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Elemento o entorno de Procore
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Consideraciones, limitaciones y requisitos
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ajustes de configuración & programación de sincronización
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- Limitaciones:
- Las integraciones se limitan a (1) Xero™ organizaciones por (1) sitio de Procore. Se necesitaría un sitio Procore separado si desea conectar otra Xero™ organización.
- Solo un usuario Xero™ puede autorizar la conexión entre (1) la Xero™ organización y (1) el sitio de Procore. Si va a conectar varios sitios de Procore a varias Xero™ organizaciones, se necesitarán Xero™ usuarios adicionales para configurar la autorización.
- Los datos de estas herramientas y elementos de Procore NO SE sincronizan con Xero™:
- Contratos principales/Órdenes de cambio de contrato principal (OCCP)
- Facturas y pagos de contratos principales
- Presupuestos
- Tarjetas de horas/hojas de horas
- Información adicional
- DATOS IMPORTABLES: la programación de sincronización automática en segundo plano se sincroniza una vez al día (costes de trabajo) para proyectos integrados.
- Las sincronizaciones bajo demanda pueden iniciarse dentro de Procore para trabajos importables, proveedores, costes de trabajo y pagos de facturas de subcontratistas.
- DATOS exportables: Otros registros exportables (facturas de proveedores y subcontratistas) deben ser aprobados/aceptados por un aprobador contable, que son los únicos usuarios que pueden iniciar la exportación de Procore a Xero™.
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estructura de desglose del trabajo (wbs)
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- Limitaciones:
- La longitud del código de coste no puede superar los 30 caracteres.
- Máximo de 4000 códigos de coste en Procore porque no puede tener más de 4000 productos y servicios en Xero™.
- Deberá asignar las cuentas de compra y venta a los códigos de coste exportados en Xero™ manualmente. Puede hacer esto en bloque utilizando la función de importación/exportación en Xero™. Consulte la documentación deXero™ para obtener más detalles.
- Temas a considerar:
- Se recomienda encarecidamente utilizar una estructura de código de coste de uno o dos niveles en Procore. Tenga en cuenta que los tipos de coste se sincronizan con Xero™. Cada tipo de coste asignado a un código de coste creará un elemento independiente en la lista de productos y servicios en Xero™.
- Se recomienda no utilizar productos y servicios existentes en Xero™ para su estructura de códigos de coste de Procore. Si desea utilizar productos y servicios existentes, esto se puede analizar con su especialista en implementación de integración.
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proyectos
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- Consideración:
- Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional.
- Requisitos:
- ¡Importante! Su nuevo proyecto debe utilizar la 'Lista de códigos de coste estándar Xero™' para que el proyecto sea elegible para ser enviado a Xero™. Consulte Configurar preferencias de códigos de coste para Xero™.
- Un usuario debe crear el proyecto Procore en la herramienta Cartera y luego enviarlo a la herramienta Integraciones ERP para que lo acepte un aprobador de contabilidad.
- La herramienta Integraciones ERP debe estar habilitada en el proyecto.
- El Trabajo del sistema ERP integrado debe añadirse como un proyecto de Procore.
- Limitaciones:
- Actualmente, Procore no admite subtareas para Xero™ proyectos integrados.
- Los proyectos de Procore no se pueden eliminar. Sin embargo, puede cambiar su estado a Inactivo.
- Si se añaden nuevos códigos de coste a un proyecto integrado, debe actualizarlos.
- Después de actualizar los códigos de coste del proyecto, deberá volver a enviar el proyecto a ERP y exportarlo desde el filtro Listo para actualizar.
- Resolución de problemas:
- Si el botón Enviar a ERP no está visible o disponible, compruebe si ha configurado los códigos de coste del proyecto. Debe tener al menos un (1) código de coste configurado en el proyecto antes de poder enviarlo a la herramienta Integraciones ERP.
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empresas
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- Temas a considerar
- Se recomienda encarecidamente que primero intente vincular cualquier Xero™ proveedor que ya exista en el directorio de empresa de su cuenta de Procore.
- Requisitos
- Solo necesita vincular Xero™ proveedores activos que se utilizarán en nuevos trabajos/proyectos de construcción que se gestionarán en Procore. Los proveedores Xero™ inactivos deben archivarse.
- Una vez que un proveedor en Xero™ está vinculado a una empresa en Procore, cualquier cambio en la información de la dirección no se sincroniza entre los dos sistemas porque la dirección de facturación de una empresa puede ser diferente de la dirección postal que un gerente de proyecto utiliza para ponerse en contacto con la empresa/proveedor para las correspondencias relacionadas con el proyecto.
