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Procore

Enviar semanalmente correos electrónicos de lookaheads de proyectos, recursos y planificaciones

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Objetivo

Enviar correos electrónicos de planificación a las partes interesadas del proyecto.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de administrador en la herramienta Planificación del proyecto.
      Nota: A fin de ver o editar información en la página Tabla de permisos de la herramienta Planificación, también se requiere permiso de administrador para la herramienta Directorio del proyecto.
  • Requisitos:
  • Información adicional:
    • Los correos electrónicos NO se enviarán automáticamente si no hay elementos o tareas pendientes para el período de tiempo determinado o si las tareas están 100% completas. Sin embargo, se seguirán enviando correos electrónicos si se hace clic en Enviar planificación del proyecto ahora.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Planificación del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png .
  3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para enviar la planificación semanal del proyecto:
      1. Marque la casilla de verificación Habilitar semanalmente para enviar correos electrónicos semanales a usuarios específicos que muestren todas las próximas tareas de la planificación del proyecto. 
      2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos y cuántas semanas se mostrarán en el correo electrónico.
      3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
      4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico semanal del proyecto. 
        Nota: Si se envía un correo electrónico de planificación de proyecto semanal a través de Configuración de correo electrónico y un usuario tiene la casilla de correo electrónico de planificación de proyecto semanal marcada junto a su nombre, el usuario recibirá un correo electrónico de la planificación para el número de semanas que se muestran en la configuración de correo electrónico.
      5. Si desea enviar una planificación de proyecto semanal de inmediato, siga los pasos que se indican a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar planificación del proyecto ahora.
    • Para enviar la planificación semanal de recursos:
      1. Marque la casilla de verificación junto a Habilitar semanalmente para enviar a usuarios específicos correos electrónicos semanales que muestren todas las próximas tareas de la planificación del proyecto.
      2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos y cuántas semanas se mostrarán en el correo electrónico.
      3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
      4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico semanal de recursos.
        Nota: Si se envía un correo electrónico de recursos a través de la Configuración de correo electrónico y se asigna un recurso de usuario a una actividad de planificación que se encuentra en ese período de tiempo, el correo electrónico de recursos se enviará a ese usuario concreto.
      5. Si desea enviar una planificación de recursos semanal de inmediato, siga los pasos que se describen a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar planificaciones de recursos ahora.
    • Para enviar un correo electrónico de lookahead semanal
      1. Marque la casilla de verificación junto a Habilitar semanalmente para enviar a usuarios específicos correos electrónicos semanales que muestren todas las próximas tareas de la planificación lookahead. 
      2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos.
      3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
      4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico semanal de lookahead.
        Nota: Si se envía un correo electrónico de lookahead a través de la Configuración de correo electrónico y el recurso de un usuario, la empresa o la persona están asignados a una actividad de planificación lookahead en el lookahead más reciente, el correo electrónico de lookahead se enviará a ese usuario concreto.
      5. Si desea enviar un correo electrónico de lookahead de inmediato, siga los pasos que se describen a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar lookahead de planificación ahora.
  5. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.