Cosas que debe saber sobre el conector Project Financials + Workday®

Información adicional 

• DATOS IMPORTABLES:   
  • Sincronización bajo demanda.
  • Integración mejorada para apoyar proyectos de varias Workday® empresas dentro del mismo inquilino. Cuando se crea un proyecto y se asigna a una empresa, este se almacena durante la importación en Procore y se hace referencia al exportar Compromisos/Órdenes de cambio/Subfacturas.

  • Filtra los proyectos que aún están en revisión en Workday®.

  • Filtrar en una etiqueta de trabajo de proyecto en Workday® para reducir aún más la lista de proyectos listos para importar en Procore.

• DATOS EXPORTABLES: 

  • Integración de la herramienta ERP en datos exportables relacionados con compromisos a nivel de proyecto, órdenes de cambio, contratos principales, facturas de subcontratista. 

Información adicional:

• Los tipos de coste predeterminados se pueden asignar a códigos de coste estándar en la herramienta ERP Std. Códigos de coste & Página de tipos de coste.
• El tipo de coste en Procore es una categoría de gasto en Workday®.
• Los códigos de coste en Procore son tareas de proyecto en Workday®.
• Los códigos WBS/Cost se importarán a Procore utilizando una plantilla de importación.
• Se admiten subempleos y segmentos WBS personalizados. 
• NO ES necesario hacer clic en "Enviar a ERP" en el nivel de empresa después de importar WBS/códigos de coste. Los códigos se sincronizan a través de la integración cuando se utilizan en una partida presupuestada en un proyecto. 
• Los códigos de coste añadidos a un presupuesto se sincronizarán automáticamente con Workday®.
• Los códigos de coste deben utilizar al menos una estructura de 2 niveles.

Requisitos:

• No podrá ver los trabajos secundarios hasta que haya sincronizado el trabajo correspondiente en la pestaña Trabajos de herramientas ERP y lo haya añadido a Procore.

Información adicional:

• Los códigos WBS/Cost se sincronizan a través de la integración cuando se utilizan en una partida presupuestada en un proyecto. No se requiere ninguna otra acción para sincronizar WBS/Códigos de coste.
• Las partidas que se muestran como no presupuestadas en la herramienta Presupuesto del proyecto (UBLI) NO sincronizarán el código WBS de esa línea con Workday®. Para sincronizar el código utilizado para la partida, añada el UBLI al presupuesto como una partida presupuestada.
• Se admiten subempleos y segmentos WBS personalizados. 
• Los sub trabajos se pueden crear en la página PEP de nivel de proyecto y exportar automáticamente a Workday®.
• Los subtrabajos muestran una vista de presupuesto en Procore con varias líneas asignadas al plan del proyecto correspondiente en Workday® con la nueva fase del subtrabajo. 

Información adicional:

• Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional.
• Proyectos en Workday® sincronizados como Proyectos en Procore.

Limitaciones:

• Una vez que se sincroniza un proveedor, los cambios en un sistema no actualizarán/anularán el registro del proveedor en el otro sistema.

Información adicional:

• Los proveedores en Workday® se sincronizan como empresas en Procore.
• Opcional: configure un filtro en un grupo de proveedores Workday® para reducir aún más la lista de proveedores listos para importar en Procore.

Requisitos previos:
Antes de poder enviar un compromiso a la herramienta Integraciones ERP, debe cumplir estos requisitos previos:

• Fecha de contrato. Debe introducir una fecha de contrato para el compromiso de sincronización con Workday®.
• Empresa contratista. Debe estar vinculado a un proveedor Workday® sincronizado.
• Estado. Para los subcontratos, el estado debe establecerse en "Aprobado" o "Completo".
• Desglose de partidas (SOV).  Debe incluir al menos una (1) partida, y todas las partidas deben contener Workday® códigos de coste.

Información adicional:

• Para sincronizar un compromiso, todas las partidas del Programa de Valores (SOV) deben estar vinculadas a códigos y categorías de costes de sus listas sincronizadas con ERP de códigos de costes estándar y tipos de costes.
• Los compromisos (subcontratos y órdenes de compra) se sincronizan con Workday® como contratos de proveedor.

Limitaciones:

• El Compromiso de Procore" Fecha de Contrato" (tanto para Subcontratos como para Órdenes de Compra) se asigna al Proveedor de Workday "Fecha de Inicio del Contrato". Si la fecha del contrato está en blanco, la exportación a Workday fallará con un error.

• Los compromisos sincronizados con Workday® NO contendrán detalles sobre los códigos fiscales.