- Información adicional
- Al introducir datos en el campo "Nombre" en la subpestaña "General", tenga en cuenta que Xero™ impone un límite máximo de 41 caracteres en el campo "Nombre"
- Limitaciones:
- Solo puede recuperar un proveedor/empresa que se envió a la herramienta Integraciones ERP de la empresa cuando aún no ha sido aceptado o rechazado por un aprobador de contabilidad.
- Si recupera correctamente una orden de cambio de la herramienta Integraciones ERP, se coloca en un estado editable en la herramienta Directorio.
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compromisos
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- Limitaciones:
- Antes de que pueda desvincular un compromiso en Procore, debe eliminar el compromiso en Xero™.
- Para poder desvincular el pedido, primero debe completarse la sincronización automática horaria.
- Después de restablecer y eliminar un compromiso sincronizado, los datos se eliminan permanentemente del sistema y no se pueden restaurar.
- Para añadir una partida de desglose de partidas a un compromiso, debe estar vinculada a un código de coste y una categoría existentes.
- Después de configurar el programa de sincronización de pagos de facturas, el proceso de sincronización solo se admite en los nuevos pagos de facturas. No se admitirá en pagos de facturas preexistentes.
- Requisitos previos:
- Antes de poder enviar un compromiso (por ejemplo, una orden de compra o un contrato de subcontratista) a la herramienta Integraciones ERP, el compromiso debe cumplir estos requisitos previos:
- DNI. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Título. El límite máximo de caracteres para este campo es de 255 caracteres.
- Empresa contratista. Debe estar vinculado a un contacto Xero™.
- Estado. Debe tener el estado "Aprobado".
- Desglose de partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de coste de Xero™ (Nota: Solo puede añadir una partida al SOV del compromiso si está vinculada a un código de coste y categoría existentes).
Nota: El desglose de partidas de subcontratista NO se incluye en la exportación a Xero™.
- Cualquier problema que conduzca al rechazo del contador debe abordarse en un compromiso actualizado.
- Información adicional:
- Cuando se elimina un compromiso sincronizado o una orden de cambio de Procore, la acción de eliminación se captura en la subpestaña Historial de cambios del elemento individual.
- El campo Descripción de un pedido NO es obligatorio para exportar a Xero™.
- Después de que se vuelva a enviar el compromiso, se alerta al contador designado mediante una notificación automática por correo electrónico de Procore con el asunto "Resumen diario de integraciones de ERP". Esto se suma a la notificación automática por correo electrónico.
- Los usuarios no pueden editar pagos sincronizados en Procore.
- Los usuarios pueden añadir o editar archivos adjuntos en Procore.
- El usuario puede añadir o editar el número de pago en Procore.
- Los pagos sincronizados eliminados en Xero™ no se eliminan automáticamente de Procore. Para eliminar un pago sincronizado, ponte en contacto con el servicio de asistencia.
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órdenes de cambio de pedido (cco)
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- Requisitos mínimos de CCO:
antes de poder enviar un CCO en la herramienta Órdenes de cambio a la herramienta Integraciones ERP, el CCO debe satisfacer estos requisitos:
- DNI. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Fecha de creación. La fecha en que se creó el CCO en Procore no se exportará a Xero™. Este campo no se puede editar.
- Título. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Empresa contratista. Debe estar vinculado a un proveedor Xero™.
- Estado. Debe ser "Aprobado".
- Desglose de partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de coste de Xero™. (Nota: Solo se puede añadir una partida al SOV del compromiso si está vinculada a un código de coste y una categoría existentes).
- Información adicional:
- Fecha de creación. Este valor en este campo no se exporta desde Procore.
- Descripción: Este valor en este campo no se exporta desde Procore.
- Limitaciones:
- Para añadir una partida de desglose de partidas a una orden de cambio de compromiso, debe estar vinculada a un código de coste y una categoría existentes.
- Xero™ tiene una limitación en la que una partida de contrato no se puede modificar más de una vez en ninguna orden de cambio de compromiso. Por lo tanto, si tiene una orden de cambio de compromiso que contiene más de una modificación para la misma partida de compromiso, Procore sumará automáticamente la cantidad de las partidas y la enviará a Xero™ como un valor único (agregado).
- Solo se puede recuperar una orden de cambio enviada a la herramienta Integraciones de ERP de la empresa cuando aún no ha sido aceptada o rechazada por un aprobador de contabilidad.
