación y el envío.
Tiempo de revisión del equipo de diseño: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben la presentación.
Tiempo de revisión interna: un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen la presentación.
Fecha de devolución planificada: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha del hito en la que se requiere una presentación aprobada de sus revisores externos para cumplir con el hito de la fecha requerida en el sitio, también conocida comúnmente como la "fecha límite".
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega
Fecha prevista de finalización de revisión interna: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite de cuando requiere una presentación revisada de sus revisores internos para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Tiempo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
Fecha límite prevista de presentación: un campo generado por el sistema para mostrar la fecha límite en la que se requiere que se envíe una presentación desde su rol de remitente para cumplir con el hito requerido de fecha in situ.
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Plazo de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la capacidad de calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo en función de las fechas específicas requeridas en el sitio, los plazos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita informar sobre el progreso de una presentación para determinar si está en camino.

Cuando la opción "Cálculos del cronograma de presentación" está activada:

En primer lugar, introduzca una fecha en el campo Fecha en el sitio requerida .
A continuación, introduzca los días en el campo Plazo de ejecución. Por ejemplo, si introduce 10 días, el sistema añadirá automáticamente la Fecha prevista de devolución restando el plazo de ejecución de 10 días de la Fecha in situ requerida.
Lo mismo es cierto para las fechas introducidas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si introduce 7 días, el sistema resta 7 días de la Fecha prevista de devolución para calcular la entrada automática para la Fecha prevista de finalización de revisión interna.
Por último, introduzca los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5 días, el sistema restará 5 días de la fecha de Hora de revisión interna para calcular automáticamente la Fecha de presentación planificada.

Consideraciones

Estos campos son puramente de referencia. No afectan ni se sincronizan con otros campos, incluidas las fechas límite del flujo de trabajo.
Para evitar confusiones y eliminar datos duplicados, considere ocultar el campo de fecha estándar ‘Enviar por’ en el conjunto de campos de la herramienta Enviar. ¿Qué campos de la herramienta Submittals se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
Estos cálculos suponen un escenario perfecto sin revisiones de la presentación. Asegúrese de considerar el número de posibles revisiones al determinar las fechas de vencimiento del flujo de trabajo real.

¿Por qué debo habilitar los cálculos de programación de presentaciones?

La visualización de esta información le permite agregar y hacer referencia a estas fechas importantes al crear su flujo de trabajo para asegurarse de que su envío sea aprobado por la fecha requerida en el sitio. Consulte Habilitar cálculos de planificación para la presentación y Configurar cálculos de planificación para la presentación.

Habilitar Flujos de trabajo rechazo

Esta configuración es muy recomendable. Cuando está habilitado, las respuestas de envío de "Rechazar" o "Revisar y reenviar" de un aprobador de flujo de trabajo de trabajo enrutan automáticamente la bola en la cancha al administrador de envíos para determinar el siguiente paso.

Se notificará al gestor de envíos por correo electrónico que ahora es el usuario de Pelota en la cancha debido a una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar". Cuando la pelota en la cancha se redirige al Gerente de Presentación, puede optar por:
- Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
- Devuelva la bola en la cancha al paso anterior en el flujo de trabajo.
- Reanude el flujo de trabajo.
  - Cuando se reanuda un flujo de trabajo de trabajo, continuará donde lo dejó. Por ejemplo:
    - Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo pasa al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
    - Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no han respondido, el flujo de trabajo se reanudará en el mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

Consideraciones

Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y reenviar".
Cuando el Submittal Manager elige volver a configurar el Ball in Court en un paso de flujo de trabajo anterior, no se elimina ninguna información del paso (Archivos adjuntos, Respuesta, Fechas de envío/devolución de comentarios). Estos elementos se pueden editar, pero la información original no se almacena en el submittal. Las acciones de edición se registrarán en el historial de cambios, pero no se pueden informar en las herramientas de informes. Si mantener los datos históricos es importante para usted, le recomendamos cerrar y distribuir la presentación y crear una nueva revisión en lugar de devolver la pelota en la cancha a un paso anterior.

¿Por qué debo habilitar el flujo de trabajo de rechazo?

Esta configuración simplifica los flujos de trabajo y elimina revisiones innecesarias. Para las interacciones entre el Enviador y el Aprobador, proporciona una oportunidad para que el Gestor de Envíos aborde un envío incorrecto del Enviador antes de que pueda avanzar al siguiente Aprobador.