• Después de que los compromisos de un proyecto se hayan sincronizado con el sistema Workday® de una empresa, Procore restringe automáticamente su capacidad para editar campos sincronizados en un compromiso. Esto es para garantizar que los datos permanezcan sincronizados en ambos sistemas. Los campos que no se pueden editar después de una sincronización incluyen:

  • Empresa contratista
  • Estado
  • Subpestaña de desglose de partidas (todos los campos)
• Si necesita eliminar un pedido después de sincronizarlo con Workday®, primero debe desconectar el enlace que existe entre los dos registros en cada sistema.
• Una vez eliminados, los datos del compromiso se eliminan permanentemente de Procore y no se pueden recuperar.

Información adicional:

• Las órdenes de cambio de pedido se exportan a Workday® como enmiendas de contrato de proveedor.
• Las órdenes de cambio de pedido solo se exportan.  Cuando se exporta desde Procore, se crean nuevas partidas en la orden de compra sincronizada original en Workday®.
• Para añadir una partida de desglose de partidas a un CCO, debe estar vinculada a un código de coste y una categoría existentes.
• Todos los CCO exportados a Workday® deben tener el estado Aprobado.

Información adicional:

• Las facturas de subcontratista se exportan de Procore y se sincronizan como facturas de proveedor en Workday®.
• Las facturas de liberación de retención se pueden crear y exportar a Workday® con la integración.

• Configuración para la asignación de números de factura.

  • Predeterminado: el número de subfactura de Procore se asigna al número de factura de Workday Y al número de factura del proveedor.

  • Opcional: el número de subfactura de Procore se asigna SOLO al número de factura del proveedor de Workday y Workday genera automáticamente el número de factura de Workday.

Temas a considerar:

• Entradas de diario

  • Durante la implementación, determine cuál es la fuente del diario para las transacciones de nómina asociadas con los proyectos.  Esa fuente se añadirá a nuestro proceso de backend. 

• Costes directos

  • Si un coste directo no es una factura o un registro asociado con la fuente de entrada de diario determinada anteriormente, se clasifica como un gasto.

  • Registrar gastos para Facturas, Facturas de Proveedores, Informes de Gastos, Nóminas.
    Cualquier otra cosa que no sean estas fuentes importará el lado de débito y crédito del asiento de diario.

Información adicional :

• Los costes de trabajo que se introdujeron directamente en Workday® se clasifican como costes directos en Procore y se mostrarán como transacciones detalladas en la herramienta Costes directos en Procore.
• Workday® Entrada de diario " El número de diario " se asigna a la descripción de encabezado de transacción de costo directo de Procore.
• Workday® Las entradas de diario que son diarios manuales incluirán líneas de débito y crédito si se utiliza una fase/tarea sincronizada. Por ejemplo, reclasificación de costes.

• Workday® Entrada de diario " Nota de línea " se asigna a Procore Direct Cost " Descripción de línea ", si se rellena en Workday®.

• Workday® Entradas de diario con origen de "Informe de gastos" sincronizar como coste directo de Procore " tipo de gasto".

• Workday® Las entradas de diario que son" Nómina" Tipo de coste directo también sincronizarán CANT., UM y calcularán el coste unitario.

• Workday® Entrada de diario " Fecha de contabilidad" se asigna a la fecha de coste directo de Procore.

Información adicional:

• Primero se crea un Shell de contrato principal en el proyecto en Workday® como contrato de cliente. Se crea y aprueba un contrato de cliente con al menos una línea dedicada al contrato principal de Procore. La línea debe tener una categoría de ingresos de " ingresos delcontrato" y de tipo de línea " proyecto basadoen el valor" con un importe de $ 0.00.
• La integración recogerá esta partida de contrato del cliente y la importará en Procore para crear un contrato principal sincronizado de 0,00 $.
• Se importa un contrato principal a Procore desde Workday® en un estado aprobado.
• En Procore, se pueden añadir líneas e importes de SOV al contrato principal. La suma total de estas líneas se sincronizará/exportará automáticamente a la partida del contrato del cliente en Workday®.
• El Importe Original del Contrato se reflejará en la columna Importe de la Línea del Contrato como una sola línea resumida. 

Requisitos: 

• Debe haber un contrato establecido para el proyecto/trabajo
• El campo Fecha en una OCCP es obligatorio
• La OCCP debe tener el estado "Aprobado"

Información adicional:

• Las órdenes de cambio de contrato principal se crean en Procore y se sincronizan con Workday® como enmiendas de contrato de cliente.
• Para cada partida asociada que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una partida de contrato principal asociada única o la misma partida de contrato principal asociada para todas las partidas de la orden de cambio.
• Las órdenes de cambio al contrato principal en Procore se pueden exportar a Workday® y, de manera similar, la suma de la orden de cambio actualizará la partida de contrato del cliente sincronizada como otra enmienda.