Crear una RFI con la herramienta RFI del proyecto.
En la industria de la construcción, las RFI se utilizan para aclarar ambigüedades, responder preguntas y llenar los vacíos de información que se producen durante el proceso de construcción. Una situación habitual para crear una RFI es cuando un subcontratista o jefe de obra necesitan información específica sobre cómo completar un proyecto o una tarea del arquitecto o ingeniero del proyecto. Por ejemplo, el plano de un proyecto puede no estar claro, un requisito puede ser impreciso o la especificación de un producto puede estar obsoleta, ser inexacta o estar incompleta. En tales casos, es importante que las preguntas se respondan de la manera más rápida y concisa posible para evitar errores de comunicación, retrasos en el proyecto o reparaciones.
En Procore, las RFI constan de los siguientes componentes:
Para ver un flujo de trabajo habitual del proceso de RFI, consulte el Diagrama de flujo de trabajo.
Los pasos para crear una RFI varían según el nivel de permisos que se le haya asignado para la herramienta RFI del proyecto.
Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI crea una RFI con estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permisos de nivel estándar crean un borrador de RFI (consulte ¿Qué es un borrador de RFI?).
Notas:
Fecha límite. Introduzca o seleccione una fecha del calendario como fecha límite de la respuesta a la solicitud de información. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente a partir del número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta RFI. Consulte Ajustes de configuración avanzados: RFI. La fecha límite también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
Personas asignadas. Seleccione uno o más usuarios que serán responsables de responder a la solicitud de información. Marque la casilla "Hacer que la respuesta sea obligatoria" junto al nombre de una persona asignada para hacer que su respuesta a la RFI sea obligatoria. Nota: Las personas asignadas que son personas responsables en una RFI pueden añadir a otros usuarios como personas asignadas de la RFI o reenviar la solicitud de información a otro usuario para que la revise. Consulte Añadir personas asignadas a una RFI como personas asignadas en una RFI y Reenviar una RFI para su revisión.
Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
Notas:
Distribución. Añada usuarios con permiso de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de la solicitud de información. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la RFI utilizando varios métodos. Para más detalles, consulte Responder a una RFI.
Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una solicitud de información a un plano es Vincular una RFI a un plano.
Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la solicitud de información en la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.
Sección de especificaciones. Seleccione la sección correspondiente de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?
Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio para un contrato principal.
Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la solicitud de información en la lista desplegable. Estas etapas las crea el administrador de Procore de la empresa en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Añadir una etapa de proyecto personalizada.
Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.
Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos en proyectos para la estructura de desglose de trabajo.
Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.
Privado Seleccione Sí o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI se marcarán como privadas. No indica que las RFI NO se marcarán como privadas.
Referencia. Un campo opcional que puede servir como una etiqueta de referencia útil.
Campos personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado campos personalizados para que aparezcan en la herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.
Haga clic en uno (1) de estos botones:
Crear un borrador. Si desea crear una versión "Borrador" de la solicitud de información, haga clic en este botón. Así se guardará la RFI como "Borrador". La persona responsable sigue siendo gestor de RFI y los correos electrónicos se envían según la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Crear como abierta. Si desea crear una nueva solicitud de información como "Abierta", haga clic en este botón. Los usuarios designados como personas asignadas de la RFI son las personas responsables. El sistema desplaza la responsabilidad a los usuarios designados como personas asignadas de la RFI y los correos electrónicos se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Número *. Este es un campo obligatorio cuando un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI crea una RFI con estado Abierto. NO es obligatorio cuando los usuarios con permisos de nivel estándar crean un borrador de RFI (consulte ¿Qué es un borrador de RFI?).
Notas:
Fecha límite. Introduzca o seleccione una fecha del calendario como fecha límite de la respuesta a la solicitud de información. Este campo solo es visible y está disponible para los usuarios con permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente a partir del número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta RFI. Consulte Ajustes de configuración avanzados: RFI. La fecha límite también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
Personas asignadas. Seleccione uno o más usuarios que serán responsables de responder a la solicitud de información. Marque la casilla "Hacer que la respuesta sea obligatoria" junto al nombre de una persona asignada para hacer que su respuesta a la RFI sea obligatoria. Nota: Las personas asignadas que son personas responsables en una RFI pueden añadir a otros usuarios como personas asignadas de la RFI o reenviar la solicitud de información a otro usuario para que la revise. Consulte Añadir personas asignadas a una RFI como personas asignadas en una RFI y Reenviar una RFI para su revisión.
Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
Notas:
Distribución. Añada usuarios con permiso de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de la solicitud de información. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la RFI utilizando varios métodos. Para más detalles, consulte Responder a una RFI.
Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una solicitud de información a un plano es Vincular una RFI a un plano.
Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la solicitud de información en la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.
Sección de especificaciones. Seleccione la sección correspondiente de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?
Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio para un contrato principal.
Etapa del proyecto. Seleccione la etapa del proyecto adecuada para la solicitud de información en la lista desplegable. Estas etapas las crea el administrador de Procore de la empresa en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Añadir una etapa de proyecto personalizada.
Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.
Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos en proyectos para la estructura de desglose de trabajo.
Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.
Privado Seleccione Sí o No en la lista desplegable. Sí indica que las RFI se marcarán como privadas. No indica que las RFI NO se marcarán como privadas.
Referencia. Un campo opcional que puede servir como una etiqueta de referencia útil.
Campos personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado campos personalizados para que aparezcan en la herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.
Haga clic en uno (1) de estos botones:
Crear un borrador. Si desea crear una versión "Borrador" de la solicitud de información, haga clic en este botón. Así se guardará la RFI como "Borrador". La persona responsable sigue siendo gestor de RFI y los correos electrónicos se envían según la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Crear como abierta. Si desea crear una nueva solicitud de información como "Abierta", haga clic en este botón. Los usuarios designados como personas asignadas de la RFI son las personas responsables. El sistema desplaza la responsabilidad a los usuarios designados como personas asignadas de la RFI y los correos electrónicos se envían de acuerdo con la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta RFI notificaciones por correo electrónico?
Si usted es capataz, jefe de obra o subcontratista de un proyecto, su director de proyectos o el ingeniero pueden otorgarle permisos de nivel estándar en la herramienta RFI del proyecto. De este modo podrá crear una RFI con el estado "Borrador" y enviarla a la persona que usted designe como gestor de RFI para su revisión. Esa persona puede revisar la RFI, ponerla en estado "Abierto" y asignarla a los miembros adecuados del equipo de proyecto para obtener una respuesta.
Notas:
Gestor de RFI *. Seleccione un gestor de RFI de la lista desplegable. Consulte ¿Qué es el rol de gestor de RFI?
Notas:
Distribución. Añada usuarios con permiso de "Solo lectura" o superior a la lista de distribución de la solicitud de información. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la RFI utilizando varios métodos. Para más detalles, consulte Responder a una RFI.
Recibido de. Seleccione la persona de quien se recibió la pregunta de RFI de la lista desplegable.
Contratista responsable. Este campo se rellena automáticamente con la empresa asociada al usuario seleccionado en el campo "Recibido de".
Número de plano: puede introducir manualmente un número de plano en este campo. Sin embargo, el proceso recomendado para asociar una solicitud de información a un plano es Vincular una RFI a un plano.
Sección de especificaciones. Seleccione la sección correspondiente de su libro de especificaciones. Consulte ¿De dónde provienen las selecciones de la lista desplegable "Secciones de especificaciones"?
Ubicación. Seleccione la ubicación perteneciente a la solicitud de información en la lista desplegable.
Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o impedir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear nueva ubicación en la parte inferior de la lista.
Subproyecto *. Seleccione un subproyecto en la lista desplegable. Para que esta lista esté disponible, la función de subproyectos debe estar habilitada. Consulte Habilitar subproyectos en proyectos para la estructura de desglose de trabajo.
Impacto en la planificación. Seleccione una de las opciones siguientes en la lista desplegable.
Código de coste. Seleccione un código de coste para la RFI. Esto vincula la RFI con el código de coste, lo cual es útil más adelante, en caso de que el alcance de trabajo de la RFI afecte al presupuesto del proyecto y dé lugar una orden de cambio. Consulte Crear una posible orden de cambio para un contrato principal.
Impacto en los costes. Seleccione una de las opciones siguientes de la lista desplegable.
Referencia. Un campo opcional que puede servir como una etiqueta de referencia útil.
Campos personalizados. Si un usuario con permisos de nivel administrador en la herramienta RFI ha configurado campos personalizados para que aparezcan en la herramienta RFI, estos aparecerán en la página de creación como se muestra. Consulte Ajustes de configuración: RFI.
Enviar para revisión. Haga clic en este botón para guardar la nueva RFI en estado "Borrador" y enviarla a la persona indicada en el campo Gestor de RFI. De esta forma, se transfiere la responsabilidad al gestor de RFI.
Nota: Como creador de RFI con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto, solo puede editar las secciones "Información general" y "Pregunta" de la RFI mientras el estado de la RFI sea "Borrador". Cuando el estado de la RFI cambia a "Abierto", solo los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto pueden editar la RFI.