Para flujos de trabajo con varios pasos de aprobador, elimina la necesidad de insertar un paso adicional dedicado al administrador de envíos entre los pasos de aprobador para garantizar que una respuesta de "Rechazar" o "Revisar y reenviar" no avance al siguiente paso.

Correos electrónicos de envío

Esta configuración regula qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Quién recibe un correo electrónico cuando se crea o actualiza un submittal?

Importante

Estos ajustes no controlan los correos electrónicos de "Acción requerida" enviados a los usuarios de personas involucradas.

Definición de roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican las acciones específicas requeridas del Asignado en un elemento de presentación. Los roles y sus acciones específicas incluyen:

Remitente: Como un primer paso opcional pero recomendado en el flujo de trabajo, el rol de remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden añadir varios usuarios al rol "Remitente", pero solo puede haber un paso de Remitente en un flujo de trabajo.
Aprobador: estos usuarios son responsables de responder al elemento de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Gestionar respuestas de submittal personalizadas.
Revisor: este rol se usa comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de Aprobador para enviar un elemento para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso del flujo de trabajo. Un Aprobador solo puede hacer esto cuando el elemento está en su bola en la cancha. Una vez que se les reenvía el elemento, el revisor puede tomar medidas de respuesta similares a las de un aprobador. La bola en la cancha regresa al Aprobador para su respuesta final. Vea Reenviar un submittal para revisión.

Nota

Para crear flujos de trabajo de presentación de manera efectiva, asegúrese de que los remitentes, los aprobadores y los revisores se hayan agregado al directorio del proyecto. Consulte Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.

Consulte Presentaciones - Diagramas de flujo de trabajo para obtener una imagen de cómo estos roles trabajan juntos en el ciclo de vida de una presentación.

Respuestas de submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que pueden utilizar los revisores y los aprobadores. Por ejemplo, puede añadir " Revisado" como la respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de envíos pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto para " Pendiente"y " Enviado", cada una de las cuales permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en una presentación. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares donde se utilizó la respuesta anterior. Consulte Gestionar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

A lo largo del curso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Envíos. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que recrear manualmente el mismo flujo de trabajo para múltiples presentaciones. Si un ingeniero de proyectos va a construir el mismo flujo de trabajo a través de 10 elementos diferentes, eso es mucho tiempo extra dedicado a realizar una acción repetitiva. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario.

Consideraciones

Dado que los pasos del flujo de trabajo de presentación se asignan a usuarios específicos, y ningún paso puede ser "sin asignar", es probable que cree nuevas plantillas a medida que compre ámbitos de trabajo.
Si prefiere evitar la creación de varias plantillas de flujo de trabajo para cada enrutamiento único, puede crear plantillas de flujo de trabajo parciales que contengan solo roles de flujo de trabajo principales. Una vez que se aplican las plantillas de flujo de trabajo, se pueden añadir los pasos restantes y se pueden modificar los existentes. Por lo general, sugerimos crear plantillas de flujo de trabajo sin función de remitente, por lo que no es necesario crear una plantilla para cada contratista responsable. Esto funciona especialmente bien si todos los flujos de trabajo de envío son iguales.
Una vez que se completa el flujo de trabajo de una presentación, la bola en la cancha regresa automáticamente al Administrador de presentaciones. Sin embargo, no hay fecha de vencimiento asociada con este juego de pelota en la cancha, y no se envían notificaciones atrasadas. Si prefiere asegurarse de que Submittal Manager distribuya la presentación de acuerdo con una fecha límite, añada ese usuario como paso final al flujo de trabajo.

¿Por qué debo crear plantillas de flujo de trabajo?

La creación de plantillas de flujo de trabajo le ahorra tiempo y garantiza que los equipos requeridos estén revisando los elementos de envío en el orden correcto. Consulte Gestionar plantillas de flujo de trabajo de submittal.

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de presentación de su proyecto están implementadas, puede comenzar a crear presentaciones. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittal son utilizando Submittal Builder o Submittal Imports de Procore. Consulte Mejores prácticas: Generador de presentaciones y Mejores prácticas: Importaciones de presentaciones para obtener más información y recomendaciones sobre el uso de estos métodos.