- Si recupera correctamente una orden de cambio de la herramienta Integraciones ERP, se coloca en un estado editable en la subpestaña Órdenes de cambio en la herramienta Compromisos.
- Para desvincular un CCO de Xero™, primero debe eliminar el CCO en Xero™. Consulte su Xero™ documentación para conocer los pasos.
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facturas de subcontratista
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- Requisitos mínimos de factura:
- Antes de poder enviar un CCO en la herramienta Órdenes de cambio a la herramienta Integraciones ERP, el CCO debe satisfacer estos requisitos:
- Empresa contratista. Debe estar vinculado a un proveedor Xero™.
- Número de factura. Debe tener 255 caracteres o menos.
- Período de facturación. Seleccione el rango de fechas para el período de facturación. Procore selecciona automáticamente el período de facturación actual de forma predeterminada.
- Fecha de facturación. Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el período de facturación actual. Este campo es obligatorio.
- Inicio del período. Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este campo es obligatorio.
- Fin del período. Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el período de facturación actual. Este campo es obligatorio.
- Fecha de pago. Introduzca la fecha en que se debe realizar el pago a la "empresa contratista". Una factura de subcontratista no se podrá exportar a Xero™ si este campo se deja en blanco.
- Estado. Debe ser "Aprobado".
- Desglose de partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida con un código de coste de Xero™. (Nota: Solo se puede añadir una partida al SOV del compromiso si está vinculada a un código de coste y una categoría existentes).
- Información adicional:
- Fecha de facturación. Esta fecha en Procore se transfiere a Xero™ como la fecha en una factura.
- Vencimiento del pago. Esta fecha en Procore se transfiere a Xero™ como la fecha de vencimiento de la factura.
Nota: Si el campo Pago pendiente está vacío, Procore no transferirá NINGUNA fecha. Esto permite a Procore calcular una fecha de vencimiento de factura en función de los términos configurados para el proveedor.
- Método de contabilidad. Para órdenes de compra y contratos de subcontratista con un método de contabilidad basado en el importe, Procore envía el importe en dólares de cada partida a Xero™. Para órdenes de compra y contratos de subcontratista con un método de contabilidad de unidad/cantidad, Procore envía la cantidad facturada para cada partida a Xero™.
- Para desvincular una factura de subcontratista de Xero™, primero debe eliminar el CCO en Xero™. Consulte su Xero™ documentación para conocer los pasos.
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PAGOS DE COMPROMISOS EMITIDOS
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- Requisitos:
- La configuración de sincronización de pagos para facturas sincronizadas se puede configurar con cualquier frecuencia.
- La factura de subcontratista por la que se está realizando un pago debe exportarse primero a Xero™.
- Los pagosde facturas que desea sincronizar deben introducirse en Xero™. Consulte la documentación de Xero™ para conocer los pasos.
- Elementos admitidos:
el proceso de sincronización admite los siguientes pagos:
- Pagos con cheque y tarjeta de crédito en Xero™.
- Pagos totales y parciales en Xero™.
- Cambios realizados en un pago después de que se sincronice. Por ejemplo, anular un cheque.
- Limitaciones:
- Después de configurar la programación de sincronización, el proceso de sincronización solo se admite en los nuevos pagos de facturas. No se admitirá en pagos de facturas preexistentes.
- Información adicional:
- Los usuarios no pueden editar pagos sincronizados en Procore.
- Los usuarios pueden añadir o editar archivos adjuntos en Procore.
- El usuario puede añadir o editar el número de pago en Procore.
- Los pagos sincronizados eliminados en Xero™ no se eliminan automáticamente de Procore. Para eliminar un pago sincronizado, ponte en contacto con el servicio de asistencia.
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COSTES DEL PROYECTO
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- Información adicional
- Las transacciones relacionadas con los costes introducidas o sincronizadas en Xero™ se enviarán de nuevo a Procore como transacciones en la herramienta Costes directos. Las transacciones en Xero™ se sincronizan como transacciones de coste directo si cumplen los siguientes requisitos:
- Introducido en Xero™ con tipo de transacción:
- Introduzca Factura y el tipo de transacción es "ACCPAY"
- Gastar dinero y tipo de transacción es "SPEND"
- El tipo de nota de crédito y transacción es "ACCPAYCREDIT"
- Factura de subcontratista sincronizada desde Procore como un tipo de transacción "ACCPAY"
- Asignado a un proyecto sincronizado (Categoría de seguimiento)
- Asignado a un código de coste/tipo de coste sincronizado (elemento)
- Estado = "Aprobado"
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